Vertriebs-, Marketing- und Importunternehmen erhöht die Datensicherheit und senkt die Betriebskosten mit Microsoft 365

Die Movement Group Nordic mit Sitz in Malmö und Stockholm, Schweden, ist auf die Bereitstellung von Verkaufs-, Import- und Marketingdienstleistungen für Marken spezialisiert, die ihre Produkte an Lebensmittelgeschäfte, Convenience-Stores und Restaurants in ganz Schweden vertreiben möchten. Movement Group Nordic entstand durch die Fusion zweier unternehmen mit Sitz in Schweden und ist ein etablierter und vertrauenswürdiger Name in der Region.

Die jüngste Fusion verlief jedoch nicht ohne die üblichen Wachstumsschmerzen. Die beiden Unternehmen, Movement Sales Partner und Movement Business Partner, verfügten über unterschiedliche Geschäftsmodelle und unterschiedliche Lösungen, um ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Während Movement Business Partner von einem zentralen Standort aus operiert, beschäftigt Movement Sales Partner ein dezentrales Netzwerk von Außendienstmitarbeitern in ganz Schweden. Diese Außendienstmitarbeiter agieren in kleinen, individuell geführten, produktspezifischen Gruppen.

Das Unternehmen sah sich mit einer langsamen Onboarding-Rate für neue Vertriebsgruppenmitglieder konfrontiert, die überwiegend über E-Mail und IT-Lösungen betrieben wurden, die nicht für den internen Gebrauch zugelassen waren, einschließlich WhatsApp, Facebook Messenger und SMS-Gruppen. Während Movement Sales Partner bereits 2013 von Vor-Ort-Servern auf Microsoft Office 365 umgestellt hatte, war dies bei Movement Business Partner nicht der Fall. Das Unternehmen benötigte eine einheitliche Lösung, die die Kommunikationskanäle verbessert, den Betrieb rationalisiert und robuste Sicherheit für mobile Geräte bietet.

"Da unsere Mitarbeiter über das ganze Land verteilt sind, war der Wechsel in die Cloud eine Notwendigkeit. Mit Microsoft 365 haben wir unsere Produktivität gesteigert, unsere Kommunikation vereinheitlicht und unsere Betriebskosten gesenkt."

– Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic

Wechsel in die Cloud

Ohne interne IT-Abteilung wandte sich die Movement Group Nordic an ihren langjährigen Technologiepartner WeSafe IT, einen Microsoft-Partner mit Goldkompetenzen in den Bereichen Cloud-Plattform und Cloud-Produktivität für kleine und mittlere Unternehmen. Aufgrund der engen Zusammenarbeit zwischen den beiden Unternehmen wussten die Spezialisten von WeSafe sofort, dass Microsoft 365 Business dazu beitragen würde, die Produktivität zu steigern, die Betriebskosten zu senken und die mobilen und bürobasierten Mitarbeiter des Unternehmens zu unterstützen.

Der Wechsel zu Microsoft 365 bot der Movement Group Nordic eine erstklassige Gelegenheit, sowohl die Nutzung bereits implementierter Office 365-Lösungen wie Microsoft SharePoint Online als auch die Einführung zusätzlicher Lösungen wie Microsoft Teams und Intune zu überarbeiten. Jede dieser neuen Implementierungen hatte unternehmensweite Auswirkungen, wobei die dramatischsten Verbesserungen im Außendienst des Unternehmens zu verzeichnen waren.

Ein neues Online-Zuhause in SharePoint

Während die Movement Group Nordic SharePoint seit 2013 einsetzt, nutzte das Unternehmen keine Funktionen, die über die grundlegenden Dateiverwaltungs- und Freigabefunktionen der Lösung hinausgehen. Mit der Umstellung auf Microsoft 365 hat das Unternehmen SharePoint umfassender angenommen und über SharePoint-Websites ein neues Intranet für beide Unternehmen geschaffen. "Alle Informationen, die unsere Mitarbeiter benötigen, befinden sich in SharePoint Online", sagt Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic. "Wir haben Unternehmensnachrichten, Links, Mitarbeiterhandbücher und Kalender. Da unsere Mitarbeiter so verteilt sind, ist es wirklich der beste und effizienteste Weg, Informationen auszutauschen."

Dies ist auch das erste Mal, dass Mitarbeiter außerhalb der Hauptniederlassungen Zugriff auf SharePoint haben. Für neu eingestellte Außendienstmitarbeiter ist die Veränderung dramatisch und begrüßenswert. Der Onboarding-Prozess für einen neuen Mitarbeiter findet im Hauptbüro in Malmö statt, aber es ist eine informationsreiche Erfahrung, die einen ganzen Tag dauert. Nach dem Onboarding mussten sich die Außendienstmitarbeiter auf ihr Managementteam verlassen, um ihre Ausbildung aus der Ferne fortzusetzen. Mit SharePoint können diese Mitarbeiter ihr Unternehmens- und Produktwissen proaktiv auffrischen.

Mitarbeiter müssen sich auch keine Gedanken über das Öffnen von Dokumenten außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs machen, da das Unternehmen SharePoint verwendet, um den Zugriff auf vertrauliche Informationen zu steuern. "SharePoint Online macht es unglaublich einfach zu verwalten, wer Zugriff auf jedes Dokument hat, selbst bei zwei Unternehmen", sagt Maria Hoffsten, Marketing Coordinator bei Movement Group Nordic. "Wir können so viel davon selbst betreiben, dass wir wirklich keine IT-Abteilung brauchen."

"Alle Informationen, die unsere Mitarbeiter benötigen, befinden sich in SharePoint Online. Wir haben Unternehmensnachrichten, Links, Mitarbeiterhandbücher und Kalender. Da unsere Mitarbeiter so verteilt sind, ist es wirklich der beste und effizienteste Weg, Informationen auszutauschen."

– Emma Trygg, CFO der Movement Group Nordic

Stärkere Beziehungen durch Teams

Mit Microsoft Teams verwenden Mitarbeiter keine Vielzahl von nicht genehmigten Tools mehr für die Kommunikation. Einzelne Vertriebsleiter tauschen problemlos Nachrichten mit Vertriebsmitarbeitern aus, und Mitarbeiter, die von einer Vertriebsgruppe zur anderen wechseln, lernen ihre Kollegen schnell kennen. "Jede Vertriebsgruppe hat ihren eigenen Teams-Kanal", sagt Hoffsten. "Sie teilen Dokumente, sprechen über alltägliche Probleme und können sich viel schneller an uns im Büro wenden, wenn sie Vertriebsunterstützung benötigen oder zeitkritische Fragen haben. Wir haben den internen Datenverkehr von E-Mail-Konversationen mit Teams reduziert und dadurch viel Zeit gespart."

Vertriebsgruppen nutzen Teams, um Beziehungen zu stärken. "Da wir über ganz Schweden verteilt sind, haben wir wöchentliche Verkaufsbesprechungen über Teams eingeführt. Vertriebsgruppenmitglieder können sich gegenseitig sehen - es ist effizienter und hilft ihnen, ein Gefühl der Kameradschaft aufzubauen. Sie treffen sich viermal im Jahr von Angesicht zu Angesicht, und die Teams helfen ihnen, einen guten Gruppenzusammenhalt und Teamgeist zwischendurch aufrechtzuerhalten."

Mitarbeiter teilen ihre täglichen Erfolge auch über Teams. Wenn ein Außendienstmitarbeiter ein attraktives Display in einem Geschäft erstellt, kann er es mit der Gruppe teilen, und Kollegen können Vertrauensvoten hinterlassen, Kommentare abgeben und Tipps zum Bild teilen. Diese Interaktionen helfen neuen Mitarbeitern, ihre Produkte und die Vertriebsgruppen viel schneller kennenzulernen als mit den früheren nicht verwalteten IT-Lösungen.

"Wir nutzen Teams, um das Onboarding zu vereinfachen", sagt Hoffsten. "Die Mitarbeiter sehen alle Namen und Bilder ihrer Kollegen. Es ist einfacher für sie, Teil des Teams zu sein, als durch Messenger, wo Sie Ihr persönliches Profil auf Facebook teilen müssen, oder per SMS, wo Sie sie überhaupt nicht sehen. "

"Wir nutzen Teams, um das Onboarding zu vereinfachen... Es ist einfacher für sie, Teil des Teams zu sein, als durch Messenger, wo Sie Ihr persönliches Profil auf Facebook teilen müssen, oder per SMS, wo Sie sie überhaupt nicht sehen. "

– Maria Hoffsten, Marketin Coordinator bei Movement Group Nordic

Verbesserte Datensicherheit mit Intune

Da die Movement Group Nordic stark darauf angewiesen ist, ihre Außendienstmitarbeiter an Kundenstandorten zu platzieren, sind Telefone und Tablets ein notwendiger Bestandteil ihres Arbeitstages. Um die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu unterstützen, implementiert das Unternehmen Microsoft Intune, eine geräteunabhängige cloudbasierte Verwaltungslösung. Über Intune kann die Movement Group Nordic App-Schutzrichtlinien erstellen, die die Sicherheit von Unternehmensdaten unterstützen.

Wenn ein Mitarbeiter sein Gerät verlegt, kann sein Konto aus der Ferne gelöscht werden, um Unternehmensdaten vor den falschen Händen zu schützen. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, muss sein altes Gerät nicht mehr zur Umverteilung an die Zentrale geschickt werden. Movement Group Nordic kann das Gerät direkt an den nächsten Benutzer versenden, und ein neuer Benutzer kann sich dann mit Unternehmens-Apps mit seinen eigenen Anmeldeinformationen am Gerät anmelden.  Sie haben nur Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Position benötigen, unabhängig davon, wer das Gerät zuletzt verwendet hat.

Mit einheitlichen Kommunikationskanälen, verbesserten Datenmanagement-Tools und einem stärkeren Sinn für Teamarbeit sind die Mitarbeiter der Movement Group Nordic heute leistungsfähiger denn je, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind.