Unika rapporter till grund för WeSafes erbjudande, Produktivitet som tjänst

Redan tidigare har det gått att se säkerhets- och compliance-poäng (Secure Score) i Microsoft 365:s administrationscenter. Nästa steg har varit att låta användaren och organisationen ta del av produktivitetspoäng (Productivity Score)

Målet för alla som flyttar ut sin verksamhet i molnet torde vara att öka produktiviteten. Hittills har det inte funnits särskilt bra uppföljningsmöjligheter eller underlag för att utvärdera produktivitetsnivån. Nu är funktionen tillgänglig och inbyggd i Microsoft-plattformen.

Att mäta produktivitet

Produktivitet är ett viktigt nyckeltal och avser att mäta prestationer i förhållande till den resursförbrukning som krävs för dessa prestationer. Ett sätt att mäta produktivitet är förmågan att hushålla med begränsade resurser, något som kan mätas som utflöde dividerat med inflöde. Exempel på produktivitetsmått kan vara antalet produkter som har tillverkats dividerat med antalet timmar som det har tagit. En hög produktivitet ger företaget hög konkurrenskraft vilket kan leda till ett högt resultat. 

Samma sak gäller för arbetet i Microsoft 365. Det gäller att lägga minsta möjliga tid på att få ut bästa möjliga resultat. Det är bättre att göra rätt saker och använda de smidigaste funktionerna i stället för att jobba med fel saker och ödsla tid på sådant som inte leder framåt.

Microsoft samlar mängder av erfarenheter

Den inbyggda produktivitetsöversikten finns i administrationscentret. Där kan den som vill skapa sig en egen överblick av hur organisationens Productivity Score ser ut. Microsoft baserar poängsättningen på hur miljontals företag över hela världen arbetar i samma system.

Hur används kommunikationsverktyg som mail och chatten i Teams? Hur fungerar samarbetet mellan organisationens medlemmar och externa kontakter? Hur fungerar de mobila enheterna i verksamheten?

Produktiviteten mäts i ett stort antal parametrar och till grund för poängen ligger data som Microsoft har samlat in med hjälp av AI från andra organisationer och den verkliga data som registrerats i din licens och som har sett hur ni arbetar. Detta analyseras och jämförs i din score och utifrån den får du rådgivning på hur ni kan förändra arbetet för att nå högre poäng framöver. Allt detta är inbyggt och finns i en rapport tillgänglig i Office 365:s administrationscenter.

Gör det själv – eller låt WeSafe hjälpa till

Men om nu allting finns där, bara att ladda ner, så behövs väl ingen hjälp från en extern partner? Svaret är enkelt: Nej, du behöver inte hjälp om du har tid, kunskap och viljan att göra det själv. Du kommer åt dina egna rapporter och rekommendationer redan idag.

Däremot kan vi på WeSafe bidra med att lyfta analysen ytterligare en nivå. Vårt arbete med hundratals andra kunder ger oss möjligheten att jämföra era produktivitetspoäng med organisationer som är aktiva här, i Norden, och som arbetar på samma sätt som ni. I Microsofts underlag ingår fler företag, men många av dem har sina verksamheter på andra marknader, vilket gör att jämförelsen inte blir lika relevant. Vi tar också mer hänsyn till er specifika verksamhet och kan hjälpa till att hitta era utmaningar eller pains för att sätta in rätt åtgärder på rätt plats.

En annan fördel är att våra experter har stor erfarenhet av att tolka och ta fram analyser och rapporter. Det sparar tid och pengar jämfört med om ni ska tilldela personal för att utföra samma jobb. Productivity Score består av användar– och teknikanalys som svarar på hur effektivt arbetsverktygen används men också hur snabbt exempelvis nätverket är för användarna och hur hög kvalitet videomötena har. WeSafe tittar på användarbeteendet men också på hur tekniken stödjer användarna. 

Vad ingår i Produktivitet som tjänst?

Om du väljer att gå vidare med oss på WeSafe för att sköta rapporteringen av er produktivitetspoäng ingår bland annat följande: 

• Genomgång varje månad av era score 
• Ni får en rapport med åtgärder i prioriterad ordning 
• En jämförelse mellan era score kontra andra organisationer som är liknande storlek  
• En spellista med filmer från Microsoft och WeSafe som innehåller utbildningsåtgärder och material som vi rekommenderar. 

Rapporten vi tar fram är i grunden standardiserad; därefter lägger vi på ett lager som gäller just era data.

Så det är bara att välja: Börja på egen hand att bekanta er med produktivitetstjänsten i Microsoft 365. Om det tar emot: kontakta oss. Oavsett hur ni väljer att göra är det viktigaste dock att verkligen börja titta på dessa analyser. Utan en regelbunden uppföljning kan produktivitetspoängen ändras och bli lägre och med låg produktivitet i din IT-användning riskerar även verksamhetens totala produktivitet att försämras.

Den konkreta åtgärdsplan som du får genom att anlita oss bör påverka produktiviteten i positiv riktning. Exempelvis kommer två timmars tidsbesparing per anställd innebära lägre personalkostnader och ge mer tid. Tidigare i historien har det kostat stora pengar för en organisation att ta reda på om man jobbar bra och rätt. Det gör det inte längre.