Salgs-, marketing- og importfirma øger datasikkerheden og reducerer driftsomkostningerne med Microsoft 365
En nydannet virksomhed bestående af to betroede virksomheder, Movement Group Nordic sælger, markedsfører og importerer produkter fra hele verden til fødevareindustrien i Sverige. Efter fusionen havde Movement Group Nordic brug for at samle sine kommunikationskanaler og finde et mere omfattende supportsystem for sine salgsrepræsentanter på området. Ved at flytte til Microsoft 365 forbedrede Movement Group Nordic datasikkerheden, samlede kommunikationskanaler og øgede produktiviteten til en reduceret pris.
Med base i Malmø og Stockholm, Sverige, har Movement Group Nordic specialiseret sig i at levere salgs-, import- og marketingtjenester til mærker, der ønsker at distribuere deres produkter til købmandsforretninger, dagligvarebutikker og restauranter i hele Sverige. Movement Group Nordic blev oprettet, da to virksomheder med base i Sverige fusionerede og er et etableret og betroet navn i regionen.
Den nylige fusion var imidlertid ikke uden de sædvanlige vokseværk. De to virksomheder, Movement Sales Partner og Movement Business Partner, havde forskellige forretningsmodeller og forskellige løsninger på plads for at lette deres behov. Mens Movement Business Partner opererer ud af en centraliseret placering, Movement Sales Partner beskæftiger et decentraliseret netværk af felt salgsrepræsentanter spænder over hele Sverige. Disse feltsalgsrepræsentanter opererer i små, individuelt administrerede produktspecifikke grupper.
Virksomheden stod over for en langsom onboarding-sats for nye salgsgruppemedlemmer, som overvejende opererede via e-mail- og it-løsninger, der ikke var godkendt til intern brug, herunder WhatsApp, Facebook Messenger og SMS-grupper. Mens Movement Sales Partner var gået fra onsite-servere til Microsoft Office 365 tilbage i 2013, havde Movement Business Partner heller ikke. Virksomheden havde brug for en samlet løsning, der ville forbedre kommunikationskanaler, strømline driften og give robust sikkerhed for mobile enheder.
"Med vores medarbejdere spredt over hele landet var det en nødvendighed at flytte til skyen. Med Microsoft 365 har vi øget vores produktivitet, forenet vores kommunikation og reduceret vores driftsomkostninger"
– Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic
Flytning til skyen
Uden nogen intern IT-afdeling henvendte Movement Group Nordic sig til sin mangeårige teknologipartner WeSafe IT, en Microsoft-partner med guldkompetencer i Cloud Platform og Cloud Productivity for små og mellemstore virksomheder. På grund af det tætte samarbejde mellem de to virksomheder vidste specialister hos WeSafe med det samme, at Microsoft 365 Business ville bidrage til at forbedre produktiviteten, reducere driftsomkostningerne og understøtte virksomhedens mobile og kontorbaserede arbejdsstyrke.
Skiftet til Microsoft 365 gav Movement Group Nordic en førsteklasses mulighed for både at forny virksomhedens brug af allerede implementerede Office 365-løsninger som Microsoft SharePoint Online og for at vedtage yderligere løsninger som Microsoft Teams og Intune. Hver af disse nye implementeringer havde indvirkning på hele virksomheden, og de mest dramatiske forbedringer oplevede virksomhedens netværk af salgsrepræsentanter i marken.
Et nyt online hjem i SharePoint
Mens Movement Group Nordic har brugt SharePoint siden 2013, udnyttede virksomheden ikke funktioner ud over løsningens grundlæggende filhåndterings- og delingsfunktioner. Med skiftet til Microsoft 365 tog virksomheden SharePoint mere fuldt ud til sig og skabte et nyt intranet for begge virksomheder via SharePoint-websteder. "Alle de oplysninger, som vores medarbejdere har brug for, er i SharePoint Online," siger Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic. "Vi har virksomhedsnyheder, links, medarbejderhåndbøger og kalendere. Med vores medarbejdere så spredt ud, er det virkelig den bedste og mest effektive måde at dele information på."
Det er også første gang, at medarbejdere uden for hovedkontorerne har haft adgang til SharePoint. For nyansatte feltsalgsrepræsentanter er ændringen dramatisk og velkommen. Onboarding-processen for en ny medarbejder foregår på hovedkontoret i Malmø, men det er en informationsrig oplevelse, der varer en hel dag. Efter onboarding måtte feltarbejdere stole på, at deres ledelsesteam kunne fortsætte deres uddannelse eksternt. Med SharePoint kan disse medarbejdere opdatere deres virksomheds- og produktkendskab proaktivt.
Medarbejdere behøver heller ikke at bekymre sig om at åbne dokumenter uden for deres ansvarsområde, fordi virksomheden bruger SharePoint til at styre adgangen til følsomme oplysninger. "SharePoint Online gør det utroligt nemt at administrere, hvem der har adgang til hvert dokument, selv med to virksomheder," siger Maria Hoffsten, marketingkoordinator hos Movement Group Nordic. "Vi kan selv drive så meget af det, at vi virkelig ikke har brug for en it-afdeling."
"Alle de oplysninger, som vores medarbejdere har brug for, er i SharePoint Online. Vi har virksomhedsnyheder, links, medarbejderhåndbøger og kalendere. Med vores medarbejdere så spredt ud, er det virkelig den bedste og mest effektive måde at dele information på".
– Emma Trygg, CFO hos Movement Group Nordic
Stærkere relationer gennem Teams
Med Microsoft Teams bruger medarbejderne ikke længere en række ikke-godkendte værktøjer til kommunikation. Individuelle salgschefer udveksler nemt meddelelser med salgsmedarbejdere, og medarbejdere, der flytter fra en salgsgruppe til en anden, lærer hurtigt deres kolleger at kende. "Hver salgsgruppe har sin egen Teams-kanal," siger Hoffsten. "De deler dokumenter, taler om hverdagsproblemer og kan nå ud til os på kontoret meget hurtigere, når de har brug for salgssupport eller har tidsfølsomme spørgsmål. Vi har reduceret den interne trafik i e-mail-samtale med Teams og dermed sparet meget tid."
Salgsgrupper bruger Teams til at styrke relationer. "Fordi vi er spredt over hele Sverige, har vi indstiftet ugentlige salgsmøder gennem Teams. Medlemmer af salgsgrupper kan se hinanden – det er mere effektivt og hjælper dem med at opbygge en følelse af kammeratskab. De mødes ansigt til ansigt fire gange om året, og Teams hjælper dem med at holde godt gruppesammenhold og holdånd i mellem."
Medarbejderne deler også deres daglige succeser gennem Teams. Hvis en feltsalgsrepræsentant opbygger en attraktiv skærm i en butik, kan vedkommende dele den med gruppen, og kolleger kan forlade tillidsvotum, komme med kommentarer og dele tip, der er relateret til billedet. Disse interaktioner hjælper nyansatte med at lære deres produkter og salgsgrupperne meget hurtigere at kende end med de tidligere ustyrede it-løsninger.
"Vi bruger Teams til at forenkle onboarding," siger Hoffsten. "Medarbejderne kan se alle navne og billeder af deres kolleger. Det er nemmere for dem at være en del af teamet, end det er via Messenger, hvor du skal dele din personlige profil på Facebook eller via SMS, hvor du slet ikke kan se dem."
"Vi bruger Teams til at forenkle onboarding... Det er nemmere for dem at være en del af teamet, end det er via Messenger, hvor du skal dele din personlige profil på Facebook eller via SMS, hvor du slet ikke kan se dem".
– Maria Hoffsten, Marketin Coordinator hos Movement Group Nordic
Forbedret datasikkerhed med Intune
Fordi Movement Group Nordic er stærkt afhængig af at placere sin feltsalgsrepræsentant på kundelokationer, er telefoner og tablets en nødvendig del af deres arbejdsdag. For at hjælpe med at overholde den generelle forordning om databeskyttelse (GDPR) implementerer virksomheden Microsoft Intune, en enheds-agnostisk cloudbaseret administrationsløsning. Gennem Intune kan Movement Group Nordic oprette appbeskyttelsespolitikker, der hjælper med at holde virksomhedens data sikre.
Hvis en medarbejder forlægger sin enhed, kan vedkommendes konto slettes eksternt for at holde virksomhedens data ude af de forkerte hænder. Hvis en medarbejder forlader virksomheden, behøver deres gamle enhed desuden ikke længere at blive sendt til hovedkontoret til omfordeling. Movement Group Nordic kan sende enheden direkte til den næste bruger, og en ny bruger kan derefter logge ind på enheden med firmaapps ved hjælp af deres egne legitimationsoplysninger. De har kun adgang til de oplysninger, de har brug for til deres position, uanset hvem der brugte enheden sidst.
Med ensartede kommunikationskanaler, styrkede datastyringsværktøjer og en stærkere følelse af teamwork er medarbejderne i Movement Group Nordic nu dygtigere end nogensinde, uanset om de er på kontoret eller på farten.