Sådan oprettes en proces med værktøjerne i Microsoft 365
Ved at automatisere dine processer kan du gøre dem bedre, sikrere og hurtigere. En nem måde at gøre dette på er at bruge de indbyggede værktøjer i Microsoft 365. Her fortæller vi dig, hvordan det gøres baseret på et eksempel fra virkeligheden
Nogle processer fungerer bedre, og andre arbejder værre. Dette er tilfældet i alle aktiviteter. I dette blogindlæg fokuserer vi på dem, der klarer sig dårligere, og hvordan du nemt kan strømline dem ved hjælp af de indbyggede værktøjer i Microsoft 365.
Når du opbygger en proces i Microsoft 365, er slutmålet en brugervenlig app, der fører brugeren gennem hele processen på en nem og intuitiv måde. Med en veldefineret proces og en skræddersyet app behøver brugeren af appen aldrig at spørge sig selv, hvad de skal gøre næste gang. Det kan kun gøres på én måde og går kun videre til næste trin, når det foregående er afsluttet.
Fordelene ved at bygge apps til dine processer er flere:
- Standardisering - Du sørger for, at alle i branchen gør det samme.
- Sikkerhed – Opbygning af en app, der er skræddersyet til en bestemt opgave, reducerer risikoen for at begå fejl.
- Fleksibilitet – Du kan nemt tilpasse trinnene og foretage ændringer, efterhånden som processerne ændres.
- Brugervenlighed – Ved kun at præsentere de oplysninger og valg, der kræves af opgaven, kan værktøjet bruges af medarbejdere med mindre computererfaring.
Hvilke processer kan strømlines?
Der er ingen grænser for, hvor enkle eller komplekse processer du kan opbygge på denne måde. Du kan bygge en app til ferieansøgning, men du kan også bygge et flow, der fører dig gennem hele HR-processen, fra rekruttering til offboarding. Et tip er at starte med de processer, der fungerer mindre godt og kræver mange manuelle indgreb. Hvis du stadig har processer, der er baseret på pen og papir, bør du helt sikkert overveje at tage dem først!
Alternativet til at bygge dine egne apps i Microsoft 365 er at købe færdige løsninger. Fordelen ved traditionelle købte løsninger er, at du ikke behøver at bruge tid på at kortlægge og definere dine processer. Ulempen er, at du sandsynligvis vil få en løsning, der ikke passer dig helt, og det er vanskeligere at ændre bagefter.
Lad os bygge en app til kontraktstyring
For at illustrere, hvad vi mener med at opbygge en proces i Microsoft 365, kan vi se på, hvordan en app til kontraktstyring kan fungere. Det er noget, som vi ser, at mange virksomheder har brug for. Det kan også være en vanskelig sag, fordi der er mange forskellige typer kontrakter, og fordi der ofte er mange personer involveret.
I appen ønsker vi, at medarbejderen skal kunne uploade deres kontrakter sammen med alle de nødvendige oplysninger. Derefter ønsker vi automatiske påmindelser genereret, når aftalen er ved at udløbe.
De værktøjer, vi bruger til at bygge processen, er Power Apps, Sharepoint og Power Automate (tidligere Microsoft Flow).
Vi bygger appen i Microsoft Apps
Appen er bygget i Power Apps, dvs. i den brugergrænseflade, som slutbrugeren møder. Appen bruges til at gøre det enkelt, intuitivt og processtyret. Dataene hentes fra og sendes til en datakilde, f.eks. en Sharepoint-liste.
Hvad sker der i aftaleappen: Brugeren støder på et dokumentbibliotek med forskellige aftaletyper. Hvem der vises, afhænger af brugerens rettigheder. Appen bruges til at uploade aftalen sammen med oplysninger om, hvornår aftalen udløber, hvem der er ansvarlig, og hvornår der genereres en påmindelse. Ved at kræve, at kontraktnummeret har det korrekte antal cifre, og at alle felter er udfyldt, reduceres risikoen for fejl.
Alle data gemmes i SharePoint
Sharepoint er selve biblioteket, hvor dataene gemmes sammen med de tilknyttede attributter.
Hvad sker der i aftaleappen: Sharepoint-listen gemmer aftalerne sammen med de oplysninger, som brugeren har indtastet. Enhver, der sidder i en administrativ rolle og har brug for at se det store billede, kan arbejde med deres egne synspunkter, f.eks. for at se alle aftaler, der udløber inden for et år.
Automatisering og udløser indbygget Power Automate
Power Automate, tidligere kendt som Microsoft Flow, er automatiseringsprogrammet, der forbinder de forskellige dele og får dem til at interagere. Det er også her, du angiver vilkår/forretningslogik for dine processer og kan opbygge avancerede godkendelser og meget mere.
Hvad sker der i aftaleappen: Når brugeren har indgået en aftale i appen, begynder Power Automate at arbejde bag kulisserne. Power Automate føjer påmindelser til ejerens kalender og angiver rettigheder baseret på, hvad der er indtastet i appen.
Det var ikke sværere end det at bygge en app til kontraktstyring. Vil du vide mere om, hvordan du kan bruge de indbyggede værktøjer i Microsoft 365 til at opbygge processer?
Kontakt os , så fortæller vi dig mere.