Microsoft Power Platform Governance: behåll kontrollen när medarbetarna släpper loss kreativiteten

Priset för medarbetarnas frihet 

Microsoft Power Platform ingår i de flesta företags Microsoft 365-prenumeration. Plattformen möjliggör det som brukar kallas citizen development, det vill säga att företagets medarbetare automatiserar och digitaliserar sina arbetsprocesser själva utan att vara beroende av IT-avdelningen. I sin tur är detta en genväg till effektivisering, en god kraft som verkligen kan släppa loss kreativiteten på företaget.

Det gäller att de nya amatörutvecklarna använder plattformen på rätt sätt. Vi ser att företag som kommit igång med Power Platform i större skala har börjat märka av den digitala demokratins baksida. Om du släpper loss initiativkraften utan kontroll, kommer det förr eller senare att leda till oönskade konsekvenser.

Det vill säga, hitta en balans mellan central kontroll och individuell frihet.

Skenande kostnader 

Kostnaden för den ökade användningen av plattformen ger ofta avkastning i form av effektivering och produktivitetsförbättringar. Dessvärre när användarna bygger sina egna flöden utan kontroll och riktlinjer kan kostnader för lagring och datakonsumtion snart dra iväg.

Men medarbetarna köper inte sällan för mycket licenser eller har kvar licenser som inte längre utnyttjas i arbetet. När en process övergivits av sin skapare och inte längre används ligger den bara och kostar pengar. En process som använder en gigabit för lagring kan kosta 450 kronor i månaden. Det är inte heller ovanligt med aktiva flöden som inte behövs längre ackumulerar onödiga run costs varje månad. Många gånger utan att företaget har en aning om det.  

Havererade affärsprocesser 

Men det handlar inte bara om kostnader: citizen development kan också öka risken för fel i affärsprocesserna. Personberoendet är en stor bov i dramat. En anställd som byggde ett automatiserat flöde för en process som många är beroende av kan sluta. Plötsligt finns det ingen som kan administrera den. Kanske var det den förre detta medarbetaren som byggde alla rapporter i Power BI som måste redovisas i tid. Då kan det bli jobbigt.

Det kan räcka med att någon intet ont anande byter ett lösenord för att en process ska sluta fungera. Det kan ta många timmar att felsöka ett arbetsflöde som havererat och hitta workarounds när man inte är insatt i Power Platform. I värsta fall får man bygga om hela flödet.  

Säkerhetsrisker 

Därefter har vi IT-säkerheten. Du behöver ha koll på att rätt personer har tillgång till GDPR-data eller den sekretessbelagda informationen i flöden som dina anställda byggt. Samt för att säkerställa säkerheten, bör du proaktivt bekräfta att både den bearbetade datan och dess användare är skyddade mot eventuella hot och attacker.

Governance – att få ut det mesta ur sin IT 

I ett större sammanhang handlar det inte bara om att undvika problem, utan om att utnyttja företagets IT på ett effektivt sätt i organisationen. 

Vilket kräver kontroll och styrning, eller IT Governance, konsten att proaktivt styra verksamheten så att dess IT tillför så stort värde som möjligt.  

Hittills har Governance av plattformen mer eller mindre krävt en heltidsanställd. Någon som lärt sig verktygen för Governance i Power Platform och ständigt håller sig ajour med den levande miljöns många och snabba förändringar.  

Men nu finns det faktiskt ett alternativ: Microsoft Power Platform Governance som prenumerationstjänst. 

Governance som tjänst 

Governance som tjänst innebär att Upheads övervakar de digitala processer och företagsresurser som skapas av din organisation med hjälp av Microsoft Power Platform. Vi upptäcker och larmar om brister i systemet, till exempel fel som uppstår i processer eller ett outnyttjade lagringsutrymmen.  

Våra efterlevnadsprocesser garanterar att ditt företag följer gällande lagar och regler och policy för hur dataförlustskydd ska hanteras. 

Dessutom kommer en rapport varje månad med rekommenderade åtgärder baserade på en analys av din plattform och best practice.

Vilket i sin tur gör att ditt företag kan utnyttja plattformen på ett optimalt sätt utan egen expertis. Samt att denna trygghet och kontroll ger dig möjligheten att proaktivt utveckla och förbättra verksamheten.

Läs mer om Power Platform Governance – eller hör av dig!