Alternativa lösningar för intern kommunikation som skapar effektivitet och konkurrenskraft

Peter Fritzon Blogg, digitaltransformation, Infrastruktur, Produktivitet

Aldrig har behovet av effektiv intern kommunikation varit större. Hastigheten i informationsflödet har exploderat, samtidigt som sättet att se på arbete har förändrats. Arbete är något du gör och inte en plats du går till. Traditionellt sett har arbete varit tätt förknippat med själva arbetsplatsen, men nu är det i stället resultatet, det du presterar, som är i fokus. Trots att förutsättningarna för kommunikation har förändrats radikalt, förlitar sig många på e-post som främsta kommunikationsmedel. Vad finns det för alternativa arbetssätt, som dessutom kan skapa både konkurrenskraft och ökad effektivitet?

Effektivare arbetsmetoder och säkerställd konkurrenskraft på sikt

Det finns tillfällen där e-post är bra och där ska vi fortsätta att kommunicera via mail och därför är det givetvis inte aktuellt att slopa e-post som kommunikationsmedel. Det handlar snarare om att, med hjälp av modern teknik, erbjuda nya lösningar för intern kommunikation för att komplettera de brister som e-posten har. På så vis kommer personalen få verktygen att arbeta effektivare oavsett var de befinner sig, samtidigt som stressen minskar och kreativiteten främjas. Förutom att säkerställa att dagens medarbetare arbetar på ett sätt som gör dem kreativa, engagerade och mindre stressade är det ett sätt att stärka företagets konkurrenskraft på lång sikt. I vilken utsträckning ett företag har anammat och anpassat sig till ett mobilt arbetssätt kommer att vara en nyckelfaktor när den unga generationen väljer arbetsgivare.

Hur kan nya verktyg effektivisera intern kommunikation?

Genom att komplettera e-posten med moderna verktyg för intern kommunikation, tillsammans med tydliga rutiner och policys för vad som hanteras var, ges personalen möjligheten att arbeta effektivare oavsett var de befinner sig, samtidigt som stressen minskar och kreativiteten främjas. De följande exemplen är scenarier som de flesta kan känna igen sig i, från arbetssituationer så som de ser ut idag. Därefter vill vi genom exempel illustrera hur samma situation, med rätt hjälpmedel, kan komma att se ut redan imorgon

Idag: Fem personer diskuterar en fråga via e-post med ”svara alla”.

Imorgon: Beroende på frågans karaktär tas det upp i chatten under rätt team och kanal. Ökar behovet av samarbete kan de ta ett snabbmöte via video Anteckningar förs i en gemensam digital anteckningsbok Uppgifter fördelas i ett överskådligt planeringsverktyg och filer delas via gemensamma fildelningsytor där dokument kan samredigera. Blir fler inblandade bjuds de in på enkelt sätt och får direkt tillgång till alla resurserna med sökbar historik.

Idag: En person mailar till hela personalen och frågar vilka som kan delta på julfesten och om det finns några allergier att ta hänsyn till. Avsändaren håller sedan reda på vem som svarat och sammanställer svaren i ett Excel-dokument.

Imorgon: Skapa ett digitalt formulär med frågor och skicka ut länken till hela personalen. Svaren sammanställs snyggt och prydligt i Excel med visuella diagram och det framgår tydligt vem som inte svarat.

Idag: Budgetarbetet är i full gång och Excelfilen skickas runt i till budgetansvariga. Alla är osäkra på vilken version som gäller och det skapas en mängd kopior som sparas lokalt på användarnas datorer. När arbetet är klart och filen ”budget final3” presenteras har det gjorts mycket dubbelarbete under processen.

Imorgon: Dela en länk till filen med alla inblandade. Alla jobbar i samma version och det finns möjlighet till samredigering. Om något blir fel kan ni enkelt spåra dokumentet bakåt och återställa till en tidigare version med hjälp av versionshantering. Har ni en deadline för när budgeten ska vara klar kan ni sätta en tidsgräns för hur länge länken är aktiv.

Idag: Du är sjuk och ringer in till din närmsta chef för att sjukanmäla dig. Chefen registrerar sjukfrånvaron i lämpligt system och mailar ut till alla kollegor med information om sjukfrånvaron.

Imorgon: Du registrerar din frånvaro direkt i systemet med hjälp av en app i mobilen. Det går per automatik ut ett mail med information till närmsta chef. All frånvaro sammanställs sedan på en intern sida för alla kollegor att se. Gäller det istället är begäran av semester går det ut ett ”godkännande-mail” till närmsta chefen. Om chefen godkänner registreras semestern i systemet och besked om godkännande går ut till den sökande.

Utnyttja potentialen av dina befintliga lösningar för intern kommunikation fullt ut

Det finns alltså en stor mängd alternativ till e-post som på olika sätt kan förenkla och effektivisera intern kommunikation i en organisation. Faktum är att många till och med har tillgång till funktionaliteten och betalar för det i befintliga licenser – utan att använda sig av den.

På WeSafe arbetar vi ständigt för att göra IT så enkelt som möjligt och för att våra kunder ska ha möjlighet att verka i teknikens framkant för att alltid ligga steget före. Vill du veta mer om hur du kan utnyttja potentialen i Microsoft 365 fullt ut? Kontakta oss så hjälper vi dig!

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs fler bloggposter