Produktivität, Effizienz und Einsparungen mit Microsoft Intranet

Was genau ist ein Intranet im Jahr 2018? Intranets werden heute von Organisation zu Organisation sehr unterschiedlich genutzt und sind fast schon zu einem veralteten Konzept geworden. Wir müssen alte Wahrheiten in Frage stellen, denn Intranets können heute etwas völlig anderes bedeuten als das, was sie in der Vergangenheit getan haben. Was bedeutet also das Intranet der neuen Generation und wie werden Sie es am besten aufbauen – um das Beste herauszuholen?

Alte Wahrheiten über Intranets

Viele Menschen stellen sich Intranets als Portal für gemeinsame Informationen zu den Mitarbeitern eines Unternehmens vor. Als interne Website mit einer Reihe von verschiedenen Funktionen und einer Sammlung von Links, die zu verschiedenen Arten von Dokumenten führen. Oder als digitales Schwarzes Brett, auf dem unternehmensweite Nachrichten veröffentlicht werden. Das Intranet ist ein Treffpunkt für Informationen, von denen aus beispielsweise ein neuer Mitarbeiter starten kann, um mehr über das Geschäft zu erfahren, im Personalhandbuch nachzuschauen und sich über interne Prozesse und Richtlinien zu informieren. Dabei kann es sich sowohl um organisationsweite als auch um gerätespezifische Informationen für das Unternehmen handeln.

Eine der Herausforderungen bestand darin, die Mitarbeiter dazu zu bringen, das Intranet wirklich zu nutzen. In der Vergangenheit enthielten Intranets hauptsächlich statische Informationen, was bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht dazu angezogen wurden, sie zu verwenden, da es dort selten etwas Neues zu finden gab. Darüber hinaus gab es innerhalb der IT-Abteilung oft nur eine Person, die für die Aktualisierung der Informationen verantwortlich war, was dazu geführt hat, dass andere Teile der Organisation nicht daran beteiligt waren, den Inhalt am Leben zu erhalten.

Die neue Generation des Intranets von Microsoft

Im Intranet der neuen Generation stehen Partizipation und Interaktion im Mittelpunkt und alle Mitarbeiter des Unternehmens haben die Möglichkeit, Input zu geben. Das Intranet wird demokratischer. Früher brauchte es IT-Kenntnisse, um Änderungen vorzunehmen und den Inhalt zu aktualisieren, und für die meisten Menschen wurde es zu einem zu langwierigen Prozess, um etwas zu ändern. Jetzt können wartungspflichten im Intranet von Microsoft auf Ihre organisation verteilt werden, da das Vornehmen von Änderungen technisch nicht so schwierig ist. Die Inhalte können so leichter aktuell und relevant gehalten werden.

Sie können auch reaktive Inhalte erstellen – das heißt, das Intranet weiß, wer Sie sind und präsentiert Informationen, die für Sie in Ihrer Rolle im Unternehmen relevant sind. Es kann Ihre zuletzt verwendeten Dokumente, Ihre Daten für den Tag, Ihr Benutzerprofil im Intranet usw. anzeigen.

Anstelle des in der Vergangenheit verwendeten digitalen Schwarzen Bretts können Sie nun völlig neue Arten von Kommunikationsplattformen verwenden, die in das Intranet integriert sind. Konkret kann es sein, dass Sie als Nutzer von Office 365 die Kommunikation in Teams, Yammer oder einer Kombination aus beidem verwalten.

Der Werkzeugkasten, den das Intranet darstellt, ist plötzlich viel größer. Sie haben Zugriff auf Tools, die sich nicht in älteren Intranets befanden, und können Ihnen nun helfen, interne Prozesse zu automatisieren. Wenn Sie in der Vergangenheit einen Feiertagsantrag gestellt haben, wurde er möglicherweise als Excel-Datei in Ihrem Intranet veröffentlicht. Heute können Sie stattdessen eine App auf Ihrem Computer oder Telefon verwenden, mit der der gesamte Bewerbungsprozess automatisiert werden kann und die richtigen Personen kontinuierlich Informationen darüber erhalten, was mit Ihrer Bewerbung passiert.

Denken Sie richtig, wenn Sie Ihr Microsoft-Intranet erstellen

Ein korrekt verwendetes Intranet schafft Werte in der Organisation. Um diesen Wert herauszubekommen, gibt es bestimmte Dinge, die Sie beim Aufbau eines Intranets beachten sollten. Bei der Implementierung eines neuen Systems in einem Unternehmen geht es in der Regel zu 80 Prozent um Technologie und zu 20 Prozent um die Implementierung – es sollte umgekehrt sein. Technologie sollte nicht kontrollieren; Prozesse müssen an die erste Stelle gesetzt werden. Denken Sie stattdessen darüber nach – mit welchen Prozessen haben wir Probleme und wie kann das Intranet diese unterstützen? Nicht alles wird auf magische Weise funktionieren, weil Sie ein Intranet haben.

Es ist wichtig, nicht zu ehrgeizig zu sein – ein Intranet wird nie besser sein, als es gepflegt wird. Wenn Sie ein Intranet erstellen, mit dem Sie dann keine Zeit haben, etwas zu tun, ist es genauso gut, überhaupt nichts zu haben. Tun Sie zu wenig als zu viel auf einmal und bauen Sie schrittweise darauf auf. Sie können in einem sehr kleinen Maßstab beginnen.

Das Wichtigste ist, dass Sie ein klares Ziel und eine klare Strategie haben. Was wollen Sie mit einem Intranet erreichen? Erstellen Sie daher einen klaren Rahmen, wie Ihr Microsoft-Intranet verwendet werden soll und wer für die verschiedenen Teile verantwortlich ist. Denken Sie daran, dass Verantwortung auf eine größere Anzahl von Personen und völlig unterschiedliche Arten von Kompetenzen innerhalb eines Unternehmens verteilt werden kann. Da es jetzt Einzelpersonen im Unternehmen sind, die Informationen zum Intranet hinzufügen können, im Gegensatz zu früher, als es einen kleinen Prozentsatz von Mitarbeitern mit IT-Kenntnissen gab, sollten es auch Personen sein, die dem Kerngeschäft nahe stehen, die für die verschiedenen Teile des Intranets verantwortlich sind. Sie müssen auch daran arbeiten, Anreize für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, das Intranet zu nutzen. Ziele und Zweck müssen daher intern und frühzeitig klar kommuniziert werden, damit jeder versteht, was er erreichen will und was der individuelle Nutzen mit sich bringt.

Keine Sorge, wir helfen Ihnen!

Wir bei WeSafe können Ihnen helfen, Ihr Microsoft-Intranet basierend auf Ihren Bedürfnissen und Vorlieben aufzubauen. Wir beginnen mit Workshops, in denen wir die Bedürfnisse identifizieren und Ihnen helfen, wie Sie denken können, um ein klares Ziel zu erreichen. Dann bauen wir technisch die Lösung für Sie. Mit anderen Worten, wir erstellen das Intranet, übernehmen die Migration und helfen bei der anschließenden Arbeit.

Produktivitätssteigerung und Effizienz sind natürlich ein großer Teil der Vorteile des Intranets der neuen Generation, aber es ist auch eine Frage der Einsparung. Traditionell waren Intranets sehr teuer, aber da der Schritt weniger darin besteht, die Lösungen von Microsoft einzubeziehen und technisch nicht so kompliziert ist wie früher, kostet es weniger – obwohl Sie weiter kommen.

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