God administration letter din virksomheds filhåndtering

Som strategisk og operationel partner inden for Microsofts cloudtjenester fokuserer vi primært på produktivitet, sikkerhed, overholdelse og infrastruktur. Som en del af vores trænings webinarer har vi denne gang fokuseret på dokument- og filhåndtering i Microsoft 365 for dig som administrator. Her er en oversigt over webinaret (som du kan finde her i optaget format).

For de administratorer i organisationer, der bruger Microsoft 365-platformen, er der mange tip og tanker, når det kommer til styring af filer og dokumenter. Disse tips er værd at reflektere over for at skabe et mere produktivt og samtidig sikkert miljø at arbejde i.

I vores webinar tager konsulentchef Robert Veberg og Microsoft 365-konsulent Gustav Hallencreutz et helt batteri af generelle indstillinger op på platformen og også anbefalinger til, hvordan du som administrator kan facilitere medarbejdernes arbejde og også øge sikkerheden.

Gennemtænkte indstillinger er til gavn for alle

Når filerne er flyttet til skyen, er der et par punkter, der er gode for dig som administrator at overveje. Vi har listet fem overordnede spørgsmål, som vi dykker ned i under webinaret. Som du vil bemærke, handler meget om, hvordan din organisation fungerer, men der er også generelle tips, der gælder for alle, der bevæger sig i skyen.

  1. Er netværket klar? Efterhånden som flere og flere teams arbejder, skal netværket holde, for at data kan bevæge sig op og ned. Det er stressende for netværket, så kontroller, at netværket er opdateret. Platformen har et indbygget værktøj til at sikre netværkets ydeevne.
  2. Hvilke enheder skal medarbejderne bruge? Når du arbejder i skyen, kan alle arbejde fra enhver enhed. Du skal som organisation træffe en strategisk beslutning om, hvilke data der kan deles hvor. Der er også indbyggede værktøjer til at åbne produktiviteten, samtidig med at sikkerheden bevares.
  3. Medarbejderne arbejder produktivt og sikkert. Det skal være nemt, men også sikkert at få adgang til filer i SharePoint. En god balance kan være at slå totrinsbekræftelse til, når der anmodes om adgang, hvis en bruger arbejder uden for kontoret, mens det ikke er nødvendigt, hvis det sker fra kontornetværket. Dette gør erhvervserfaringen sikker og produktiv.
  4. Delingsstrategi. Tidligere var filen vedhæftet en e-mail, men nu skal medarbejderne dele et link i stedet. Det er vigtigt som IT-chef at vide, hvilke muligheder der er tilgængelige og formidle dette til brugerne! Vi giver eksempler på forskellige måder i webinaret.
  5. Synkroniseringsstrategi. Du foretrækker at synkronisere de biblioteker, du arbejder med dagligt, og have dem tilgængelige i Stifinder. Men hvis du har følsomme dokumenter og filer, er de muligvis kun tilgængelige online. Politikken skal være klar over, hvordan man arbejder, og hvad der ikke skal synkroniseres.

Microsoft 365 Administration

Der er en masse oplysninger tilgængelige fra Administration, og det er værd at bruge en time på at tilpasse det til dine specifikke behov. Ellers kan du nemt blive oversvømmet med ting, der er interessante, men for dig irrelevant i din arbejdsrolle.

På administrationssiden kan du tilpasse startsiden, så den passer til dine behov for at se, hvilke startkort der skal være i hovedvisningen. Gustav og Robert præsenterer i webinaret, hvordan administrationscentret kan opsættes, så du hurtigt kan få adgang til funktioner vedrørende deling, adgang og sikkerhedsniveauer. Du kan også føje generelle kort til genveje til undervisning fra Microsoft og vælge at fjerne apps og genveje, der ikke gælder for det område, du arbejder på.

Tag stilling til den rigtige holdning

Baseret på administrationscentrets hjemmeside tager Robert og Gustav dig derefter videre ind i en detaljeret procedure. De hjælper dig med at finde ud af, hvor og hvordan du klikker i forskellige indstillinger og ræsonnerer om, hvad de foreslår, fra et generelt perspektiv, og hvad din organisation i sig selv skal tage stilling til.

  1. Delingsindstillinger og adgangsstyring - Skal filer deles internt og eksternt, eller skal det kun være muligt at dele et link? Beslut også, hvem der kan redigere filen, og hvor længe linket skal vare. Brugere bør kun have adgang til, hvad der rent faktisk bliver brugt. Dette gøres ved at begrænse retten til at få adgang til data ud over dette.
  2. Opbevaringspolitikker, etiketter, klassificering — En samling etiketter, der tilsammen skaber en lovgivningsmæssig ramme for, hvor længe data skal bevares afhængigt af indholdet. Dette kan ses som en teknisk løsning til at overholde den angivne overholdelse. Individuelle etiketter kan bruges eller sammen oprette en politik. Etiketter anvendes både til bevarelse og til følsomhed. Ved hjælp af etiketter klassificeres data i henhold til de etiketter, der er oprettet. Kort sagt, en samling af etiketter skaber evnen til at opbygge bevaringsprincipper og klassificere, afhængigt af om du vil opnå. Opbevaringspolitik bestemmer, hvor længe dataene skal leve, mens klassificering ofte bestemmer dataenes følsomhed.
  3. Indstillinger for beskyttelse af datatab – Det er en vanskelig, men vigtig del for en it-administrator at løse at få kontrol over persondata. Ved at oprette en DLP-politik kan du registrere og endda forhindre, at firmaoplysninger sendes forkert.
  4. Overvågning - Kan bruges både proaktivt og med tilbagevirkende kraft i eventhændelser. Hvis det bruges proaktivt, er det at skabe muligheder for forbedringer, mens det kan bruges med tilbagevirkende kraft, hvis du vil redegøre for, hvordan for eksempel en fil er forsvundet.
  5. Rapporter/brug – Her kan du se, hvor mange filer der gemmes i henholdsvis SharePoint og OneDrive. Du kan se, hvilke brugere der er startet i skyen, og hvor mange filer der er blevet redigeret i et givet tidsinterval. dvs. aktive filer, der er åbnet, delt eller redigeret over en bestemt periode. Derefter kan du afgøre, om skyen bruges korrekt, eller overhovedet, og om investeringen har været rentabel.

En konklusion, der kan drages af Robert og Gustavs præsentation om fil- og dokumenthåndtering, er, at cloud-tjenester er gode, fordi det er muligt at invitere partnere og dele alt, men at du som administrator skal skelne mellem sikkerhed og enkelhed; Du skal være i stand til at balancere.

Hvis du én gang for alle gennemgår ovenstående punkter, er du godt på vej til at skabe et sikkert og produktivt arbejdsmiljø for hele organisationen.

Som administrator har du til opgave at finde den næste sti. Føler brugerne sig trygge ved, hvordan de fungerer, kan de vedhæfte en fil korrekt, hvis det er muligt for filer at forlade dit it-miljø? Mange stillinger skal tages, og hvis du har arbejdet lokalt før, er der en masse nyheder, der dukker op i skyen.

Det positive er, at WeSafe er et strejf væk, og Microsoft 365's eget uddannelsestilbud er massivt.

 

 

Robert Veberg
Robert Veberg

Teknisk leder - Microsoft Modern Workplace

040-626 75 81robertveberg@wesafe.se

Inspiration og viden direkte til din indbakke

Tilmeld dig vores månedlige inspirationsbrev, der giver dig tip, indsigt og råd om nye måder at arbejde på, processer og sikkerhed på i forbindelse med Microsoft 365, Azure og forskellige værktøjer i Microsofts cloudplatform.

Webinar

Fil- og dokumentstyring med Microsoft 365 - Administratoruddannelse

Webinar - Fil- og dokumentstyring med Microsoft 365, Admin

Arbejd effektivt med filer og dokumenter, samtidig med at du opfylder de sikkerheds- og overholdelseskrav, du har.

Læs mere

WeSafe Cloud-kunde

Cloud-kunde

Læs mere om, hvad der er inkluderet i vores basistilbud – WeSafe Cloud Customer!

Læs mere

Er du interesseret i andre blog artikler om produktivitet?

Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at øge produktiviteten? Kontakt os, så fortæller vi dig mere!