Bygg ett skräddarsytt projekthanteringsverktyg i Microsoft 365

Drömmer du om ett flexibelt projekthanteringsverktyg som låter dig arbeta med både interna flöden och externa intressenter som kunder och leverantörer? Många företag har fått upp ögonen för hur olika delar i Microsoft 365 kan kombineras för ett skräddarsytt projekthanteringsverktyg. Eftersom du redan har byggstenarna i form av standardiserade automatiseringsverktyg, funktioner och moduler via din Microsoft-licens är utvecklingskostnaden bara en bråkdel av vad det hade kostat att bygga en liknande lösning med äldre teknik.

Ökad flexibilitet med projekthanteringsverktyg i Microsoft 365

När du tidigare har valt att utgå från en färdig projekthanteringslösning har det varit svårt, om inte omöjligt, att skräddarsy lösningen. Det har i många fall handlat om att anpassa företagets processer utifrån de färdiga flöden som funnits i verktyget. Att bygga en lösning i Microsoft 365 innebär att du kan du få verktyget att fungera exakt som du vill ha det. Har du Microsoft 365 som din IT-plattform. Då behöver du inte heller tänka på användarkonton, rättighetsuppsättningar eller inloggningshantering – det finns redan uppsatt.

Samma grunddata – flera presentationslager

En stor fördel med Microsoft 365 gentemot traditionella projekthanteringsverktyg är att det inte är ett isolerat system. Grunddatan som används är alltid den samma och på det kan du lägga olika presentationslager, till exempel i form av mobilappar. En typisk projekthanteringslösning i Microsoft 365 plockar funktionalitet från plattformarna Sharepoint, Flow, Power Apps och Power BI.

Grundtanken är att rätt personer ska aviseras genom hela kedjan och att alla ska kunna se det som är relevant för just dem, utan att bli distraherade av funktionalitet de inte behöver. Projektledaren sitter på en Sharepointsida med mycket funktionalitet, medan en elektriker eller en montör som jobbar ute i fält kan ha en mobilapp med några få tydliga val. Fältarbetaren kan både mata in information och ta del av relevant information som behövs för att göra jobbet. Genom att sätta upp aviseringar mellan olika led i kedjan kan exempelvis onödiga telefonsamtal undvikas.

Samarbeta med externa intressenter

Projekthanteringsverktyg som byggs i Microsoft 365 utmärks av att du kan smidigt kan samarbeta även med externa intressenter. Du driver kanske projekt tillsammans med kunder eller så vill du kanske kunna se lagerstatus på projektnivå hos dina leverantörer eller underleverantörer. I och med att systemet kan integreras med Teams blir det lätt och smidigt för externa parterna att ansluta sig och börja arbeta i projekten.

Så hjälper vi dig med ett projekthanteringsverktyg i Microsoft 365

Eftersom verktyget kan anpassas på detaljnivå kräver det att du funderar över hur verksamhetens processer ser ut idag och hur du önskar att det borde fungera. När vi på WeSafe bygger en projekthanteringslösning i Microsoft 365 brukar vi räkna med att den största delen av arbetet utgörs av dialog med kunden. Gemensamt kartlägger vi hur flödena ser ut och går igenom vilka olika lösningar som kan vara lämpliga. I det här skedet är det viktigt att tänka bort tekniken, gå till kärnan och inte låta sig begränsas av hur man tror att ett projekthanteringsverktyg ”ska” se ut och fungera.

Tar du hjälp av en IT-partner för att bygga en lösning i Microsoft 365 är det lämpligt med en agil projektmetod med samarbete genom hela projektet. Ett vanligt förfarande är att vi bygger 10 procent av lösningen i taget, med avstämningar mellan varje del. Om vi skulle ta fel spår längs vägen gör det inte så mycket eftersom det är lätt att backa ett steg och göra om.

Det går utmärkt att börja i liten skala

I och med att du har licensen kan du börja i liten skala och börja automatisera en eller två processer som du sedan kan bygga vidare från. Ett bra sätt att komma igång är att se över var tidstjuvarna finns och var det finns utrymme för fel. När du väl kommit in i hur du kan tänka och vilka verktyg som finns kommer du snart inse att möjligheterna är snudd på obegränsade.

Vill du veta mer om hur du kan använda de inbyggda funktionerna i Microsoft 365 för att skapa ett skräddarsytt projekthanteringsverktyg för just er verksamhet? Kontakta oss.