Er dine personaleoplysninger korrekte?

Hvorfor dine personaleoplysninger bliver forældede

I mange organisationer behandles de samme data flere forskellige steder. Problemet er, at selvom ambitionen er at holde dem opdateret overalt, er det sjældent tilfældet i sidste ende. Det betyder, at medarbejderdata ofte er ufuldstændige eller forældede siden sidste opdatering, da nye medarbejdere kan være blevet ansat, gamle medarbejdere kan være rejst, eller medarbejdere kan have skiftet stilling i virksomheden.

De organisationsdiagrammer, der findes i vores virksomhed, er derfor i mange tilfælde forældede, da denne type opdatering ikke har høj prioritet. Det opfattes måske ikke som "forretningskritisk", og det er heller ikke information, der bruges dagligt. Man kan bare "vente lidt" med at lave opdateringen.

I større organisationer ligger ansvaret for at holde dataene opdaterede desuden ofte hos forskellige medarbejdere i forskellige dele af organisationen. Ændringer følger ofte en proceskæde, hvor ikke alle bliver informeret om ændringer på samme tid. I stedet distribueres information på forskellige niveauer, på forskellige stadier af den organisatoriske forandring.

Derfor skal dine personaleoplysninger holdes opdaterede

Så hvorfor er det så vigtigt at holde medarbejderdataene opdaterede? Dine medarbejdere skal føle sig sikre på, at de oplysninger, der er tilgængelige i registrene, er korrekte. Hvis de ikke stoler på dataene, vil de vælge alternative måder at finde de rigtige oplysninger på. Nogle kan endda oprette deres egne registre, f.eks. kontaktoplysninger, som er parret lokalt på skrivebordet. Dette er vanskeligt, fordi den nye persondataforordning (GDPR) stiller øgede krav til kontrollen med de personlige data, der flyder i organisationen.

For en ny medarbejder bliver manglen på opdateret information problematisk på andre måder. Som ny medarbejder i en ny virksomhed er det vigtigt, at man nemt kan danne sig et overblik over organisationen, og hvilke medarbejdere der indgår i de enkelte dele. Den rigtige information skal være let tilgængelig, så den nye medarbejder kan navigere gennem organisationen på en ukompliceret måde.

Opdater alle personaleoplysninger overalt, samtidigt med Microsoft 365

Så et af problemerne er, at hvis medarbejderoplysningerne opdateres ét sted, sker ændringerne ikke andre steder. Det fører til fejl og forvirring, og det er også tidskrævende at skulle opdatere de samme oplysninger mange forskellige steder. Den administrative proces kan derfor strømlines betydeligt.

I Microsoft 365 er der så mange data knyttet til hver bruger, at man ofte kan få en klar idé om, hvordan en medarbejders rolle ser ud, bare ved at kigge på brugerprofilen. Hvis der foretages opdateringer af personaleoplysninger, afspejles de overalt på samme tid, de er samlet ét sted, og du kan få adgang til dem fra din Teams-visning. Med andre ord behøver du aldrig at forlade dit arbejdsområde for at få adgang til personaleoplysninger:

Det faktum, at personaleoplysninger er baseret på Microsoft 365, skaber en række fordele:

• Du får adgang til de samme data om dine medarbejdere, uanset hvor du er, og i hvilken sammenhæng du har brug for dem.
• Dataene er pålidelige og opdaterede
• Information er samlet på ét sted
• Opdateringer påvirker overalt
• Du sparer tid på grund af mindre administration - oplysningerne opdateres ét sted.

Hos WeSafe hjælper vi dig med at bruge Microsoft 365, så alle dine personaleoplysninger øjeblikkeligt bliver opdateret for alle brugere i hele dit miljø. Vil du vide hvordan? Så tag kontakt til os!