MK Illumination erhält sichere und flexible Werkzeuge für die Arbeit von zu Hause aus

MK Illumination ist spezialisiert auf individuelle End-to-End-Beleuchtungslösungen für saisonale Feiern und Themenattraktionen. Das Unternehmen stellt kommerzielle Beleuchtungsprodukte her und bietet eine Reihe von Lichtplanungsdienstleistungen an, die Städten und Einzelhandelsflächen helfen, alltägliche Räume in außergewöhnliche Erlebnisse zu verwandeln. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Innsbruck, Österreich, ist weltweit tätig, entwickelt Ideen und liefert Projekte über seine Tochtergesellschaften in verschiedenen Ländern.

Im Jahr 2019 nutzten die Mitarbeiter von MK Illumination Microsoft Exchange Online mit lokalen Kopien von Office-Anwendungen. Sie speicherten Unternehmensdokumente auf Cloud-Filesharing-Diensten von Drittanbietern und lokalen Dateiservern. Oft wurden mehrere Versionen derselben Datei auf lokalen Dateiservern, persönlichen Festplatten und in Cloud-Ordnern gespeichert. Um diese Herausforderungen zu meistern, suchte das Unternehmen nach einer Versionierungs- und Workflow-Automatisierungslösung, um seinen spezialisierten Verkaufszyklus und andere Geschäftsprozessinformationen aktuell und genau zu halten.

Der IT-Partner des Unternehmens, das schwedische Unternehmen WeSafe, schlug eine einheitliche, effiziente, agile und skalierbare Option vor: Upgrade-Lizenzen auf Microsoft 365 Business Premium. Dies würde Remote-Mitarbeitern wie Vertriebsmitarbeitern unabhängig von ihrem Arbeitsplatz Zugriff auf die aktuellsten Dokumente und die Möglichkeit geben, benutzerdefinierte Microsoft Teams-Workflows für das Projektmanagement zu erstellen.

Automatisierte Projektabläufe

Heute speichern die Mitarbeiter von MK Illumination mit Teams alle relevanten Projektinformationen an einem Ort und finden die benötigten Daten schnell, ohne in mehreren Ordnern und Apps suchen zu müssen. Mitarbeiter sichern und teilen Dateien automatisch mit Microsoft Teams, und sie chatten, rufen an und halten Videokonferenzen mit anderen über diese Anwendung ab.

WeSafe, ein Microsoft Partner des Jahres 2017, hat die Zusammenarbeit noch einen Schritt weiter verbessert, indem es mit Microsoft 365-Automatisierungs- und Integrationstools neue Effizienzen geschaffen hat. In einer Woche erstellte der Partner mithilfe von Power Apps eine neue App in Teams, die Tools wie Planner und To Do integriert, um Projektworkflows zu definieren und zu automatisieren.

Jeder Schritt in einem Projekt wird mithilfe von Power Automate, das manuelle Prozesse mit UI-Flows automatisiert, validiert und an die nächste Person im Workflow weitergeleitet. Wenn Mitarbeiter jetzt ein Projekt starten, klicken sie auf eine Schaltfläche, um Planner und einen Teams-Kanal automatisch einzurichten. Alles, vom Senden von Einladungen und Aufgabenerinnerungen über das Zuweisen von Aufgaben bis hin zur Archivierung von Projekten, wird jetzt von dieser neuen App aus erledigt. Mitarbeiter hängen Dokumente an Projektaufgaben an und bearbeiten die Dateien online, ohne die Teams-Umgebung zu verlassen.

Die Mitarbeiter von MK Illumination haben diese neue Arbeitsweise angenommen, um effizienter zu sein und nahtlos an einem Ort mit allen notwendigen Werkzeugen zusammenzuarbeiten.

Integrierte Identitäts- und Datensicherheit

Der Partner erstellte auch einen Chatbot für Teams mit Microsoft Power Virtual Agents. Der Chatbot verwaltet Workflowbenachrichtigungen basierend auf Mitarbeiteridentitätsinformationen aus Azure AD. Die WeSafe-Lösung bietet auch einmaliges Anmelden und mehrstufige Authentifizierung auf Basis von Azure AD und nutzt diese Identitätsdaten, um Automatisch Informationen in Teams-Workflows vorab aufzufüllen und Aufgaben wie das Überprüfen von Projektbudgets auszuführen. Mitarbeiter können jetzt die Berufsbezeichnungen, Organigramminformationen und Kontaktdaten von Kollegen mit dem Teams-Chatbot nachschlagen.

Sicherheit, wie auch Zusammenarbeit, ist jetzt bei MK Illumination integriert. Nach dem Upgrade auf Microsoft 365 Business Premium stellte der Kunde Office 365 Advanced Threat Protection für E-Mail-Sicherheit zum Schutz vor Malware und Phishing bereit, während Mitarbeiter mit Kunden und Partnern aus der ganzen Welt zusammenarbeiten. MK Illumination konzentriert sich auf die Stärkung der Sicherheit – das Unternehmen plant als nächstes die Aktivierung der Verwaltungsfunktionen für mobile Geräte in Microsoft Intune.

Arbeiten in einer neuen Realität

Als die weltweite Pandemie Anfang 2020 Gesundheits- und Sicherheitsbedenken aufwarf, nutzte MK Illumination seine agile neue Arbeitslösung von Microsoft 365, um Büromitarbeiter schnell, nahtlos und sicher auf die Arbeit von zu Hause aus umzustellen. Mitarbeiter greifen über die Cloud auf alles zu, sodass das Unternehmen keine VPN-Lösung (Virtual Private Network) eines Drittanbieters oder lokale Dateiserver mehr warten oder sichern muss. Auf Projektmanagement-Tools und -Dokumente kann in Teams zugegriffen werden, sodass Mitarbeiter von überall aus über jede Art von Internetverbindung zusammenarbeiten können. Und MK Illumination holt weiterhin das Beste aus seinen Daten heraus, indem es anpassbare, automatisierte Low-Code-Workflows verwendet, die von seinem IT-Partner WeSafe erstellt wurden.

Selbst in dieser neuen Realität freut sich MK Illumination, mehr der in Microsoft 365 enthaltenen Cloud-Tools und Sicherheitsfunktionen zu nutzen, um Kollaborationssilos aufzubrechen und atemberaubende Lichterlebnisse zu schaffen, die bei besonderen Veranstaltungen und Feiertagen ein Gefühl des Staunens vermitteln.

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