5 smarte tips til mere effektiv intern kommunikation

I de fleste virksomheder dominerer e-mail stadig - selv når det ikke er det bedste værktøj til det, der skal kommunikeres. Hvad mange daglige Microsoft 365-brugere ikke ved, er, at platformen tilbyder flere alternativer, som i mange tilfælde er bedre egnet. 

For at afhjælpe dette har jeg samlet mine bedste tips til, hvordan du og dine medarbejdere kan bruge platformen til at kommunikere smartere og arbejde mere effektivt.  

 

Meget mere end e-mail

Flere og flere mennesker arbejder på afstand uden det daglige møde med deres kolleger. I stedet er det meste af tiden digitalt. Den "fysiske" kontakt erstattes måske ikke helt, men én ting er sikkert: Microsoft 365 giver brugerne helt andre (og for mange stadig uopdagede) muligheder end tidligere. Men for at udnytte dem skal du tage fat på en vane, der er lige så almindelig som vedholdende: at bruge e-mail til alting.

Et kvalificeret gæt er, at 70-90 % går via e-mail, uanset om det drejer sig om et hurtigt spørgsmål til en kollega, et dokument, der skal deles, eller oplysninger til alle om nye procedurer.

I dag er det meget lettere at nå ud med en nyheder via intranettet eller starte en chat med medarbejderne, end det har været tidligere. Til at starte med kan du gøre det direkte i den app, du bruger uden at skulle skifte mellem apps eller vinduer.

Det er blot et spørgsmål om skelne mellem forskellige typer af kommunikation og vælge kommunikationskanal i overensstemmelse hermed.

Når det er sagt, så er det tid til tipsene!

 

Tip #1: Kommunikationssider til information til mange

Generelle oplysninger om virksomheden, f.eks. berører alle eller mange personer i virksomheden er perfekt til kommunikationssider - som f.eks. startsiden på virksomhedens intranet. Du kan have en webside for hele organisationen og en for hvert område, hver afdeling eller hvert større team. HR kan f.eks. samle alle HR-informationer på én let tilgængelig side, som alle kender til.

Undgå distraherende masseudsendelser til alle via e-mail "til information". Oplysningerne drukner i tsunamien af e-mails. Og i en Team-kanal "kan" den let forsvinde.

Det grundlæggende princip er, at at alle oplysninger (og samtaler) skal være let tilgængelige for dem, der har brug for dem, når de har brug for dem.

Kommunikationsside 

 

Tip #2: Chat i Teams for hurtig kommunikation mellem medarbejdere

Hvis du er lidt tøvende over for tanken om at "chatte på arbejdet", er du ikke alene. Men at chatte i Teams er ikke som at chatte med venner på de sociale medier. Det er langt mere effektivt end e-mail når diskutere en idé i gruppen, eller når du ønsker at få et hurtigt svar på et spørgsmål. Med undtagelse af et telefonopkalder det så tæt på at tale med kolleger på kontoret, som man kan komme uden at være der.

Desuden kan de, der chatter med hinanden i Teams, nemt dele i samme app dokumenter, notesblokke og delte kalendere, holde videomøder og meget mere.

Når der er flere chatdeltagere Jeg anbefaler emnebaseret, trådopdelte samtaler frem for store gruppechats, som nemt kan blive ustrukturerede. Alle beskeder er så knyttet til et specifikt indlæg og er åbne, hvilket giver en stor fortrolighed. Samtidig kan udvalgte emner og personer tagges - mere om det i næste tip!

Chat og tag i teams

Samtaler i tråde og omtaler i Teams

 

Tip #3: Tag folk, ikke e-mail

Brug meninger, uanset om du arbejder i Teams, et Office-program eller Lists. I stedet for at sende en kopi af en Word-fil pr. e-mail, når du ønsker at få feedback på en tekst i Word, kan du tagge personen du vil have feedback fra direkte i Word. Via kommentarfunktionen (skriv @navn), vil personen modtage en øjeblikkelig anmodning om feedback med et link til det rigtige dokument i den rigtige version og kan svare direkte i dokumentet. Virkelig smidigt.

Du kan bruge tags på tværs af alle kanaler og apps, hvis du vil have nogen til at lægge mærke til noget, du skriver. Men undgå at tagge hele teamet, hvis kun én person er berørt. Med andre ord kan du kommunikere noget på én kanal, som du ønsker, at alle skal vide om, men tag den person, der skal håndtere det.

En anden grund til at bruge mentions er, at Microsoft Viva kan sende dig relevante oplysninger, så du ikke behøver at søge efter dem, og giver dig indsigt i, hvilke samtaler du er blevet tagget i, hvilke dokumenter du har delt med dig og meget mere.

Omtaler i Word

Mail, når du er blevet nævnt i Word

 

Tip #4: Delte kanaler i stedet for private kanaler

Nu kan du give en person, der ikke er medlem af et team adgang til en delt kanal i holdet, uden at give den pågældende person adgang til holdets andre kanaler. Dette er forskelligt fra pdelte kanaler i et Hold, som kun Team-medlemmer kan få adgang til.

Fælles kanaler kan bruges både internt og af enkeltpersoner uden for din organisation. Det er en stor forbedring for sidstnævnte, som ser den delte kanal som en direkte i deres eget holdmiljø under "Dine andre hold" uden at skulle skifte miljø.

Fælles kanal i Teams

 

Tip #5: Brug din personlige assistent

Alt, hvad der er skrevet i nogen af kanalerne er søgbar i Teams og på office.com. Der kan du også få en resumé af din arbejdsgang; meddelelser, filer og samtaler, der er relevante for dig. Microsoft Viva samler sammen alt det, du har brug for at holde styr på fra din virksomheds intranetside, dine Teams-sider, Teams-kanaler og chats. Efterhånden er der mindre at holde styr på selv.

Hvis du har gået glip af en nyhed eller en meddelelse vil det blive vist i en daglig e-mail, hvor Viva har opsummeret alt det, der er relevant for dig. Hvis du og dine kolleger virkelig interagerer med systemet får Viva data at arbejde med. Du kan fortælle systemet, hvilke sider, kanaler eller teams du ønsker at følge. Viva kan også vurdere oplysninger som relevante for dig tilhører holdet det vedrører. Hvis du ikke har besøgt en bestemt nyhedsside i et stykke tid, eller mærket i en samtale, kan du få en påmindelse om at besøge siden eller samtalen. Jo mere du bruger systemet, jo mere får du ud af det.

 

Daglig e-mail fra Viva

Viva insights holder dig opdateret

 

Afslutningsvis skal du ikke være bange for at at bruge flere overflader og kanaler, men hold alle samtaler der, hvor de hører hjemme. Hurtige pucks inden for holdet kan med fordel håndteres direkte i appen alle arbejder i .

 

Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan kommunikere mere effektivt? Så kontakt os!