Hantera filer och dokument i Microsoft 365 – säkert och effektivt

Det har på kort tid hänt massor i digitaliseringen av organisationer och företag. Många har flyttat helt, eller delar av, sin filhantering till molnet och Microsoft 365. Vi vet att många användare saknar kunskap och förståelse fullt ut för hur man arbetar optimalt med filer och dokumenthantering. Kanske är man fast i gamla fotspår istället för att ställa om till alla de nya möjligheter och verktyg som erbjuds.

Låt inte gamla rutiner störa övergången till smidigare dokumenthantering i Microsoft 365

Att bara flytta över sina filer och dokument till Microsoft 365, utan att sätta nya rutiner och processer gör att vinningar går förlorade. Gamla rutiner sitter kvar i ryggraden och det kan ta tid att komma in i nya arbetssätt. Vi har, utifrån vår erfarenhet av att flytta 15.000 användare i 300 organisationer till Microsoft 365, listat några moment som vi hoppas ska inspirera dig till att gå vidare och börja jobba smartare och smidigare. För dig som varit igång ett tag kan det vara bra att checka av vilka funktioner du redan använder och vilka som kan vara värda att fördjupa sig i lite mer.

Checka av att du nyttjar följande funktioner i Microsoft 365 för din fil- och dokumenthantering:

Tillgång till filer överallt

Onedrive, Sharepoint och Teams är för många nya termer och det kan vara oklart vad som är vad. Generellt går det att säga att Onedrive är Mina dokument i molnet, och tack vare funktionen ”säkerhetskopiering av viktiga mappar” kan du fortsätta arbeta i dina mappar på datorn, skrivbordet dokument och bilder. Med skillnaden att du när datorn ev ger upp eller blir stulen, alltid blir av med viktig data/dokument/filer. Den ersätter skrivbordet och genom att spara/synka mot OneDrive undviker du risken att ”förlora dokument” om du exempelvis skulle råka radera eller tappa bort din dator. Du kan dela dokument via OneDrive med andra, men vi rekommenderar att du flyttar över till Sharepoint och Teams som utgör den gemensamma arbetsytan för företaget och där du delar och arbetar med dokument tillsammans med dina kollegor. Du väljer själv om du ska jobba online eller lokalt – allt synkas upp i molnet.

Spara utrymme på hårddisken

Genom att dina filer och dokument ligger i molnet kan du välja att lagra där eftersom du har 1 TB utrymme, men kan också välja vilka filer du dessutom vill lagra tillfälligt lokalt på datorn för att kunna jobba offline. När du aktiverar filer på begäran ser du alla filer i Utforskaren och får ny information om varje fil. Nya filer som skapats online eller på en annan enhet visas som endast online-filer som inte tar upp utrymme på enheten. När du är ansluten till internet kan du använda filerna som alla filer på din enhet.

Dela filer som länk

För att undvika massa olika versioner av en och samma fil, spara tid, arbeta mer produktivt och få kontroll på vem som faktiskt har åtkomst till filen kan vi nu dela en länk till filen. Du bestämmer själv vem som ska få visa, redigera, ladda ner filer. Detta medför att du får full kontroll över dina dokument och slipper alla olika versioner som eventuellt måste sammanställas.

Versionshantering räddar dig

De dokument och filer som sparas i MS365/OneDrive/Teams kan enkelt återställas till en tidigare version. Jämför olika versioner och få tillbaka just den som du efterlyser. Varje gång du sparar dokumentet så sparas en ny version i bakgrunden. Du jobbar idag kanske med Budget – version 1, Budget – version 2… Jobba i stället med versionshantering via webben eller direkt i dokumentet i Office-paketet. Du kommer åt tidigare versioner via funktionen versionshistorik och kan då återställa ett dokument till en tidigare version, eller jämföra olika versioner i samma fönster för att se vad som ska behållas eller raderas.

Jobba med filer och dokument i utforskaren

Oavsett om du är en som älskar att arbeta på webben eller lokalt så finns verktygen där. Rör dig sömlöst mellan Teams, utforskaren, skrivbordet eller OneDrive på webben. Allt för att hålla produktiviteten hög.

Om du raderar av misstag

De filer som sparas på OneDrive eller i Teams får en extra papperskorg. Vilket ger ett skydd när dokument oavsiktligt raderats. Papperskorgen på ditt skrivbord och på webben är inte samma sak. Om du råkar radera en fil eller om du inte kan hitta ett dokument så är det bra att titta i papperskorgen på webben, office.com, där filerna ligger kvar i 90 dagar och kan återställas. En bra säkerhetsfunktion som ger trygghet.

Är du nyfiken på exakt hur du går tillväga för att använda ovan funktioner eller kanske också få tips om hur du använder etiketter, hur du arbetar på olika mobila enheter, viktigaste apparna och mer, så rekommenderar vi att du tar en titt på vårt kostnadsfria webinar Fil- och dokumenthantering i Microsoft 365.

Har du full koll på dina filer och dokument i molnet? Vet du hur er organisation bäst drar nytta av alla möjligheter i OneDrive, SharePoint och Teams? Kontakta gärna oss på WeSafe för att boka en genomlysning av ert användande.