Är ditt nätverk optimerat för Microsoft 365?

När vi pratar om hur bra företagsnätverket fungerar bedömer vi ofta wifi-uppkopplingens snabbhet, hur effektivt klienter kommunicerar med varandra eller hur lång tid det tar att hämta filer från den egna servern. Att alla medarbetare har tillgång till en stabil och snabb uppkoppling är naturligtvis viktigt för att de ska kunna utföra sitt arbete, men anslutningen till de molntjänster som används är nog så viktigt. Innan Microsoft släppte testverktyget Microsoft Office 365 Network Onboardig Tool var det få som kände till att man faktiskt kan optimera sin nätverksmiljö för att fungera optimalt tillsammans med Microsofts molntjänster.

Välj den snabbaste vägen för din data

I stora drag handlar optimeringen om att få din data att ta så kort väg som möjligt och eliminera hinder på vägen. Mail, Onedrive, Sharepoint, Teams. Microsoft erbjuder idag ett brett utbud av tjänster som alla kräver en viss bandbredd för att fungera. För att säkra snabb åtkomst har Microsoft ett antal datacenter runt hela världen, men vägen dit är inte alltid spikrak. Om du skriver in ”office.com” är det inte omöjligt att din internetleverantör skickar dig till en front door (Microsofts ingångar till Microsoft 365) i Egypten för att sedan hämta din data i Holland. Eftersom din data behöver resa en lång väg tar det onödigt lång tid för den att komma fram.

Många tänker kanske framförallt på att snabb datatrafik är viktig vid telefon- och videosamtal i Teams, men optimeringen påverkar allt ifrån hur snabbt din dator synkroniserar filer till hur snabbt det går att uppdatera inkorgen i Outlook.

Exempel på åtgärder som kan ge dig en bättre Microsoft 365-upplevelse

• Konfigurera din proxyserver så att den prioriterar och släpper igenom trafik till Microsofttjänster.

När du ska besöka en sida är det vanligt att den först laddas ner till proxyservern som kontrollerar att den är säker. Genom att beteckna Microsofts front doors som säkra släpps trafiken igenom direkt.

• Se till att rätt portar är öppna

Genom att öppna rätt portar kan du prioritera olika typer av trafik. En rekommendation är att låta tal- och videoströmmar i Microsofts tjänster gå före Netflix-tittande.

• Kontrollera DNS-uppslaget så att du hamnar på rätt adress

Din bredbandsleverantör har en egen DNS som servar kunderna, men eftersom den inte är konfigurerad för att skicka din Microsofttrafik till den front door som ligger närmast din plats finns det en risk att datan måste färdas onödigt långa sträckor.

• Ställa in geografisk datalagring på användarnivå.

Det är inte bara tjänsterna och den lagrade datan som kan befinna sig på olika platser i världen utan också själva användarna. Om du har din Microsoft-prenumeration i Sverige och lägger upp ett användarkonto åt en medarbetare i Kina kommer användarens Onedrive- eller Sharepoint-data med största sannolikhet lagras på det datacenter som ligger närmast Sverige. I det fallet är det en god idé att välja en annan geografisk plats för just den användarens datalagring.

Gör testet var tredje månad

Microsoft Office 365 Network Onboardig Tool är ett utmärkt verktyg för att mäta hur optimerat ditt nätverk är för Microsofts molntjänster. Efter att ha testat din miljö får du inte bara handfasta rekommendationer på åtgärder, utan också en procentsats som svart på vitt visar hur optimerad din miljö är. För att du ska kunna värdera ditt resultat får du även se hur ditt företag står sig mot andra företag, både ute i världen och i din region. För en CDO eller IT-strateg är det ett gyllene tillfälle att göra ett bra optimeringsarbete och få konkreta siffror att visa för ledningsgruppen.

När du väl har kommit igång med ditt optimeringsarbete kan du med fördel fortsätta att göra testet var tredje månad för att säkerställa att det inte har skett några förändringar och att trafiken fortfarande kan röra sig obehindrat. Microsofts tjänster utvecklas och förändras kontinuerligt, och om du gör regelbundna tester behöver du inte oroa dig för att det ska uppstå situationer när vissa tjänster plötsligt fungerar mindre bra utan att du vet varför.

Hur mycket tid du behöver lägga på själva optimeringen beror på vad siffrorna visar. Som vi ser det är det viktiga att du börjar tänka i nya banor när det kommer till ditt nätverk och lägga resurserna där de gör mest nytta. Just nu är det i molnet.

Vill du veta mer om hur du kan använda Microsofts testverktyg för att optimera ditt nätverk för Microsoft 365? Kontakta oss.