Follow-up nach der Einführung neuer digitaler Arbeitswerkzeuge – so geht's!

Da die digitale Transformation Unternehmen zunehmend prägt, wird auch immer deutlicher, wann die Implementierung neuer digitaler Tools nicht wie geplant verläuft. Sie werden möglicherweise nicht ordnungsgemäß verwendet oder die Benutzer verstehen möglicherweise nicht, was der Nutzen ist. Wie reaktionsschnell Sie auf das Feedback reagieren, das Sie bei der Einführung digitaler Arbeitswerkzeuge erhalten, ist entscheidend für den Erfolg Ihrer Implementierungen digitaler Arbeitswerkzeuge. Lesen Sie unsere Tipps, wie Sie neue Arbeitsweisen mit neuen Tools verfolgen können.

Wissen Sie, wie erfolgreich Ihre IT-Projekte sind?

IT-Projekte fanden lange Zeit hauptsächlich in größerem Maßstab statt – ein größeres "Big Bang"-Projekt, bei dem durch große Migrationen und Implementierungen tiefgreifende Veränderungen vorgenommen werden. Aber heute wissen wir, dass die Digitalisierung kein Projekt mit Enddatum ist, sondern eine laufende Arbeit, bei der weniger Implementierungen neuer Tools laufend stattfinden.

Die Einführung neuer digitaler Lösungen bedeutet immer eine Investition – sowohl in Bezug auf Zeit als auch auf Geld. Es muss sich langfristig auszahlen und als Entscheider muss man einen Return on Investment klar ausweisen können. Daher ist es wichtig, dass die Lösung wirklich genutzt wird und dass sie Vorteile schafft, indem sie die Arbeit oder Kommunikation der Mitarbeiter rationalisiert und verbessert und so weiter.

Daher wird es immer wichtiger, die richtige Arbeitsweise zu finden und nachzuverfolgen, wie erfolgreich die Einführung eines neuen digitalen Arbeitswerkzeugs geworden ist. Andernfalls besteht das Risiko darin, dass Ihre Implementierungen nicht erfolgreich sind und dass Sie immer wieder den gleichen Fehler machen.

Warum ist Feedback und Follow-up so wichtig?

Feedback und Follow-up sind eine Möglichkeit, um sicherzustellen, dass die Implementierung korrekt durchgeführt wurde und dass das Tool selbst auch richtig ist – das heißt, dass alle an Bord sind und die Lösung nutzen und dass die Lösung Vorteile für das Unternehmen schafft. Darüber hinaus wird follow-up zu einer Möglichkeit, Mitarbeiter zu engagieren, was weiter dazu beiträgt, dass die Lösung genutzt wird.

Es ist aber auch eine Möglichkeit, dafür zu sorgen, dass alte Prozesse und Arbeitsweisen nicht weiterleben. Oft landet man in einem Mittelweg, in dem man sowohl alte als auch neue Arbeitsweisen und Prozesse anwendet oder nach anderen Wegen außerhalb der IT-Umgebung des Unternehmens sucht. Ein negativer Trend bei der Verwendung eines neuen Arbeitswerkzeugs ist schwer umzukehren und daher müssen Sie schnell Feedback vom Unternehmen erhalten. Erst im Follow-up sehen Sie, ob Routinen und Prozesse fehlerhaft sind und wenn Sie keine Fragen stellen, erhalten Sie auch keine Antworten.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Feedbacks und Follow-ups sind weiche Werte in Bezug auf Partizipation und Engagement. Jüngere Arbeitnehmer stellen oft höhere Anforderungen an die Partizipation als ältere Generationen und es kann daher Ihre Attraktivität als Arbeitgeber beeinträchtigen, wie Sie Ihre Mitarbeiter in die Nachbereitung von Umsetzungsprojekten einbeziehen. Es ist eine Möglichkeit, zu zeigen, dass Sie sich kümmern und die Ansichten, die Sie erhalten, zu verfolgen.

So verfolgen Sie Ihre IT-Projekte – unsere Tipps:

Follow-up kann auf verschiedene Arten erfolgen. Das Grundlegende ist jedoch, dass es für Benutzer einfach sein sollte, konstruktive Vorschläge zu machen - stellen Sie daher sicher, dass es klare Prozesse gibt, wie sie dies tun können. Genau wie die Arbeit an der Digitalisierung selbst sollte auch die Nachbereitung eine kontinuierliche, fortlaufende Arbeit sein – keine einmalige.

Auch technisch können Sie Feedback zu einem Implementierungsprojekt erhalten. Benutzerstatistiken, die zeigen, in welchem Umfang verschiedene Tools verwendet werden, können bei der Nachbereitung von großem Nutzen sein und zu einer guten Möglichkeit werden, eine erhöhte Produktivität zu zeigen. Werden weniger interne E-Mails gesendet, nachdem das Unternehmen beispielsweise in Teams arbeitet?

Hier sind einige Beispiele, wie Sie mit Follow-up und Feedback arbeiten können:

  • Schauen Sie sich die Benutzerstatistiken an – wie werden die Dienste genutzt und wie haben sie sich vor und nach ihrer Einführung verändert?
  • Erstellen Sie eine Umfrage (z. B. in Microsoft-Formularen), in der Benutzer ihre wahrgenommene Zufriedenheit und ihr Engagement für das neue Tool einschätzen können.
  • Neue Mitarbeiter einsetzen – wie einfach ist es, einen neuen Mitarbeiter an Bord zu holen? Wie funktioniert die Lösung ihrer Meinung nach? Bitten Sie sie zu notieren, in welchem Kontext sie Probleme hatten oder dass sie in etwas "stecken geblieben" sind.
  • Stellen Sie sicher, dass den Benutzern klar ist, wie sie mit kontinuierlichem Feedback aufwarten können und wie dieses Feedback dann verwendet wird, um Verbesserungen zu erzielen. Wenn Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit bieten, Feedback zu geben, müssen Sie auch darauf reagieren - er bekommt nie Feedback darüber, was vor sich geht, er hört auf, es zu tun.
  • Haben Sie Fahrbotschafter, die in ihrer täglichen Arbeit Feedback über das Tool erhalten. Jemand sollte für jede Abteilung verantwortlich sein.
  • Stellen Sie Fragen und machen Sie sich eigene Notizen – zum Beispiel in wöchentlichen Meetings mit Ihren Mitarbeitern.

Bei WeSafe wissen wir, wie wichtig es ist, Mitarbeiter in die Entwicklung und Nachbereitung Ihrer digitalen Tools einzubeziehen. Haben Sie Fragen oder möchten Sie weitere Tipps erhalten, wie Sie auf Ihrem Weg in Richtung Digitalisierung vorgehen können? Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren!

Annica Tunster
Annica Tunster

Technischer Leiter - Power Platform

040 – 626 75 20annicatunster@wesafe.se

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