7 tips till IT-avdelningen: Så blir ni mer relevanta i organisationen

IT-avdelningens roll har förändrats

Tiden då IT-avdelningens främsta uppgift var att skruva i datorer, beställa servrar och beräkna prestanda är sedan länge förbi. I takt med att mycket av tekniken har flyttat till molnet har IT-avdelningens roll istället kommit att handla om att förädla själva tjänsterna och agera brygga mellan tekniken och ledningen. IT har gått från att ses som en kostnadspost till att bli en naturlig del av affärsplanen.

Den moderna IT-avdelningen förväntas arbeta verksamhetsnära och jobba proaktivt för att stödja verksamhetens processer. En viktig del i arbetet är att identifiera vilka flaskhalsar som finns i organisationen och kartlägga hur arbetsprocesserna ser ut för att sedan utmana och förbättra dessa processer. I Microsoft 365 finns det flera verktyg för att skapa automatiserade flöden. Som exempel kan du bygga lättanvända och intuitiva appar för projekthantering, tidrapportering, formulär för kundnöjdhet, HR-administration, frånvarohantering och semesteransökningar. Egentligen är det bara fantasin som sätter gränserna för vad som går att göra och i många fall behöver du inte ens skriva någon kod.

Hur kommer man igång med arbetet och vad ska man tänka på? Här har vi samlat sju handfasta tips.

1. Ta hjälp av någon som kan visa vägen

Tekniken rör sig snabbt och som IT-chef är det idag omöjligt att hänga med och hålla sig uppdaterad inom samtliga IT-områden. Microsoft släpper ständigt uppdateringar och nya funktioner till sin molnplattform. För att hålla koll på vilka funktioner som är på väg och vad de kan innebära för din organisation behöver du ta hjälp av någon som kan visa vägen. Därför bör du välja en IT-leverantör som kan plattformen utan och innan, men som även förstår dina processer och de utmaningar som finns i just din verksamhet.

2. Tänk först – gör sedan

Det är lätt att smida storslagna planer och sedan gå för snabbt fram. Därför är det viktigt att tänka på att utförandet bara är en liten del och att en stor del av arbetet ligger i planeringen. Innan du börjar titta på specifika inställningar i en viss tjänst bör du göra en roadmap för hur du vill jobba med plattformen både på kort och på lång sikt. Ta hjälp av din partner så att du har en tydlig strategi framåt när ni sätter igång.

3. Involvera hela verksamheten

IT-avdelningen kan inte längre arbeta på sitt eget håll avskilt från resten av verksamheten. Istället måste den involvera andra delar av organisationen och jobba tvärfunktionellt. Om HR-avdelningen ska göra ett projekt måste de själva kunna vara drivande och fortsatt aktiva i det kontinuerliga arbetet. Annars är det lätt hänt att de interna processerna fortsätter att förändras men att den lösning man skapat står still. Resultatet blir att den inte används.

4. Skapa ett bra samarbetsklimat i organisationen

När andra delar av organisationen ser potential till ökad produktivitet kan de bli lite väl ivriga och då är det viktigt att IT-avdelningen har satt upp bra och tydliga riktlinjer. I det här skedet kan många känna att IT-avdelningen bromsar projekten. Därför är det viktigt att föra en dialog och skapa en bra förståelse mellan IT och den övriga verksamheten.

5. Undvik kod och komplexa beroenden

Dagens IT-avdelning behöver jobba snabbt och agilt. För att det ska vara möjligt är det en bra idé att undvika kod och komplexa beroenden så långt det är möjligt. Ibland är det bättre att hitta en lösning som passar dig till 80 procent och anpassa dina processer till 20 procent än att anpassa lösningen med hjälp av komplex kod. Risken med egen kod är att du kanske inte kan ta del av uppdateringar och ny funktionalitet längre fram.

6. Börja med de enkla vinsterna

Det är lätt att börja för stort. Så istället för att försöka göra allting på en gång kan det vara en god idé att börja med de enkla vinsterna. Det vill säga små processer som är lätta att automatisera. I nästa skede kan du vidareutveckla dessa och låta projekten växa.

7. Förlika dig med att du aldrig blir färdig

Tidigare har IT-avdelningen färdigställt ett projekt och sedan låtit det vara tills det är dags för nyinvestering. Idag, när tekniken är gammal redan när den lanseras, gäller det att hela tiden förbättra och hitta nya processer att arbeta med. Om du som IT-chef eller IT-ansvarig kan vara drivande i affärsprocesserna och visa att IT-avdelningen kan vara delaktig kommer du snabbt att bli en stjärna i organisationen.