Sådan administrerer du dit it-budget i hårdere tider (tjekliste)
Efter mange års økonomisk medvind har mange virksomheder vænnet sig til en langt større it-dragt, end de egentlig har brug for. Nu hvor økonomien begynder at pege nedad, er det på høje tid at revidere sine it-omkostninger.
Start med en undersøgelse af it-brugen og dens omkostninger. Vurder derefter, hvordan dine fremtidige behov ser ud. Forskellen afslører, hvor der er besparelsespotentiale, hvor stort det er, og hvordan det skal realiseres.
Her er min tjekliste over ting, du skal se på.
Software licenser
Licenser står for en stor del af en virksomheds omkostninger, men alligevel møder vi mange, der ikke har taget højde for, at forskellige brugergrupper har forskellige behov.
Jeg anbefaler normalt virksomheder at kategorisere deres brugere i grupper efter behov og validere behovet for de licenser, der faktisk bruges. Nogle brugere kan have en Adobe-licens, de ikke har brug for, eller klare sig med en mindre variant af den licens, de har. I mange tilfælde kan de udføre deres arbejde uden det. Se på både brugerspecifikke og centrale licenser.
Det er svært at nedskalere licenser med et lokalt miljø med dine egne servere. Hvis du bruger cloud-tjenester, er det betydeligt lettere. For eksempel i Microsoft 365 kan en række brugere have E3-licenser, der faktisk ville klare sig med business premium. For mobile medarbejdere og personale i marken er F-licenser ofte tilstrækkelige (F står for frontlinjemedarbejder).
Det er heller ikke ualmindeligt, at brugerlicenser, der tilhørte medarbejdere, der har forladt for at forblive og koste penge.
Telefoni
Tag tilbud fra andre operatører og sammenlign. Det er ofte muligt at få bedre priser og vilkår ved at tage en omfattende tilgang, når en kontrakt for virksomhedens samlede brug er på spil, end når hver afdeling eller medarbejder underskriver deres abonnementer.
Oplagring
Mange virksomheders datalagring har en tendens til at svulme over tid. Gennemgå din opbevaringspolitik for at reducere unødvendige lageromkostninger. Det skal være muligt at sætte systemet op, så eksempelvis 5-årige data automatisk slettes eller flyttes til et arkiv, hvor det er billigere at have dem.
Hvis du vil investere i nye servere og have en on-prem-løsning, skal du overveje en cloud-løsning, der gør det nemt at måle det reelle behov og skalere gradvist op i overensstemmelse hermed for at undgå dyr overkapacitet.
Personale
Gå igennem, hvad der er godt at holde internt, og hvad der er billigere at købe. Skulle der være behov for nedskæringer, er rådet normalt at gøre, hvad der kræves med det samme. Undgå gentagne handlinger over tid, da de kan forårsage usikkerhed og være skadelige for virksomhedens produktivitet.
IT-platform
Kategoriser dine it-investeringer og prioriter dem, der giver besparelser. Spørg dem: Er det den rigtige teknologi, de rigtige ressourcer, har vi gode licensvilkår i aftalerne?
En lokal on-prem-løsning indebærer en reel risiko for høje omkostninger, dels hvis noget går galt, og dels hvis virksomheden sakker bagud teknisk, så den mister produktivitet og konkurrenceevne. At vælge cloud-tjenester og standardløsninger er en måde at forsikre sig mod dette.
Nedskalering af cloud-tjenester har også en direkte effekt på pengestrømmen og bundlinjen i modsætning til at skære ned på lokale licenser eller proprietær hardware. Hvis din virksomhed er lille eller mellemstor, er det ofte betydeligt nemmere at flytte til skyen.
Enheder
Brug computere og mobiltelefoner længere – i mange tilfælde holder de i fem år og behøver ikke at blive skiftet efter tre. Og prøv at optimere eller geninstallere dem, før du udskifter dem.
Leverandører
Gennemgå alle dine aftaler og leverandører, ikke mindst licensaftalerne. Bemærk, hvornår de modnes, og hvornår det er tid til at begynde at genforhandle eller afslutte dem. Er prisen, leveringen eller noget andet en grund til at tage imod et tilbud fra andre? Hvis leverandøren i disse inflationsperioder ønsker at hæve priserne, skal du bede dem om at forklare detaljeret og begrunde prisforslaget.
Processer
Stil det enkle spørgsmål "arbejder vi effektivt?" Hvis du har Microsoft 365, skal du sørge for at drage fordel af platformen og dens muligheder for at strømline arbejdet. Værktøjer som Viva Goalskan forbedre din virksomheds arbejdsgange. Mange opgaver kan automatiseres ved hjælp af Power Apps. Udnyt de værktøjer, du allerede har, og omfavn den hybride måde at arbejde på.
Microsoft 365 har det, du skal bruge
Få virksomheder har et samlet billede af deres IT, så et overblik kan blive din konkurrencefordel. Microsoft 365 har dashboards, der hurtigt giver dig indsigt i, hvilke licenser ogenheder der findes, deres omkostninger, og hvilke der bruges. Et fremragende grundlag for en kortlægning, der hjælper dig med at prioritere handlinger, der har størst indflydelse på omkostningerne.
Vil du vide mere om, hvordan din virksomhed kan effektivisere sin it?
Kontakt os!