Microsoft Teams - din platform til projektarbejde

Microsoft Teams har en række funktioner, du kan finde ud af. Mange mennesker bruger platformens specifikke dele separat: chatter med kolleger, opretter kunder i forskellige teams eller har møder med kunder. Nu vil vi gerne forklare, hvordan du bruger forskellige apps og smarte løsninger til at gøre Microsoft Teams til det perfekte værktøj selv til dine forskellige projekter. 

Nogle virksomheder bruger omkring 100 forskellige software og masser af tjenesteudbydere til at være i stand til at kontrollere og styre organisationens operationer. Selv dem, der har en Microsoft 365-licens, bruger nogle gange eksterne værktøjer og platforme til at løse forskellige opgaver - helt unødvendigt.

Hovedårsagen til at vælge Microsoft 365-platformen er at kunne udføre dit job, hvor du er, uden at skulle være på kontoret eller tilsluttet via en VPN. Ikke desto mindre kan nogle virksomheder gemme deres filer på andre platforme eller håndtere e-mail-samtaler og anden kommunikation uden for Microsoft-økosystemet.

"Ja, nogle gange møder vi dem, der kun bruger Teams til at chatte og booke fjernmøder. stort set på samme måde, som gamle Skype blev brugt," siger Robert Veberg, Cloud Advisor hos WeSafe. 

Den dårlige nyhed er derfor, at mange endnu ikke udnytter platformens fulde kapacitet. Det gode er, at det ikke er et langt skridt at tage for at drage større fordel af systemet. Blandt andet som støtte til projektarbejdet. 

Arbejd på dine projekter i Teams

Mange organisationer er allerede midt i løsninger, som de ikke ved, de har. De arbejder i en gammel Excel-fil og udnytter ikke de værktøjer, de har betalt for. Hvis en administrerende direktør for en virksomhed begynder at forstå, at Microsoft 365-platformen for det meste bruges til intern brug og Teams-møder, er der nogle logiske skridt at tage. især når det kommer til at arbejde på projekter. 

"Det skal selvfølgelig være interessant for de fleste at gøre projektarbejdet mere effektivt og samle det hele på ét sted. For at styre kommunikationen der, få et overblik over, hvor meget tid der er brugt, og for at sikre det materiale, der indgår i projektet i form af data, filer, samtaler og andre relevante dokumenter. Forestil dig at kunne indstille, hvor længe hvert dokument vil blive gemt - alle disse ting er tilgængelige for dem, der har Microsoft 365," siger Robert. 

Mange mennesker synes ikke at vide, at Microsoft Teams er et projektværktøj - det er noget Robert og hans kolleger ønsker at ændre.  

 "Brug af Teams til projekter fører ofte til, at din organisation også udvikler hele teambrugen til andre funktioner," siger Robert.

En projektplatform, du allerede har!

Så hvis en virksomhed i dag bruger Excel til at strukturere strømmene i deres projekter, og medarbejderne sender en masse e-mails mellem dem for at kommunikere og udveksle filer - hvordan skal de tænke på at skifte? 

"Den måde at arbejde på er faktisk et rigtig godt fundament kombineret med de muligheder, der er tilgængelige på Microsoft-platformen. De bør starte med at spørge, hvilke filer de har, og hvordan strømmene ser ud. Derefter kan de skabe et billede af, hvordan disse flows vil være i Teams. De Excel-filer, de sender mellem dem, kan f.eks. Ved at flytte ind i Teams og arbejde på en ny måde skabes der en ny kultur," siger Robert. 

At starte arbejdet med Teams som projektplatform er en stor kulturel ændring sammenlignet med tidligere for dem, der er vant til at arbejde med mapper, e-mails og "deres egne løsninger". 

"Det er vigtigt at give slip på alt i dit hoved og i stedet stole på værktøjerne og mulighederne – at se Teams som en kommunikationspartner, der vil få organisationen til at arbejde mere effektivt og få mere fra hånden på en nemmere måde."

Kom i gang med et par enkle trin

Så hvad er Robert's første tip til at begynde med for dem, der ønsker at gøre Microsoft-platform til et projekt værktøj? 

"Du starter lige nu med at læse denne artikel! Så foreslår jeg, at du ser et webinar (hvis du ikke allerede har set det) fra WeSafe, hvor jeg viser mere, hvordan arbejdet udføres i praksis. Hvis du ikke har arbejdet med Teams i virksomheden: Begynd at få medarbejdere til at gøre det. Start med at starte et team for hele organisationen, hvor alle automatisk føjes til organisationen. I stedet for at sende en masse-e-mail til alle i organisationen, kan du prøve samtalefunktionen i teamet! Næste gang du sender en e-mail til en kollega og spørger om kvartalsrapporten, skal du lægge den i en chatbesked. E-mail er noget, vi gerne vil se mindre af og erstattes ganske let af samtaler og chat i Teams." 

Det næste trin kunne være at gøre en Excel-fil til en liste på Microsoft Lists. Ved at bruge lister får du flere og bedre muligheder for at spore og arbejde med oplysninger. Automatiser processer, der ellers kræver manuel håndlægning. Et eksempel på en liste, der passer ind i et projekt, kan være en "EAT"-liste, der sporer og viser ændringer og tilføjelser, der opstod under projektet. Eller en liste, der sikrer, at projektbudgettet er i besiddelse af, eller måske en liste, der holder styr på den tid, der bruges i hver del. 

Alt er der allerede! Klar til brug. Robert siger, at langt de fleste kan begynde at arbejde med Teams som projektplatform på egen hånd. Nogle har brug for hjælp til at indstille en struktur og derefter henvende sig til WeSafe. 

"En af de største fordele er, at du kan genbruge alle skabeloner til Teams, Planlægger og Lister, når du har oprettet den. Så når man laver et nyt projekt, behøver man ikke at starte fra bunden – så er man der stort set allerede," siger Robert.

FEM TIPS TIL AT KICKSTARTE MICROSOFT TEAMS SOM PROJEKTPLATFORM:

  • Lyt til vores webinar for at få et bedre billede af alle de muligheder, der er, når det kommer til projektledelse/ledelse i Microsoft 365
  • Opret projektgrupper i Teams, der hedder projektnavnet eller kundens navn. Sørg for at gemme dokumenter, filer og alt, hvad der har med projektet at gøre.
  • Inviter alle berørte personer, og tilskynd dig til at bruge den chat, der er knyttet til projektkanalen, til al kommunikation relateret til projektet i stedet for at sende en e-mail om oplysningerne
  • Administrer al projektplanlægning med opgaver, ressourcer og deadlines integreret i projektkanalen. Brug de værktøjer, der tilbydes, f.eks.
  • Opret en god struktur fra bunden, som du kan genbruge i fremtiden, nye projekter. Få ekstern hjælp fra WeSafe, hvis du har brug for at forfine/justere eller have specifikke anmodninger.   

 

Hvis du vil have hjælp til at oprette en projektarbejdsstruktur i Microsoft Teams, er du velkommen til at kontakte os!

Robert Veberg
Robert Veberg

Teknisk leder - Microsoft Modern Workplace

040-626 75 81robertveberg@wesafe.se

Inspiration og viden direkte til din indbakke

Tilmeld dig vores månedlige inspirationsbrev, der giver dig tip, indsigt og råd om nye måder at arbejde på, processer og sikkerhed på i forbindelse med Microsoft 365, Azure og forskellige værktøjer i Microsofts cloudplatform.

Webinar

Arbejde på projekter med Microsoft Teams

Arbejde på projekter med Microsoft Teams

I dette webinar viser vi, hvordan du som virksomhed og organisation kan bruge Teams og Microsoft 365-platformen til dine projekter!

Læs mere

Er du interesseret i andre blog artikler om produktivitet?

Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at vokse med Microsoft 365? Kontakt os, så fortæller vi dig mere!