Sind Ihre Personalangaben korrekt?

Warum die Informationen über Ihr Personal veraltet sind

In vielen Organisationen werden dieselben Daten an mehreren Stellen verarbeitet. Das Problem ist, dass man zwar bestrebt ist, sie überall auf dem neuesten Stand zu halten, dies aber letztlich selten der Fall ist. Infolgedessen sind die Mitarbeiterdaten seit der letzten Aktualisierung oft unvollständig oder veraltet, da neue Mitarbeiter eingestellt wurden, alte Mitarbeiter ausgeschieden sind oder Mitarbeiter die Position innerhalb des Unternehmens gewechselt haben.

Die in unseren Betrieben vorhandenen Organigramme sind daher in vielen Fällen veraltet, da diese Art der Aktualisierung keine hohe Priorität genießt. Sie werden vielleicht nicht als "geschäftskritisch" angesehen, und es handelt sich auch nicht um Informationen, die täglich verwendet werden. Sie können mit der Aktualisierung einfach "ein bisschen warten".

In größeren Organisationen liegt die Verantwortung für die Aktualisierung der Daten zudem oft bei verschiedenen Mitarbeitern in unterschiedlichen Bereichen der Organisation. Änderungen folgen oft einer Prozesskette, bei der nicht jeder gleichzeitig über Änderungen informiert wird. Stattdessen werden die Informationen auf verschiedenen Ebenen und in verschiedenen Stadien der organisatorischen Veränderung verteilt.

Warum die Informationen über Ihr Personal auf dem neuesten Stand gehalten werden sollten

Warum ist es also so wichtig, die Mitarbeiterdaten auf dem neuesten Stand zu halten? Ihre Mitarbeiter müssen sich darauf verlassen können, dass die in den Unterlagen enthaltenen Informationen korrekt sind. Wenn sie den Daten nicht trauen, werden sie andere Wege wählen, um die richtigen Informationen zu finden. Manche legen vielleicht sogar eigene Register an, z. B. für Kontaktdaten, die lokal auf dem Schreibtisch gespeichert werden. Dies ist heikel, da die neue Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) höhere Anforderungen an die Kontrolle der personenbezogenen Daten stellt, die innerhalb der Organisation fließen.

Für einen neuen Mitarbeiter wird das Fehlen aktueller Informationen auch in anderer Hinsicht problematisch. Als neuer Mitarbeiter in einem neuen Unternehmen ist es wichtig, dass Sie sich leicht einen Überblick über die Organisation verschaffen können und wissen, welche Mitarbeiter zu welchem Bereich gehören. Die richtigen Informationen müssen leicht zugänglich sein, damit der neue Mitarbeiter sich unkompliziert in der Organisation zurechtfinden kann.

Aktualisieren Sie alle Mitarbeiterinformationen überall und gleichzeitig mit Microsoft 365

Eines der Probleme besteht also darin, dass die Aktualisierung von Mitarbeiterdaten an einer Stelle nicht an anderer Stelle erfolgt. Dies führt zu Fehlern und Verwirrung, und es ist auch zeitraubend, dieselben Informationen an vielen verschiedenen Stellen aktualisieren zu müssen. Der Verwaltungsprozess kann daher erheblich gestrafft werden.

In Microsoft 365 sind so viele Daten mit jedem Benutzer verknüpft, dass Sie sich oft schon anhand des Benutzerprofils ein klares Bild von der Rolle eines Mitarbeiters machen können. Wenn Aktualisierungen an den Mitarbeiterdaten vorgenommen werden, werden sie überall gleichzeitig angezeigt, sie werden an einem Ort gesammelt und Sie können über Ihre Teams-Ansicht darauf zugreifen. Mit anderen Worten: Sie müssen Ihren Arbeitsbereich nicht verlassen, um auf Mitarbeiterinformationen zuzugreifen:

Die Tatsache, dass die Personalinformationen auf Microsoft 365 basieren, bietet eine Reihe von Vorteilen:

• Sie erhalten Zugang zu denselben Daten über Ihre Mitarbeiter, egal wo Sie sind und in welchem Kontext Sie sie benötigen.
• Die Daten sind zuverlässig und aktuell
• Informationen werden an einem Ort gesammelt
• Aktualisierungen wirken sich überall aus
• Sie sparen Zeit durch weniger Verwaltungsaufwand - die Informationen werden an einer Stelle aktualisiert.

Wir von WeSafe helfen Ihnen dabei, Microsoft 365 so zu nutzen, dass alle Informationen Ihrer Mitarbeiter sofort für alle Benutzer in Ihrer Umgebung aktualisiert werden. Möchten Sie wissen, wie? Nehmen Sie Kontakt mit uns auf!