MK Illumination får sikre og fleksible hjemmearbejdsredskaber

MK Illumination har specialiseret sig i brugerdefinerede, end-to-end belysningsløsninger til sæsonbestemte fester og temaattraktioner. Virksomheden fremstiller kommercielle belysningsprodukter og tilbyder en række belysningsdesigntjenester, der hjælper byer og detailrum med at gøre hverdagsrum til ekstraordinære oplevelser. Virksomheden har hovedkvarter i Innsbruck, Østrig, og er aktiv over hele verden, skaber ideer og leverer projekter gennem sine datterselskaber i forskellige lande.

I 2019 brugte medarbejdere hos MK Illumination Microsoft Exchange Online med lokale kopier af Office-programmer. De lagrede firmadokumenter på tredjeparts cloud-fildelingstjenester og lokale filservere. Ofte var der flere versioner af den samme fil gemt på lokale filservere, personlige harddiske og i skymapper. For at overvinde disse udfordringer begyndte virksomheden at lede efter en version og automatisering af arbejdsgange for at holde sin specialiserede salgscyklus og andre forretningsprocesoplysninger aktuelle og nøjagtige.

Virksomhedens it-partner, den svenske virksomhed WeSafe, foreslog en samlet, effektiv, fleksibel og skalerbar mulighed: opgrader licenser til Microsoft 365 Business Premium. Dette ville give fjernmedarbejdere som salgsrepræsentanter adgang til de nyeste dokumenter, uanset hvor de arbejder – og muligheden for at oprette brugerdefinerede Microsoft Teams-arbejdsprocesser til projektstyring.

Automatiserede projektarbejdsgange

I dag gemmer MK Illumination-medarbejdere alle relevante projektoplysninger på ét sted med Teams og finder hurtigt de data, de har brug for, uden at skulle søge i flere mapper og apps. Arbejdere sikkerhedskopierer og deler automatisk filer med Microsoft Teams, og de chatter, ringer og holder også videokonferencer med andre via dette program.

WeSafe, en 2017 Microsoft Partner of the Year, gik et skridt videre med at forbedre samarbejdet ved at skabe nye effektivitetsgevinster ved hjælp af Microsoft 365 automatiserings- og integrationsværktøjer. På en uge brugte partneren Power Apps til at bygge en ny app i Teams, der integrerer værktøjer som Planner og To Do for at definere og automatisere projektarbejdsgange.

Hvert trin i et projekt valideres og dirigeres til den næste person i arbejdsprocessen ved hjælp af Power Automate, som automatiserer manuelle processer med brugergrænsefladeflow. Når medarbejderne starter et projekt, klikker de nu på en knap for automatisk at konfigurere Planner og en Teams-kanal. Alt fra afsendelse af invitationer og opgavepåmindelser og tildeling af opgaver til arkivering af projekter sker nu fra denne nye app. Medarbejdere vedhæfter dokumenter til projektopgaver og redigerer filerne online uden at forlade Teams-miljøet.

MK Illumination medarbejdere har omfavnet denne nye måde at arbejde på for at være mere effektiv, samarbejde problemfrit på ét sted med alle de nødvendige værktøjer.

Integreret identitets- og datasikkerhed

Partneren oprettede også en chatbot til Teams ved hjælp af Microsoft Power Virtual Agents. Chatbotten administrerer meddelelser om arbejdsgange baseret på medarbejderidentitetsoplysninger fra Azure AD. WeSafe-løsningen tilbyder også single sign-on- og multifaktorgodkendelse, der drives af Azure AD, og trækker på disse identitetsdata for automatisk at udfylde oplysninger i Teams-arbejdsgange og udføre opgaver som validering af projektbudgetter. Medarbejdere kan nu slå kollegers jobtitler op, oplysninger om organisationsdiagrammet og kontaktoplysninger med Teams-chatboten.

Sikkerhed, ligesom samarbejde, er nu integreret på MK Illumination. Efter opgradering til Microsoft 365 Business Premium implementerede kunden Office 365 Advanced Threat Protection til mailsikkerhed for at beskytte mod malware og phishing, når medarbejdere arbejder med kunder og partnere fra hele verden. MK Illumination fokuserer på at styrke sikkerheden – virksomheden planlægger at aktivere funktionerne til administration af mobilenheder i Microsoft Intune næste gang.

Arbejde i en ny virkelighed

Da den verdensomspændende pandemi gav anledning til sundheds- og sikkerhedsproblemer i begyndelsen af 2020, brugte MK Illumination sin agile nye arbejdsløsning fra Microsoft 365 til hurtigt, problemfrit og sikkert at skifte kontorpersonale til at arbejde hjemmefra. Medarbejdere får adgang til alt ved hjælp af skyen, så virksomheden ikke længere behøver at vedligeholde eller sikre en VPN-løsning (Virtual Private Network) eller lokale filservere. Projektstyringsværktøjer og -dokumenter er alle tilgængelige i Teams, så medarbejderne kan arbejde sammen hvor som helst ved hjælp af enhver form for internetforbindelse. Og MK Illumination fortsætter med at få mest muligt ud af sine data ved hjælp af lavkodede, tilpassede, automatiserede arbejdsgange, der er bygget af it-partneren WeSafe.

Selv i denne nye virkelighed er MK Illumination begejstret for at bruge flere af de cloud-værktøjer og sikkerhedsfunktioner, der følger med Microsoft 365, til at nedbryde samarbejdssiloer, da det skaber fantastiske belysningsoplevelser, der bringer en følelse af undren til særlige begivenheder og helligdage.

Inspiration og viden direkte til din indbakke

Tilmeld dig vores månedlige inspirationsbrev, der giver dig tip, indsigt og råd om nye måder at arbejde på, processer og sikkerhed på i forbindelse med Microsoft 365, Azure og forskellige værktøjer i Microsofts cloudplatform.

Er du interesseret i andre blog artikler om produktivitet?

Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med Microsofts cloudtjenester? Kontakt os, så fortæller vi dig mere!