9 tips för att lyckas med dina flöden i Microsoft Power Automate

Martin Liljenberg Modern arbetsplats

Microsofts automatiseringsverktyg Power Automate är en flexibel och enkel tjänst som låter dig effektivisera och automatisera dina arbetsprocesser. Intresset för tjänsten är stort. Samtidigt upplever vi att många är rädda för att tappa kontrollen och att det ska bli fel. Vi ger dig nio handfasta tips för hur du undviker de vanligaste misstagen.

Vill du få notiser när någonting speciellt händer, automatiskt spara alla inkommande order i en mapp eller publicera samma inlägg på flera sociala plattformar? Med Microsofts automatiseringstjänst Power Automate är det lättare än någonsin att automatisera arbetsprocesser genom att koppla ihop olika tjänster med varandra.

Styrkan med Power Automate är att du kan göra mycket själv, men många är rädda för att göra fel och tappa kontrollen. Här ger vi dig 9 tips som hjälper dig att lyckas med ditt flöde!

1)   Automatisera inte för automatiserandet skull

När du ska automatisera en process behöver du veta varför du ska automatisera just den processen och vilket värde automatiseringen kommer att tillföra verksamheten. Vinsten kan till exempel vara att du vill spara tid eller minimera risken för fel. Tänk gärna bort tekniken och utgå från processen och vart flödet ska ta användaren.

2)   Bjud in berörda parter så tidigt som möjligt

Även om det alltid går att ändra sig är det viktigt att tänka till innan du sätter igång. Därför behöver du bjuda in de faktiska användarna så tidigt som möjligt. Om du inte tar hjälp av användarna och är lyhörd för deras önskemål är risken att du får en automatisering som saknar koppling till det dagliga arbetet och att användarna hittar andra vägar.

3)   Glöm inte att övervaka

Oupptäckta fel och flöden som inte fungerar kan kosta tid och pengar, därför behöver du ett system för att övervaka dina automationer. I vissa fall kan det vara en bra idé att ta hjälp av en IT-partner för att sköta övervakningen och arbeta proaktivt med de automatiserade flödena.

4)   Minimera risken för att göra fel

För att du ska få det resultat du önskar i slutet av flödet behöver den information som matas in uppfylla de krav som automationen kräver. Ett bra tips är att göra nödvändiga fält tvingande, så att användaren inte kan gå vidare innan allting är ifyllt.

5)   Utbilda användarna

Om du inte får med dig användarna kommer ni inte att ha någon nytta av ett automatiserat flöde. Därför är det viktigt att kommunicera till användarna vilket värde flödet kommer att ge dem och hur ni ska jobba i verksamheten. Glöm långa dokument som ingen läser. Satsa istället på korta informationsfilmer som du gör tillgängliga via videotjänsten Microsoft Stream.

6)   Tillåt inga andra vägar

Om användarna kan gå utanför processen och göra samma sak på ett annat sätt finns det en risk att automationen inte används som den ska. Ett bra tips är att stänga ner alternativa vägar, men också se till att den nya automationen ger ett tydligt mervärde.

7)   Ha regelbundna avstämningar med användarna

En av fördelarna med att bygga automatiseringar i Power Automate är att du kan arbeta agilt och göra förändringar efter hand. För att kunna vidareutveckla processen är det viktigt att ha regelbundna avstämningar med användarna. Det kan göras med hjälp av frågeformulär, i form av regelbundna träffar eller som en stående punkt på andra möten.

8)   Använd färdiga mallar

Varför uppfinna hjulet på nytt om någon annan redan har gjort jobbet? Ett enkelt sätt att komma igång snabbt utan att behöva göra arbetet från grunden är att se hur andra har gjort eller använda sig av färdiga mallar.

9)   Kom ihåg att en process inte är satt i sten

Du ska naturligtvis sträva efter att få processen rätt redan från början, men bara för att du har bestämt dig för att det automatiserade flödet ska se ut på ett visst sätt finns det ingenting som hindrar dig från att förbättra, vidareutveckla eller göra om. Om du använder ett färdigt system med inbyggda processer kan det ta många timmar att ändra ett flöde, men med Power Automate kan du arbeta agilt och göra snabba förändringar när behoven eller förutsättningarna förändras. Lycka till!

Share this Post






Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Martin Liljenberg

Affärsutveckling, 040 – 626 75 03, martinliljenberg@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs våra kundcase