Ta kontrollen över Teams: 6 centrala inställningar som du inte får missa

Inställningar som tål att återbesökas

Om din organisation använder Microsofts chattbaserade samarbetsplattform Teams har du med största sannolikhet gått igenom de centrala inställningarna – om inte annat så gjordes det när ni skulle börja använda verktyget. Men om du inte har återbesökt dem sedan dess har du gått miste om något.

Liksom resten av Office 365 utvecklas Teams kontinuerligt med ny funktionalitet och nya integreringsmöjligheter. För att maximera nyttan av Teams är det därför viktigt att hålla koll på vad som händer i plattformen, och kanske framförallt att inte glömma bort hur mycket den kan anpassas. Här är våra bästa tips på vad du kan göra i de centrala inställningarna i Teams.

Sätt en policy för vilka team som får skapas

Att vem som helst i organisationen spontant kan starta ett eget team är en av tjusningarna med ett intuitivt samarbetsverktyg som Teams. Men om ni upptäcker att det blir rörigt och svårt att navigera rätt på grund av att allt för många användare skapar allt för många grupper kan det vara läge att sätta upp en policy för vilka team som får skapas. I inställningarna kan du bland annat sätta upp en begränsning som gör att bara utvalda personer i organisationen får skapa nya team.

Ta bort inaktiva team automatiskt

Enligt vår erfarenhet tas grupper sällan bort från Teams. Det behöver inte vara ett problem – men det kan bli ett om det finns en handfull olika team för samma sak, skapade av olika personer vid olika tillfällen. Den som har jobbat länge på företaget kan säkert navigera rätt, men för en nyanställd är det en utmaning att veta vilket team som är det rätta. För att få bättre struktur och ordning kan du ställa in så att du får en notis när ett team har varit inaktivt en tid. Sedan får du själv välja om du vill behålla det eller inte. Om du plötsligt skulle märka att du saknar ett team kan du snabbt och enkelt återställa det inom 60 dagar.

Inställningar för integreringar av appar

För den som vill göra Teams till själva navet i organisationens arbetsflöde finns det möjlighet att ansluta Office 365-appar, bottar och externa tjänster direkt till Teams. Att samla allting som rör användarnas projekt på ett och samma ställe kan vara smidigt – men det är inget tvång. Om du vill att Teams ska vara en ren diskussionsyta fri från distraktioner finns det en inställning där du bestämmer om det ska vara möjligt att integrera appar i Teams och vem som i så fall får göra det.

Hur ska meddelanden fungera?

Ska användarna få krydda sina meddelanden med roliga gif:ar? Ska den som skriver ett meddelande få en notis när någon har läst det? Ska en användare få ta bort ett redan skrivet meddelande? I de centrala inställningarna kan du på detaljnivå ställa in hur tjänsten ska användas och vad som ska tillåtas i de olika kanalerna. Granska de olika valen och gör de val som främjar produktiviteten, utan att för den sakens skull göra det för alltför strikt. Kanske räcker det om de där gif:arna får användas i en kanal som heter ”skojigt”?

Begränsa hur mycket gästerna får se

Om en användare vill kunna dela sin skärm med en gästanvändare är det som standard inte tillåtet, men ibland kan det vara befogat och då finns det en inställning för det. Viktigt att tänka på är att policyn ni sätter upp i Teams ska spegla företagets säkerhetspolicy. I vissa fall kan det vara jättebra att vem som helst kan bjudas in till företagets Teams – men det finns också en risk med att låta obehöriga få tillgång till intern information.

Bestäm hur länge konversationerna ska sparas

Om du aldrig går in och rensar bland konversationerna kommer det med tiden att samlas väldigt mycket information i Teams. Även om Teams kan fungera som en informationsbank ska det inte användas som affärssystem. Då är det en bättre idé att lyfta ut den viktiga informationen och sätta en policy som till exempel gör att alla kanalmeddelanden rensas efter sex månader och att chatmeddelanden försvinner efter tre. Dessa inställningar gör det lätt att spegla er GDPR-efterlevnad och policy för personuppgifter.

Vi på WeSafe hjälper dig som kund att få ut mesta möjliga nytta av dina Office 365-licenser. En viktig del handlar om att hålla dig uppdaterad med vilka funktioner som lanseras och vad de skulle kunna innebära för just din organisation. Vill du veta mer om hur du kan använda Teams för att maximera produktivitet och samarbete i din verksamhet? Kontakta oss här.