5 clevere Tipps für eine effektivere interne Kommunikation

In den meisten Unternehmen dominiert immer noch die E-Mail - auch wenn sie nicht das beste Werkzeug für die interne Kommunikation ist. Was viele alltägliche Microsoft 365-Nutzer nicht wissen, ist, dass die Plattform mehrere Alternativen bietet, die in vielen Fällen besser geeignet sind. 

Um hier Abhilfe zu schaffen, habe ich meine besten Tipps zusammengestellt, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Plattform nutzen können, um intelligenter zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten.  

 

Viel mehr als E-Mail

Immer mehr Menschen arbeiten aus der Ferne ohne die tägliche Besprechung mit ihren Kollegen. Stattdessen sollten die meisten Dinge erledigt werden digital und dDer "physische" Kontakt kann nicht vollständig ersetzt werden. Eines ist jedoch sicher: Microsoft 365 bietet den Nutzern ganz andere (und für viele noch unentdeckte) Möglichkeiten als bisher. Doch um diese zu nutzen, muss man sich mit einer ebenso verbreiteten wie hartnäckigen Gewohnheit fertig werden: E-Mails für alles zu verwenden!.

Eine fundierte Schätzung ist, dass 70-90 % über E-Mail laufenegal, ob es sich um eine kurze Frage an einen Kollegen, ein gemeinsam zu nutzendes Dokument oder Informationen über neue Verfahren handelt.

Heute ist es viel einfacher, sich mit einer Nachricht Nachrichten über das Intranet oder einen Chat zu starten mit den Mitarbeitern zu starten als früher. Zum einen können Sie dies direkt in der von Ihnen verwendeten Anwendung ohne die Anwendung oder das Fenster wechseln zu müssen.

Es ist nur eine Frage der zwischen verschiedenen Arten der Kommunikation zu unterscheiden und den entsprechenden Kommunikationskanal zu wählen.

Damit ist es Zeit für die Tipps!

 

Tipp Nr. 1: Kommunikationsseiten für Informationen an viele

Allgemeine Unternehmensinformationen wie betrifft alle oder viele Personen im Unternehmen ist ideal für Kommunikationsseiten - wie z. B. die Homepage des Intranets des Unternehmens. Sie können eine Webseite für die gesamte Organisation und eine für jeden Bereich, jede Abteilung oder jedes größere Team einrichten. Die Personalabteilung kann zum Beispiel alle Informationen über die Personalabteilung auf einer leicht zugänglichen Seite zusammenfassen, die allen bekannt ist.

Vermeiden Sie ablenkende Massensendungen an alle per E-Mail "zur Information".. Die Informationen gehen im Tsunami der E-Mails unter. Und in einem Teams-Kanal "kann" sie leicht verschwinden.

Das Grundprinzip ist, dass alle Informationen (und Unterhaltungen) leicht zugänglich zu halten für alle, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.

Seite Kommunikation 

 

Tipp Nr. 2: Chat in Teams für schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern

Wenn Sie bei dem Gedanken an "Chatten bei der Arbeit" ein wenig zögern, sind Sie nicht allein. Das Chatten in Teams ist jedoch nicht wie das Chatten mit Freunden in den sozialen Medien. Es ist viel effektiver als E-Mail wenn eine Idee diskutiert werden muss in der Gruppe diskutiert werden muss, oder wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine Frage erhalten wollen. Mit Ausnahme eines Telefonatsist es dem Gespräch mit den Kollegen im Büro so nahe, wie es nur möglich ist, ohne dort zu sein.

Darüber hinaus können diejenigen, die in Teams miteinander chatten, in derselben App problemlos Dokumente, Notizzettel und gemeinsame Kalender teilen, Videokonferenzen abhalten und vieles mehr.

Wenn es mehr Chat-Teilnehmer gibt empfehle ich themenbasierte, themenbezogene Unterhaltungen gegenüber großen Gruppenchats, die leicht unstrukturiert werden können. Alle Nachrichten sind dann mit einem bestimmten Beitrag verknüpft und offen, was eine große Vertrautheit schafft. Gleichzeitig können ausgewählte Themen und Personen mit Tags versehen werden - mehr dazu im nächsten Tipp!

Chatten und Taggen in Teams

Themenbezogene Unterhaltungen und Erwähnungen in Teams

 

Tipp Nr. 3: Personen markieren, nicht mailen

Verwenden Sie Erwähnungen unabhängig davon, ob Sie in Teams, einer Office-Anwendung oder in Listen arbeiten. Anstatt eine Kopie einer Word-Datei per E-Mail zu versenden, wenn Sie Feedback zu einem Text in Word erhalten möchten, können Sie die Person markieren Sie können die Person, von der Sie Feedback wünschen, direkt in Word markieren. Über die Kommentarfunktion (geben Sie @Name) erhält die Person sofort eine Aufforderung zur Rückmeldung zusammen mit einem Link zum richtigen Dokument in der richtigen Version und kann direkt im Dokument antworten. Wirklich reibungslos.

Wenn Sie jemanden auf etwas aufmerksam machen wollen, das Sie geschrieben haben, verwenden Sie Tags in allen Kanälen und Anwendungen. Vermeiden Sie es jedoch, das gesamte Team zu markieren, wenn es sich nur um eine Person handelt. Sie können etwas in einem Kanal kommunizieren, von dem alle wissen sollten. Markieren Sie aber die Person, die sich um die Angelegenheit kümmern soll.

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Erwähnungen ist, dass Microsoft Viva Ihnen relevante Informationen senden kann, damit Sie nicht danach suchen müssen. Außerdem erhalten Sie Einblicke in Unterhaltungen, in denen Sie getaggt wurden, in Dokumente, die mit Ihnen geteilt wurden, und vieles mehr.

Erwähnungen in Word

Mail, wenn Sie in Word erwähnt wurden

 

Tipp Nr. 4: Gemeinsame Kanäle statt privater Kanäle

Jetzt können Sie jemandem, der nicht Mitglied eines Teams ist Zugriff auf einen gemeinsamen Kanal im Team geben, ohne dieser Person Zugang zu den anderen Channels des Teams zu geben. Dies ist ein Unterschied zu pgemeinsamen Kanälen in einem Team, die nur Teammitglieder zugreifen können.

Gemeinsame Kanäle können sowohl intern als auch von Einzelpersonen genutzt werden außerhalb Ihrer Organisation genutzt werden. Für Letztere ist es eine große Verbesserung, denn sie sehen den gemeinsamen Kanal direkt in ihrer eigenen Teamumgebung unter "Ihre anderen Teams" sehen, ohne die Umgebung wechseln zu müssen.

Gemeinsamer Kanal in Teams

 

Tipp Nr. 5: Nutzen Sie Ihren persönlichen Assistenten

Alles, was in einem der Kanäle geschrieben wird ist durchsuchbar in Teams und auf office.com. Dort können Sie auch eine Zusammenfassung Nachrichten, Dateien und Unterhaltungen, die für Sie relevant sind. Microsoft Viva versammelt zusammen alles, was Sie von Ihrer Intranetseite, Ihren Teams-Seiten, Teams-Kanälen und Chats im Auge behalten müssen. Mit der Zeit müssen Sie selbst weniger im Auge behalten.

Wenn Sie eine eine Nachricht verpasst haben oder eine Nachricht erscheint sie in einer täglichen E-Mail, in der Viva zusammenfasst alles zusammenfasst, was für Sie relevant ist. Wenn Sie und Ihre Mitarbeiter wirklich mit dem System interagieren hat Viva Daten, mit denen es arbeiten kann. Sie können dem System mitteilen, welche Seiten, Kanäle oder Teams Sie verfolgen möchten. Viva kann auch Informationen als relevant einstufen, weil Sie zu dem Team gehören sie betrifft. Wenn Sie eine bestimmte Nachrichtenseite schon lange nicht mehr besucht habenoder getaggt wurden in einer Unterhaltung, können Sie sich daran erinnern lassen, die Seite oder die Unterhaltung zu besuchen. Je mehr Sie das System nutzen, desto mehr Nutzen haben Sie davon.

 

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Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie sich nicht scheuen sollten mehrere Oberflächen und Kanäle zu verwendenaber halten Sie jedes Gespräch dort, wo es hingehört. Schnelle Pucks innerhalb des Teams lassen sich mit Vorteil direkt in der App in der jeder arbeitet.

 

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie innerhalb Ihrer Organisation effektiver kommunizieren können? Nehmen Sie Kontakt auf!