Samarbejdsportaler i Office 365

For virksomheder er der et stadigt stigende behov for at kunne samarbejde bedre og mere effektivt med leverandører, partnere og kunder. Du skal simpelthen være i stand til at kommunikere og dele oplysninger på en mere fleksibel måde end tidligere muligt. Samtidig skal oplysningerne holdes nøjagtige, opdaterede og kun tilgængelige for de rigtige personer. Office 365 giver disse muligheder, og vi ser nærmere på, hvordan samarbejdsportaler kan strømline og lette samarbejdet.

Hvorfor har vi brug for samarbejdsportaler?

Tidligere har kommunikationen stort set fundet sted via e-mail, men udfordringen er, at de oplysninger, der deles mellem dig, din partner, din kunde eller leverandør, ofte er af en sådan art, at de skal opdateres ofte. Den samme type problemer, der opstår internt i virksomheder, kan derfor opstå eksternt – der er mange versioner og opdateringer af dokumenter og filer. Noget, der fører til forvirring og endda direkte fejl, fordi det vil være svært at holde styr på, hvilken version der er aktuel.

Udveksling af oplysninger med partnere, kunder og leverandører stiller også krav til både sikkerhed og tilgængelighed. De forskellige parter i et samarbejde skal have konstant adgang til oplysningerne, men de bør sjældent være tilgængelige for alle. En samarbejdsportal skal således være et sted, der både er beskyttet af adgangsbegrænsninger, samtidig med at den er tilgængelig for dem, der har brug for det og også kan opdateres i realtid.

Tidligere er gæstekonti ofte blevet oprettet for at give forskellige parter adgang til almindelige oplysninger i dit miljø. Dette kræver igen administration, og da alle konti har deres egen licens, medfører dette også omkostninger.

Samarbejdsportaler i Office 365

En samarbejdsportal skaber et fælles kommunikationsområde for kunder, partnere og leverandører, hvor du og de kan dele og hente oplysninger. Dette sikrer, at dokumentationen på portalen altid indeholder de nyeste versioner, og at alle, der har brug for det, har adgang til den.

Mange virksomheder opretter en samarbejdsportal for at opbygge et kundesupportområde, hvor de kan logge ind og få adgang til ofte stillede spørgsmål, formularer til at starte en supportbillet, sagsstatistikker, chatfunktioner osv.

Omkring 70 procent af alle virksomheder bruger i dag Office 365, hvilket er den eneste forudsætning for problemfri kommunikation mellem parterne i de samarbejdsportaler, der er oprettet i Sharepoint. I portalen skal du blot logge på fra deres egen Office 365-konto og få adgang til indholdet fra dit eget miljø. Alt hvad du behøver er, at du som bruger inviteres til portalen.

Fordele ved samarbejdsportaler

Fordelene ved at opbygge samarbejdsportaler omfatter:

• Du opbevarer dine data i dit Office 365-miljø. Du behøver med andre ord ikke at gemme dem eksternt, og de forlader aldrig dit Office 365-miljø.
• Du styrer, hvem der har tilladelse fra dit eget miljø. Så du behøver ikke at gå igennem, for eksempel dit webbureau eller it-afdeling for at anmode om, at en bruger fjernes eller tilføjes.
• Du behøver ikke at "bede om tilladelse". Al administration af portalen bliver væsentligt mindre besværlig, fordi ansvaret påhviler dem, der rent faktisk samarbejder med partneren/leverandøren/kunden.

WeSafe hjælper dig med at opbygge samarbejdsportaler

Hos WeSafe sætter vi meget fokus på, hvordan du som kunde skal tænke, når du bygger ny funktionalitet. Vi rådgiver om, hvordan du bedst optimerer dine processer baseret på dine individuelle behov. Når det f.eks. gælder samarbejdsportaler, laver vi en analyse af, hvordan vi bedst bygger det i Office 365. Vi fungerer som både sparringspartner og grundpille, samtidig med at vi udfordrer din måde at tænke på for at finde nye veje frem.

Vil du vide mere om, hvordan du opretter samarbejdsportaler i Office 365? Kontakt os!