Der Schlüssel zu erfolgreichen IT-Projekten: Engagierte Mitarbeiter
Bei der Implementierung neuer digitaler Arbeitsweisen ist es leicht, auf härtere Werte zu setzen – Technologie, Leistung, Implementierungszeit und Kosten. In der Vergangenheit haben sie in großen Projekten mit startfertigen Lösungen gearbeitet, bei denen sich die Benutzer an die verfügbare Technologie anpassen mussten. Mit den zunehmend dynamischen Lösungen von heute und dem Fokus auf Produktivität und Benutzerfreundlichkeit müssen die Mitarbeiter jedoch viel stärker als bisher einbezogen werden, damit die technische Investition in einen Mehrwert für das Unternehmen umgesetzt werden kann.
Von statischen zu dynamischen IT-Lösungen
Technische Systeme hatten in der Vergangenheit nur begrenzte Anpassungsmöglichkeiten. Die IT war für ziemlich statische Lösungen verantwortlich und musste daher die Benutzer nicht mehr als durch mögliche Schulungen einbeziehen. Stattdessen sind sie oft von der obersten Ebene aus gestartet, wo zum Beispiel das Managementteam der Hauptnachfrager war.
Dank Cloud-Diensten wie Microsoft 365 ist es möglich, die Technologie dynamisch an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Es kann ungewöhnlich sein, alle Benutzer in die Gestaltung von Lösungen einzubeziehen. Oft kann es sogar die Befürchtung geben, dass sich das Projekt hinzieht, wenn zu viele Personen beteiligt sind. Doch ohne dass das Projekt "von unten", mit Hilfe der Mitarbeiter, weitergeführt wird, ist es leider zum Scheitern verurteilt.
Was habe ich davon?
Ein wichtiger Teil der Nutzung neuer Technologien besteht darin, die Probleme, die in bestehenden Prozessen bestehen, zu erfassen und mit Hilfe der technischen Werkzeuge zu erleichtern. Ohne einen echten Einblick in die wirklichen Herausforderungen, mit denen die Mitarbeiter konfrontiert sind, wird die neue Technologie jedoch nie die richtigen Lösungen bieten. Und die Bedürfnisse werden nie erfasst, wenn der Mitarbeiter nicht engagiert und in die Gestaltung dieser Lösungen einbezogen wird.
Darüber hinaus müssen sich die Mitarbeiter darüber im Klaren sein, warum sie sich dafür entscheiden, die Arbeitsmethoden durch neue Technologien zu ändern und was sie von der Änderung zu gewinnen haben. Andernfalls besteht ein hohes Risiko, dass die neue Lösung nicht so viel genutzt wird, wie Sie möchten – oder sogar auf die richtige Art und Weise. Im schlimmsten Fall können Mitarbeiter sogar feindselig werden und stattdessen außerhalb der IT-Plattform des Unternehmens eigene Lösungen – die sogenannte Schatten-IT – finden, um fehlende Prozesse und Arbeitsweisen zu beheben. Auf diese Weise fallen Unternehmensinformationen aus dem IT-Umfeld des Unternehmens heraus, was die IT-Sicherheit gefährdet und bei personenbezogenen Daten auch gegen die DSGVO verstößt.
Tipp: So binden Sie Ihre Mitarbeiter ein
Damit dynamische IT-Lösungen zur Geltung kommen, müssen Anwender sie am Leben erhalten; Dies wiederum erfordert, dass die Mitarbeiter engagiert sind und sich in die Einführung der neuen digitalen Arbeitsweisen einbezogen fühlen. Es gibt viele Möglichkeiten, Mitarbeiter zu engagieren und hier haben wir einige unserer Tipps zusammengestellt:
- Beginnen Sie mit der Durchführung eines oder mehrerer Workshops, in denen die Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich zu äußern und ihre Ansichten darüber zu äußern, wie die Arbeit heute funktioniert und wie Sie möchten, dass sie funktioniert. Dann finden Sie Möglichkeiten, neue, verbesserte Arbeitsweisen durch die neuen digitalen Tools zu entwickeln. Sie können auch interne Wettbewerbe aufrufen, bei denen die besten Verbesserungsvorschläge etwas gewinnen.
- Verschieben Sie wichtige Prozesse, die viele Mitarbeiter ansprechen, auf das neue Tool, damit sie loslegen und es verwenden müssen. Urlaubsplanung oder Zeiterfassung zum Beispiel.
- Haben Sie Botschafter für das Tool in jeder Funktion / Abteilung. Der Botschafter ist ein engagierter Mitarbeiter, der bereit ist, die Arbeit im Hinblick auf die spezifischen Bedürfnisse seiner Arbeitsgruppe voranzutreiben. Der Botschafter sollte eher ein Change Leader als eine technisch versierte Person sein - das Wichtigste ist, das Engagement zu fördern und Verhaltensweisen zu ändern.
- Präsentieren Sie Informationen über neue Funktionen in einem verständlichen und benutzerfreundlichen Format – das heißt, nicht zu technisch. Wichtig ist, dem Nutzer den Nutzen klar aufzuzeigen.
Ein Beweis für eine erfolgreiche IT-Investition
Mitarbeiter sind das größte Kapital in Ihrem Unternehmen. Am Ende sind sie es, die dafür sorgen, dass die neuen Arbeitsweisen auch tatsächlich in die Praxis umgesetzt werden. Um mit der Einführung einer neuen digitalen Arbeitsweise erfolgreich zu sein, ist es der Input der Mitarbeiter, der in erster Linie steuert, wie die Lösungen aufgebaut werden. Schließlich sind sie es, die wirklich wissen, wo die Mängel liegen, was besser sein könnte und wie die tägliche Arbeit durch intelligentere Prozesse verbessert werden könnte.
Nur wenn sich Ihre Mitarbeiter einbezogen fühlen und die Vorteile der neuen Tools verstehen, erhalten Sie eine Rendite für Ihre Investition. Wenn alle involviert sind, können Sie die Tools auch durch iterative Verbesserungen kontinuierlich optimieren. Engagement ist in gewisser Weise ein Beweis dafür, dass die Implementierung eines neuen Tools wirklich erfolgreich war.
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