Portale für die Zusammenarbeit in Office 365

Für Unternehmen besteht ein immer größerer Bedarf, besser und effizienter mit Lieferanten, Partnern und Kunden zusammenarbeiten zu können. Sie müssen lediglich in der Lage sein, Informationen flexibler als bisher zu kommunizieren und auszutauschen. Gleichzeitig müssen die Informationen korrekt, aktuell und nur für die richtigen Personen verfügbar gehalten werden. Office 365 bietet diese Möglichkeiten, und wir werfen einen genaueren Blick darauf, wie Collaboration-Portale die Zusammenarbeit optimieren und erleichtern können.

Warum brauchen wir Collaboration-Portale?

In der Vergangenheit fand die Kommunikation weitgehend per E-Mail statt, aber die Herausforderung besteht darin, dass die Informationen, die zwischen Ihnen, Ihrem Partner, Ihrem Kunden oder Lieferanten ausgetauscht werden, oft so beschaffen sind, dass sie häufig aktualisiert werden müssen. Die gleichen Probleme, die intern in Unternehmen auftreten, können daher auch extern auftreten – es gibt viele Versionen und Aktualisierungen von Dokumenten und Dateien. Etwas, das zu Verwirrung und sogar zu direkten Fehlern führt, da es schwierig sein wird, den Überblick zu behalten, welche Version aktuell ist.

Auch der Informationsaustausch mit Partnern, Kunden und Lieferanten stellt Anforderungen an die Sicherheit und Zugänglichkeit. Die verschiedenen Parteien einer Kooperation müssen ständigen Zugang zu den Informationen haben, aber sie sollten selten für alle zugänglich sein. Ein Collaboration-Portal muss also ein Ort sein, der sowohl durch Zugangsbeschränkungen geschützt ist, als auch für diejenigen, die es benötigen, zugänglich ist und auch in Echtzeit aktualisiert werden kann.

In der Vergangenheit wurden häufig Gastkonten erstellt, um verschiedenen Parteien den Zugriff auf allgemeine Informationen in Ihrer Umgebung zu ermöglichen. Dies wiederum erfordert eine Administration, und da alle Konten über eine eigene Lizenz verfügen, ist dies auch mit Kosten verbunden.

Portale für die Zusammenarbeit in Office 365

Ein Collaboration-Portal schafft einen gemeinsamen Kommunikationsbereich für Kunden, Partner und Lieferanten, in dem Sie und sie Informationen austauschen und abrufen können. Dadurch wird sichergestellt, dass die Dokumentation auf dem Portal immer die neuesten Versionen enthält und jeder, der sie benötigt, Zugriff darauf hat.

Viele Unternehmen erstellen ein Collaboration-Portal, um einen Kundensupportbereich aufzubauen, in dem sie sich anmelden und auf HÄUFIG GESTELLTE FRAGEN, Formulare zum Starten eines Support-Tickets, Fallstatistiken, Chat-Funktionen usw. zugreifen können.

Rund 70 Prozent aller Unternehmen nutzen heute Office 365, das die einzige Voraussetzung für eine nahtlose Kommunikation zwischen den Parteien in den in Sharepoint erstellten Collaboration-Portalen ist. Melden Sie sich im Portal einfach von ihrem eigenen Office 365-Konto aus an und greifen Sie auf die Inhalte aus Ihrer eigenen Umgebung zu. Alles, was Sie brauchen, ist, dass Sie als Benutzer zum Portal eingeladen werden.

Vorteile von Collaboration-Portalen

Zu den Vorteilen des Aufbaus von Collaboration-Portalen gehören:

  • Sie behalten Ihre Daten in Ihrer Office 365-Umgebung. Mit anderen Worten, Sie müssen sie nicht extern speichern, und sie verlassen niemals Ihre Office 365-Umgebung.
  • Sie steuern, wer über Berechtigungen aus Ihrer eigenen Umgebung verfügt. Sie müssen also nicht beispielsweise Ihre Webagentur oder IT-Abteilung durchlaufen, um zu beantragen, dass ein Benutzer entfernt oder hinzugefügt wird.
  • Sie müssen nicht "um Erlaubnis fragen". Die gesamte Administration des Portals wird deutlich weniger umständlich, da die Verantwortung bei denjenigen liegt, die tatsächlich mit dem Partner/Lieferanten/Kunden zusammenarbeiten.

WeSafe hilft Ihnen beim Aufbau von Collaboration-Portalen

Wir bei WeSafe legen großen Wert darauf, wie Sie als Kunde beim Aufbau neuer Funktionen denken sollten. Wir beraten Sie, wie Sie Ihre Prozesse am besten auf Basis Ihrer individuellen Bedürfnisse optimieren können. Wenn es beispielsweise um Collaboration-Portale geht, führen wir eine Analyse durch, wie sie am besten in Office 365 erstellt werden können. Wir fungieren sowohl als Resonanzboden als auch als Tragenbeine und fordern Ihre Denkweise heraus, um neue Wege nach vorne zu finden.

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie Portale für die Zusammenarbeit in Office 365 erstellen? Kontaktieren Sie uns!

Inspiration und Wissen direkt in Ihren Posteingang

Melden Sie sich für unseren monatlichen Inspirationsbrief an, der Ihnen Tipps, Einblicke und Ratschläge zu neuen Arbeitsweisen, Prozessen und Sicherheiten im Zusammenhang mit Microsoft 365, Azure und verschiedenen Tools in der Microsoft Cloud-Plattform gibt.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, eine Plattform in ständiger Entwicklung!

Wie halten Sie Ihre Microsoft 365 Umgebung aktuell, produktiv aber auch sicher, also Evergreen?

Mehr zum Thema

Kostenlose Demo von Microsoft Viva - Ihrer neuen Mitarbeiterplattform

Stellen Sie sich vor, Sie hätten direkt in Teams Zugriff auf das Intranet Ihres Unternehmens. Mit Microsoft Viva ist viva die Plattform, auf der Kommunikation, Engagement, Wohlbefinden und Wissen der Mitarbeiter im Mittelpunkt stehen.

Weiterlesen und buchen

Interessieren Sie sich für weitere Blogartikel zum Thema Produktivität?

Möchten Sie wissen, wie wir Ihrem Unternehmen helfen können, sich innerhalb von Microsoft 365 zu entwickeln? Kontaktieren Sie uns und wir erzählen Ihnen mehr!