So verwalten Sie Ihr IT-Budget in schwierigeren Zeiten (Checkliste)

Nach Jahren des finanziellen Rückenwinds haben sich viele Unternehmen an einen viel größeren IT-Anzug gewöhnt, als sie wirklich brauchen. Jetzt, da die Wirtschaft nach unten zeigt, ist es höchste Zeit, ihre IT-Kosten zu überprüfen. 

Beginnen Sie mit einer Umfrage zur IT-Nutzung und deren Kosten. Dann schätzen Sie, wie Ihre zukünftigen Bedürfnisse aussehen. Die Differenz verrät, wo es Einsparpotenziale gibt, wie groß es ist und wie es realisiert werden soll.  

Hier ist meine Checkliste der Dinge, die Sie sich ansehen müssen. 

Software-Lizenzen 

Lizenzen machen einen großen Teil der Kosten eines Unternehmens aus, aber wir treffen viele, die nicht berücksichtigt haben, dass verschiedene Benutzergruppen unterschiedliche Bedürfnisse haben. 

Ich empfehle Unternehmen in der Regel, ihre Benutzer nach Bedarf in Gruppen zu kategorisieren und die Notwendigkeit der tatsächlich verwendeten Lizenzen zu validieren. Einige Benutzer haben möglicherweise eine Adobe-Lizenz, die sie nicht benötigen, oder kommen mit einer kleineren Variante der Lizenz aus, die sie haben. In vielen Fällen können sie ihre Arbeit auch ohne sie verrichten. Sehen Sie sich sowohl benutzerspezifische als auch zentrale Lizenzen an. 

Es ist schwierig, Lizenzen mit einer lokalen Umgebung mit eigenen Servern zu verkleinern. Wenn Sie Cloud-Dienste nutzen, ist es deutlich einfacher. In Microsoft 365 könnte beispielsweise eine Reihe von Benutzern E3-Lizenzen haben, die tatsächlich mit Business Premium auskommen würden. Für mobile Mitarbeiter und Mitarbeiter im Außendienst sind F-Lizenzen oft ausreichend (F steht für Frontline-Worker). 

Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Benutzerlizenzen, die Mitarbeitern gehörten, die gegangen sind, bleiben und Geld kosten. 

Telefonie 

Nehmen Sie Zitate von anderen Betreibern auf und vergleichen Sie. Es ist oft möglich, bessere Preise und Konditionen zu erzielen, indem man einen umfassenden Ansatz verfolgt, wenn es um einen Vertrag über die gesamte Nutzung des Unternehmens geht, als wenn jede Abteilung oder jeder Mitarbeiter ihre Abonnements unterzeichnet. 

Lagerung 

Die Datenspeicherung vieler Unternehmen neigt dazu, im Laufe der Zeit anzuschwellen. Überprüfen Sie Ihre Aufbewahrungsrichtlinie , um unnötige Speicherkosten zu senken. Es sollte möglich sein, das System so einzurichten, dass beispielsweise 5 Jahre alte Daten automatisch gelöscht oder in ein Archiv verschoben werden, wo es billiger ist, sie zu haben. 

Wenn Sie in neue Server investieren und eine On-Prem-Lösung haben, sollten Sie eine Cloud-Lösung in Betracht ziehen, die es einfach macht, den tatsächlichen Bedarf zu messen und entsprechend schrittweise zu skalieren, um teure Überkapazitäten zu vermeiden. 

Personal 

Gehen Sie durch, was gut ist, um es im Haus zu behalten und was billiger zu kaufen ist. Sollten Kürzungen erforderlich sein, lautet der Rat in der Regel, sofort das zu tun, was erforderlich ist. Vermeiden Sie wiederholte Aktionen im Laufe der Zeit, da sie Unsicherheit verursachen und die Produktivität des Unternehmens beeinträchtigen können. 

IT-Plattform 

Kategorisieren Sie Ihre IT-Investitionen und priorisieren Sie diejenigen, die Einsparungen bringen. Fragen Sie sie: Ist es die richtige Technologie, die richtigen Ressourcen, haben wir gute Lizenzbedingungen in den Vereinbarungen? 

Eine lokale On-Prem-Lösung birgt ein reales Risiko hoher Kosten, teils wenn etwas schief geht, teils wenn das Unternehmen technisch ins Hintertreffen gerät, so dass es an Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit verliert. Die Wahl von Cloud-Diensten und Standardlösungen ist eine Möglichkeit, sich dagegen zu versichern.  

Die Verkleinerung von Cloud-Diensten wirkt sich auch direkt auf den Cashflow und das Endergebnis aus, im Gegensatz zur Reduzierung von On-Premise-Lizenzen oder proprietärer Hardware. Wenn Ihr Unternehmen klein oder mittelständisch ist, ist es oft wesentlich einfacher, in die Cloud zu wechseln.  

Entitäten 

Nutzen Sie Computer und Handys länger – in vielen Fällen halten sie fünf Jahre und müssen nach drei Jahren nicht mehr gewechselt werden. Versuchen Sie, sie zu optimieren oder neu zu installieren, bevor Sie sie ersetzen. 

Lieferanten 

Überprüfen Sie alle Ihre Vereinbarungen und Lieferanten, nicht zuletzt die Lizenzvereinbarungen. Notieren Sie, wann sie reifen und wann es Zeit ist, sie neu zu verhandeln oder zu beenden. Ist der Preis, die Lieferung oder etwas anderes ein Grund, ein Angebot von anderen anzunehmen? Wenn der Lieferant in diesen Inflationszeiten die Preise erhöhen möchte, bitten Sie ihn, den Preisvorschlag ausführlich zu erläutern und zu begründen. 

Abläufe 

Stellen Sie die einfache Frage "Arbeiten wir effizient?" Wenn Sie Microsoft 365 verwenden, sollten Sie die Plattform und ihre Funktionen nutzen, um die Arbeit zu optimieren. Tools wie Viva Goalskönnen die Arbeitsabläufe Ihres Unternehmens verbessern. Viele Aufgaben können mithilfe von Power Apps automatisiert werden. Nutzen Sie die Tools, die Sie bereits haben, und nutzen Sie die hybride Arbeitsweise.  

Microsoft 365 hat alles, was Sie brauchen 

Nur wenige Unternehmen haben ein Gesamtbild ihrer IT, so dass ein Überblick zu Ihrem Wettbewerbsvorteil werden kann. Microsoft 365 verfügt über Dashboards, die Ihnen schnell einen Einblick geben, welche Lizenzen und Geräte es gibt, welche Kosten  sie haben und welche verwendet werden. Eine hervorragende Grundlage für ein Mapping, das Ihnen hilft, Maßnahmen zu priorisieren, die den größten Einfluss auf die Kosten haben. 

 

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