Så här håller du din Microsoft 365-miljö grön och skön

Men trots att Microsoft 365 bokstavligen är byggd för Evergreen IT och datadrivna arbetssätt, utnyttjar många bara en bråkdel av plattformens möjligheter. Det är dags att ändra på det.

Så hur uppnår du Evergreen IT med Microsoft 365 rent konkret?

Evergreen IT – så går det till

Förr tog sig många företag fram trots en växande ”teknikskuld” som man försökte betala av med ett stort uppgraderingsprojekt (i bästa fall) vart tredje år. Idag är det här inte längre en hållbar strategi. De digitala verktygen utnyttjas inte på ett effektivt sätt, produktionen sjunker och de anställda kommer efter i sin kompetensutveckling. Och för varje månad som går samlar företaget på sig fler aktiva säkerhetshot, som förr eller senare leder till incidenter.

För att komma ur den här situationen är det viktigt att förstå vad Microsoft 365 gör och möjliggör. Den som administrerar plattformen kan följa hur det står till med företagets IT-miljö via dashboards, eller instrumentpaneler. Där visas alltid status för företagets:

• Säkerhet
• Regelefterlevnad
• Produktivitet
• Klimatavtryck
• Nätverksprestanda

Med undantag för klimatavtryck tilldelas varje område löpande en ”score”, eller poäng, från 0 till 100 procent, från rött till grönt. Målet bör vara att åtminstone hålla sig över 60 procent, gränsen för vad Microsoft klassar som grönt – en IT-miljö i fas med Microsoft 365.

Microsoft 365 talar om för dig hur du kan göra detta. Vad gäller säkerheten kan du få en notifiering att slå på en klients brandvägg eller aktivera en funktion. Om någon har brutit mot en säkerhetspolicy får du ett larm. Systemet håller reda på vad användarna gör, hur de följer de uppsatta reglerna och kan ge dem påminnelser när det behövs. Det bevakar företagets efterlevnad genom att hålla reda på ändringar i regelverk som GDPR eller ISO och anpassa sina råd därefter.

Plattformen jämför hur de anställda använder plattformen med det som visat sig vara best practice. Om vi tittar på produktiviteten har det till exempel visat sig att Teams lämpar sig väl för samarbete mellan fler personer, medan epost snarare passar för extern kommunikation. På så vis kan Microsoft 365 identifiera förbättringsmöjligheter, som att föreslå lämpliga utbildningar i Teams. En annan vanlig förbättring är att spela in seminarier och presentationer så att fler kan ta del av dem. Eller att medarbetare lär sig använda Microsoft Office på mobilen.

Flaskhalsar i arbetsflöden upptäcks, till exempel hur fort det går att ladda filer hemifrån, så att felkonfigurerade nätverk kan åtgärdas.

Genom att åtgärda behoven direkt när de dyker upp håller du IT-miljön – och användarna – i trim. Och du vet att pengarna läggs på förbättringar som verkligen behövs.

Du får också rapporter som i reda siffor visar hur företaget sköter sig. Det kan komma väl till pass om IT-avdelningen behöver visa att man är tillförlitlig enligt Microsoft eller motivera en investering i säkerhet.

Det här behöver du göra

Även om en stor del av uppdateringarna och förslagen sker automatiskt i plattformen krävs ett kontinuerligt underhållsarbete. Någon behöver hålla koll på instrumentpanelerna, avgöra vilka rekommendationer som ska följas och vilka brister som ska avhjälpas. En människa av kött och blod ska vidta åtgärder som att ta hand om larm i tid, aktivera funktioner och sätta upp regler för användarna.

Ju oftare du gör det, desto mer i fas med plattformen är din IT-miljö och desto bättre presterar den – och företaget. För att sköta det här behöver du IT-medarbetare med aktuell kompetens inom säkerhet, produktivitet, regelefterlevnad och nätverk. Det kan vara svårt att hitta en enda person som kan alla områden tillräckligt väl, ofta behövs det fler för att kunna täcka in dem.

En möjlighet är att ta hjälp.

Microsoft 365 Evergreen håller din IT grön

WeSafe har ett säkerhetsteam som håller företag som anslutit sig till tjänsten Microsoft 365 Evergreen IT-säkra genom att bevaka, ge rekommendationer och löpande genomföra åtgärder. Vårt efterlevnadsteam ser till att företagen lever upp till lagar och regleringar och vårt produktivitetsteam hjälper användarna att bli mer effektiva. Vi tar hand om din administration och uppdaterar dig varje månad på nya regler, säkerhetsrisker, releaser och produkter.

Du drar nytta av både Microsofts och vår samlade erfarenhet från ett stort antal företagsanvändare, som ständigt är up-to-date med de senaste teknologierna, trenderna och säkerhetsriskerna.

Gå in och kolla vilka ”scores” ditt företag ligger på:

• Säkerhet https://security.microsoft.com/securescore?viewid=overview
• Produktivitet https://admin.microsoft.com/Adminportal/Home#/productivityscore
• Efterlevnad https://compliance.microsoft.com/compliancemanager?viewid=overview

Om du inte kommer åt dem via länken, be IT-ansvarig eller din IT-leverantör att ta fram värdena. Ser det inte grönt ut, gör en åtgärdsplan för Evergreen IT – eller hör av dig till oss!