Digitale investeringer i analoge operationer

Stångby Planteskole er en førende leverandør af planter i Sverige og producerer primært etablerede allétræer og frugttræer samt buske i potter. Virksomheden sætter stort fokus på kvalitet, kompetence og service gennem tætte samarbejder med kunder og leverandører. Virksomheden ligger i både Lund og Arlandastad og kan i år fejre 40 års jubilæum. Klientellet er primært haveledere, kommuner og kirkegårdsadministrationer, og virksomhedens mål er at levere kvalitetsanlæg og sikre den bedst mulige håndtering. Jörgen A Warpman er administrerende direktør for Stångby Planteskole og fortæller om rejsen mod et mere digitalt miljø i en ellers analog branche.

Stigende behov for digitale tjenester i voksende virksomheder

Stångby Planteskole ligger i øjeblikket to steder i Sverige, der ligger lidt over 600 km fra hinanden, og virksomheden er vokset de seneste ti år – især de seneste fem. Jörgen fortæller os:

"Tidligere blev der brugt en lokal server, som vi voksede ud af. Det hang ofte og var for langsomt. Dens egen server krævede regelmæssig backup og brandbeskyttelse, hvis der skulle ske noget. Der var simpelthen for mange risici - der sker noget med serveren, alle de digitale data, vi har til vores forretning.

Arbejdet er stort set sæsonbestemt og på sit mest intensive i løbet af foråret og efteråret. I disse perioder kan intet stå stille. Ordrer skal være i stand til at komme ind og ordrebehandling skal fungere smertefrit. Jörgen, igen:

"Vi både dyrker og køber planter og har leverandører fra en række lande og andre områder i Sverige. For at alt kan fungere, skal vi hele tiden holde styr på vores lager og sikre, at vores kunder får de rigtige oplysninger. Kommunikation skal derfor altid fungere fra vores system og ud til dem.

Bred kompetence og tæt dialog

Jörgen konkluderede, at der skal ske en ændring for at sikre pålidelighed og kvalitet over for kunder og leverandører. I dialogen med WeSafe IT fik Jörgen og Stångby Planteskole et bedre billede af, hvad der skulle til for at få gennemført disse ændringer. Han fortsætter:

"Vi har en tæt dialog med WeSafe IT. De er professionelle, har kyndige medarbejdere, der alle har forskellige orienteringer i deres ekspertise, hvilket giver os en bredde af kompetence.

At flytte til skyen betød mere fleksible arbejdsmetoder

Den første ting, der blev gjort, var en overførsel af alle firmadokumenter til Sharepoint, hvilket resulterede i en større gennemgang af filer, hvor en sådan dokumentation, der ikke længere var nødvendig, kunne sigtes ud og slettes. En positiv "bivirkning" af arbejdet med grundigt at gennemgå, hvilke data der blev gemt, var, at filstrukturen kunne genopbygges fra bunden, hvilket skabte orden og orden, mens flytningen til selve skyen gav fleksibilitet og tilgængelighed:

"For os er fordelen ved cloudtjenester fleksibilitet – at uanset hvor du er, og hvilken enhed du bruger, kan du få adgang til de oplysninger, du har brug for. Det digitale arbejde har nu en klar struktur, og at det er nemmere at få et overblik over de oplysninger, der håndteres.

Det erp-system, der tidligere var på den lokale server, blev også overflyttet til en server i Microsoft Azure. WeSafe IT administrerer serveren og sikrer backup.

Få hjælp i arbejdet med GDPR

Stångby Nursery har som mange andre virksomheder arbejdet på at forberede sig på den nye persondataforordning, GDPR, og har haft en fordel ved at få hjælp fra sin it-partner også til GDPR-relaterede tjenester:

"Vi havde en workshop sammen, hvor vi fik hjælp til at udvikle en handlingsplan. På den baggrund har vores interne GDPR-team udviklet en grundlæggende struktur i WeSafe IT's GDPR-hub. Der samler vi rutiner og dokumentation, som vi gradvist fortsætter med at opbygge – det er et konstant igangværende arbejde. Vi har også været meget hjulpet af, at alt er samlet i Sharepoint, og at det er søgbart - noget, der er blevet stadig vigtigere med indførelsen af GDPR.

Pålidelighed, struktur og sikkerhed

Flytningen til Azure har givet øget pålidelighed, hvilket er en stor sikkerhed – især i de tider af året, hvor virksomheden er mest belastet. Med WeSafe IT's hjælp mener Jörgen, at det digitale arbejde nu har en klarere struktur, og at det er nemmere at få et overblik over de håndterede oplysninger:

"Vi værdsætter deres brede kompetence, og den viden, de kan dele med os, er meget værdifuld. Dette gælder ikke kun for de cloud-tjenester, vi bruger, men alt fra GDPR til hardware, hvor de er nyttige både i praksis og med rådgivning i de valg, vi står over for.

Inspiration og viden direkte til din indbakke

Tilmeld dig vores månedlige inspirationsbrev, der giver dig tip, indsigt og råd om nye måder at arbejde på, processer og sikkerhed på i forbindelse med Microsoft 365, Azure og forskellige værktøjer i Microsofts cloudplatform.

WeSafe Cloud-kunde

Cloud-kunde

Læs mere om, hvad der er inkluderet i vores basistilbud – WeSafe Cloud Customer!

Læs mere

Er du interesseret i andre kundesager fra WeSafe?

Vil du vide, hvordan vi kan hjælpe din virksomhed med at udvikle sig med Microsoft 365? Kontakt os, så fortæller vi dig mere!