5 clevere Tipps für eine effektivere interne Kommunikation

In den meisten Unternehmen dominiert nach wie vor die E-Mail - auch wenn sie nicht das beste Werkzeug für das ist, was kommuniziert werden muss. Was viele alltägliche Microsoft 365-Nutzer nicht wissen, ist, dass die Plattform mehrere Alternativen bietet, die in vielen Fällen besser geeignet sind. 

Um hier Abhilfe zu schaffen, habe ich meine besten Tipps zusammengestellt, wie Sie und Ihre Mitarbeiter die Plattform nutzen können, um intelligenter zu kommunizieren und effizienter zu arbeiten.  

 

Viel mehr als E-Mail

Immer mehr Menschen arbeiten im Entfernung ohne das tägliche Treffen mit ihren Kollegen. Stattdessen wird die meiste Zeit digital. Der "physische" Kontakt mag nicht vollständig ersetzt werden, aber eines ist sicher: Microsoft 365 bietet ganz andere (und für viele noch unentdeckte) Möglichkeiten für die Nutzer als bisher. Doch um diese zu nutzen, müssen Sie gegen eine ebenso häufige wie hartnäckige Gewohnheit angehen: die Verwendung von E-Mails für alles.

Eine fundierte Schätzung ist, dass 70-90 % über E-Mail laufenegal, ob es sich um eine kurze Frage an einen Kollegen, ein gemeinsam zu nutzendes Dokument oder Informationen über neue Verfahren handelt.

Heute ist es viel einfacher, sich mit einer Nachricht Nachrichten über das Intranet oder einen Chat zu starten mit den Mitarbeitern zu starten als früher. Zum einen können Sie dies direkt in der von Ihnen verwendeten Anwendung ohne die Anwendung oder das Fenster wechseln zu müssen.

Es ist nur eine Frage der zwischen verschiedenen Arten der Kommunikation zu unterscheiden und den entsprechenden Kommunikationskanal zu wählen.

Damit ist es Zeit für die Tipps!

 

Tipp Nr. 1: Kommunikationsseiten für Informationen an viele

Allgemeine Unternehmensinformationen wie betrifft alle oder viele Personen im Unternehmen ist ideal für Kommunikationsseiten - wie z. B. die Homepage des Intranets des Unternehmens. Sie können eine Webseite für die gesamte Organisation und eine für jeden Bereich, jede Abteilung oder jedes größere Team einrichten. Die Personalabteilung kann zum Beispiel alle Informationen über die Personalabteilung auf einer leicht zugänglichen Seite zusammenfassen, die allen bekannt ist.

Vermeiden Sie ablenkende Massensendungen an alle per E-Mail "zur Information".. Die Informationen gehen im Tsunami der E-Mails unter. Und in einem Teams-Kanal "kann" sie leicht verschwinden.

Das Grundprinzip ist, dass alle Informationen (und Unterhaltungen) leicht zugänglich zu halten für alle, die sie brauchen, wenn sie sie brauchen.

Seite Kommunikation 

 

Tipp Nr. 2: Chat in Teams für schnelle Kommunikation zwischen Mitarbeitern

Wenn Sie bei dem Gedanken an "Chatten bei der Arbeit" ein wenig zögern, sind Sie nicht allein. Aber das Chatten in Teams ist nicht wie das Chatten mit Freunden in den sozialen Medien. Es ist viel effektiver als E-Mail wenn eine Idee zu diskutieren in der Gruppe diskutieren oder wenn Sie eine schnelle Antwort auf eine Frage erhalten möchten. Mit Ausnahme eines Telefongesprächsist es dem Gespräch mit den Kollegen im Büro so nahe, wie es nur möglich ist, ohne dort zu sein.

Darüber hinaus können diejenigen, die in Teams miteinander chatten, in derselben App problemlos Dokumente, Notizzettel und gemeinsame Kalender teilen, Videokonferenzen abhalten und vieles mehr.

Wenn es mehr Chat-Teilnehmer gibt empfehle ich themenbasierte, themenbezogene Unterhaltungen gegenüber großen Gruppenchats, die leicht unstrukturiert werden können. Alle Nachrichten sind dann mit einem bestimmten Beitrag verknüpft und offen, was eine große Vertrautheit schafft. Gleichzeitig können ausgewählte Themen und Personen mit Tags versehen werden - mehr dazu im nächsten Tipp!

Chatten und Taggen in Teams

Themenbezogene Unterhaltungen und Erwähnungen in Teams

 

Tipp Nr. 3: Personen markieren, nicht mailen

Verwenden Sie Erwähnungen, egal ob Sie in Teams, einer Office-Anwendung oder in Listen arbeiten. Anstatt eine Kopie einer Word-Datei per E-Mail zu versenden, wenn Sie Feedback zu einem Text in Word erhalten möchten, können Sie die Person markieren Sie können die Person, von der Sie Feedback erhalten möchten, direkt in Word markieren. Über die Kommentarfunktion (geben Sie @Name) erhält die Person eine sofortige Aufforderung zur Rückmeldung mit einem Link zum richtigen Dokument in der richtigen Version und kann direkt im Dokument antworten. Wirklich reibungslos.

Sie können Tags in allen Kanälen und Anwendungen verwenden, wenn Sie möchten, dass jemand etwas von Ihnen Geschriebenes bemerkt. Vermeiden Sie es jedoch, das gesamte Team zu markieren, wenn nur eine Person betroffen ist. Mit anderen Worten: Sie können in einem Kanal etwas kommunizieren, von dem alle wissen sollen, aber nur die Person markieren, die es bearbeiten wird.

Ein weiterer Grund für die Verwendung von Erwähnungen ist, dass Microsoft Viva Ihnen dann relevante Informationen senden kann, so dass Sie nicht danach suchen müssen, und Ihnen Einblicke in die Konversationen gibt, in denen Sie getaggt wurden, in denen Dokumente mit Ihnen geteilt wurden und vieles mehr.

Erwähnungen in Word

Mail, wenn Sie in Word erwähnt wurden

 

Tipp Nr. 4: Gemeinsame Kanäle statt privater Kanäle

Jetzt können Sie jemandem, der nicht Mitglied eines Teams ist Zugriff auf einen gemeinsamen Kanal im Team geben, ohne dieser Person Zugang zu den anderen Channels des Teams zu geben. Dies ist ein Unterschied zu pgemeinsamen Kanälen in einem Team, die nur Teammitglieder zugreifen können.

Gemeinsame Kanäle können sowohl intern als auch von Einzelpersonen genutzt werden außerhalb Ihrer Organisation genutzt werden. Für Letztere ist es eine große Verbesserung, denn sie sehen den gemeinsamen Kanal direkt in ihrer eigenen Teamumgebung unter "Ihre anderen Teams" sehen, ohne die Umgebung wechseln zu müssen.

Gemeinsamer Kanal in Teams

 

Tipp Nr. 5: Nutzen Sie Ihren persönlichen Assistenten

Alles, was in einem der Kanäle geschrieben wird ist durchsuchbar in Teams und auf office.com. Dort können Sie auch eine Zusammenfassung Nachrichten, Dateien und Unterhaltungen, die für Sie relevant sind. Microsoft Viva versammelt zusammen alles, was Sie von Ihrer Intranetseite, Ihren Teams-Seiten, Teams-Kanälen und Chats im Auge behalten müssen. Mit der Zeit müssen Sie selbst weniger im Auge behalten.

Wenn Sie eine eine Nachricht verpasst haben oder eine Nachricht erscheint sie in einer täglichen E-Mail, in der Viva hat alles zusammengefasst alles zusammenfasst, was für Sie relevant ist. Wenn Sie und Ihre Kollegen wirklich mit dem System interagieren erhält Viva Daten, mit denen es arbeiten kann. Sie können dem System mitteilen, welche Seiten, Kanäle oder Teams Sie verfolgen möchten. Viva kann auch Informationen als für Sie relevant einstufen zu dem Team gehören sie betrifft. Wenn Sie eine bestimmte Nachrichtenseite schon länger nicht mehr besucht habenoder getaggt in einer Unterhaltung, können Sie eine Erinnerung erhalten, die Seite oder die Unterhaltung zu besuchen. Je mehr Sie das System nutzen, desto mehr Nutzen haben Sie davon.

 

Tägliche E-Mail von Viva

Viva insights hält Sie auf dem Laufenden

 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie sich nicht scheuen sollten mehrere Oberflächen und Kanäle zu verwendenaber halten Sie jedes Gespräch dort, wo es hingehört. Schnelle Pucks innerhalb des Teams lassen sich mit Vorteil direkt in der App in der jeder arbeitet.

 

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Ihr Unternehmen effektiver kommunizieren kann? Nehmen Sie Kontakt auf!