7 Tipps für die IT-Abteilung: Wie man in der Organisation relevanter wird

Von der modernen IT-Abteilung wird erwartet, dass sie zur Produktivitätssteigerung beiträgt, indem sie das Unternehmen bei Betriebsnahen Prozessen und Aktivitäten unterstützt. Für diejenigen, die für die IT verantwortlich sind, ist es daher eine einmalige Gelegenheit, sicherzustellen, dass das Unternehmen durch proaktives Arbeiten von seinen Investitionen profitiert – und so in seiner Organisation relevanter wird. Ein guter Ausgangspunkt ist die Identifizierung von Prozessen, die mit den integrierten Tools in Microsoft 365 unterstützt und digitalisiert werden können. Hier sind sieben Tipps für den Einstieg.

Die Rolle der IT-Abteilung hat sich verändert

Die Zeit, in der die Hauptaufgabe der IT-Abteilung darin bestand, Computer einzuschrauben, Server zu bestellen und die Leistung zu berechnen, ist längst vorbei. Da ein Großteil der Technologie in die Cloud verlagert wurde, bestand die Rolle der IT-Abteilung stattdessen darin, die Dienste selbst zu verfeinern und als Brücke zwischen der Technologie und dem Management zu fungieren. Die IT hat sich von einer Kostenposition zu einem natürlichen Bestandteil des Geschäftsplans entwickelt.

Von der modernen IT-Abteilung wird erwartet, dass sie betriebsnah arbeitet und proaktiv arbeitet, um die Geschäftsprozesse zu unterstützen. Ein wichtiger Teil der Arbeit besteht darin, zu identifizieren, welche Engpässe in der Organisation bestehen und wie die Arbeitsprozesse aussehen, und diese Prozesse dann zu hinterfragen und zu verbessern. Microsoft 365 verfügt über mehrere Tools zum Erstellen automatisierter Flows. Beispielsweise können Sie benutzerfreundliche und intuitive Apps für Projektmanagement, Zeitberichte, Kundenzufriedenheitsformulare, Personalverwaltung, Abwesenheitsmanagement und Urlaubsanwendungen erstellen. Eigentlich ist es nur die Vorstellungskraft, die die Grenzen dessen setzt, was getan werden kann, und in vielen Fällen müssen Sie nicht einmal Code schreiben.

Wie fange ich mit der Arbeit an und worüber sollte man nachdenken? Hier haben wir sieben solide Tipps gesammelt.

1. Holen Sie sich Hilfe von jemandem, der den Weg weisen kann

Die Technologie entwickelt sich schnell und als IT-Manager ist es heute unmöglich, in allen IT-Bereichen Schritt zu halten und auf dem Laufenden zu bleiben. Microsoft veröffentlicht ständig Updates und neue Funktionen für seine Cloud-Plattform. Um zu verfolgen, welche Funktionen auf dem Weg sind und was sie für Ihre Organisation bedeuten können, müssen Sie die Hilfe von jemandem in Anspruch nehmen, der den Weg weisen kann. Daher sollten Sie sich für einen IT-Anbieter entscheiden, der die Plattform in- und auswendig kennt, aber auch Ihre Prozesse und die Herausforderungen, die in Ihrem Unternehmen bestehen, versteht.

2. Denken Sie zuerst – dann tun Sie es

Es ist einfach, große Pläne zu machen und dann zu schnell zu handeln. Daher ist es wichtig zu bedenken, dass die Ausführung nur ein kleiner Teil ist und dass ein großer Teil der Arbeit in der Planung liegt. Bevor Sie sich bestimmte Einstellungen in einem bestimmten Dienst ansehen, sollten Sie eine Roadmap erstellen, wie Sie kurz- und langfristig mit der Plattform arbeiten möchten. Holen Sie sich Hilfe von Ihrem Partner, damit Sie eine klare Strategie für die Zukunft haben, wenn Sie anfangen.

3. Beziehen Sie das gesamte Unternehmen mit ein

Die IT-Abteilung kann nicht mehr getrennt vom Rest des Unternehmens in ihre eigene Richtung arbeiten. Stattdessen muss es andere Teile der Organisation einbeziehen und funktionsübergreifend arbeiten. Wenn die Personalabteilung ein Projekt machen soll, muss sie in der Lage sein, angetrieben zu werden und weiterhin aktiv in der kontinuierlichen Arbeit zu sein. Ansonsten ist es für die internen Prozesse ein Leichtes, sich weiter zu verändern, aber die erstellte Lösung steht still. Infolgedessen wird es nicht verwendet.

4. Schaffen Sie ein gutes kollaboratives Klima in der Organisation

Wenn andere Teile der Organisation Potenzial für eine gesteigerte Produktivität sehen, können sie ein wenig zu eifrig werden und dann ist es wichtig, dass die IT-Abteilung gute und klare Richtlinien festgelegt hat. In dieser Phase haben viele Menschen möglicherweise das Gefühl, dass die IT-Abteilung die Projekte verlangsamt. Daher ist es wichtig, einen Dialog zu führen und ein gutes Verständnis zwischen der IT und dem Rest des Unternehmens zu schaffen.

5. Vermeiden Sie Code und komplexe Abhängigkeiten

Die heutige IT-Abteilung muss schnell und agil arbeiten. Damit dies möglich ist, ist es eine gute Idee, Code und komplexe Abhängigkeiten so weit wie möglich zu vermeiden. Manchmal ist es besser, eine Lösung zu finden, die zu 80 Prozent zu Ihnen passt, und Ihre Prozesse zu 20 Prozent anzupassen, als die Lösung mit komplexem Code anzupassen. Das Risiko bei Ihrem eigenen Code besteht darin, dass Sie später möglicherweise nicht mehr auf Updates und neue Funktionen zugreifen können.

6. Beginnen Sie mit den einfachen Gewinnen

Es ist leicht, zu groß anzufangen. Anstatt also zu versuchen, alles auf einmal zu tun, könnte es eine gute Idee sein, mit den einfachen Gewinnen zu beginnen. Das heißt, kleine Prozesse, die einfach zu automatisieren sind. Im nächsten Schritt können Sie diese weiterentwickeln und die Projekte wachsen lassen.

7. Stimmen Sie zu, dass Sie nie fertig sein werden

Zuvor hat die IT-Abteilung ein Projekt abgeschlossen und es dann so lange verlassen, bis es Zeit für neue Investitionen ist. Heute, wenn die Technologie bereits alt ist, wenn sie auf den Markt kommt, ist es wichtig, sich ständig zu verbessern und neue Prozesse zu finden, mit denen man arbeiten kann. Wenn Sie als IT-Manager oder IT-Manager eine treibende Kraft in den Geschäftsprozessen sein können und zeigen, dass die IT-Abteilung eingebunden werden kann, werden Sie schnell zu einem Star in der Organisation.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie mit den Tools in Microsoft 365 arbeiten können? Kontaktieren Sie uns hier.

Peter Fritzon
Peter Fritzon

HAUPTGESCHÄFTSFÜHRER

040 – 626 75 02peterfritzon@wesafe.se

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