Digital satsning i analog verksamhet

wesafe Kundcase

Stångby Plantskola är en ledande leverantör av växter i Sverige och producerar huvudsakligen företablerade alléträd och fruktträd samt buskar i kruka. Verksamheten lägger stort fokus på kvalitet, kompetens och service genom nära samarbeten med kunder och leverantörer. Företaget finns i både Lund och Arlandastad och firar i år 40-årsjubileum. Kundkretsen är i första hand trädgårdsanläggare, kommuner och kyrkogårdsförvaltningar och företagets målsättning är att leverera kvalitetsväxter och att garantera bästa möjliga hantering. Jörgen A Warpman är vd på Stångby Plantskola och berättar om resan mot en mer digital miljö i en annars så analog bransch.

Ökande behov av digitala tjänster i växande verksamhet

Stångby plantskola finns idag på två orter i Sverige som ligger drygt 60 mil från varandra och företaget har under de senaste tio åren expanderat – i synnerhet under de sista fem. I takt med att företaget växer, blir det därför allt viktigare att kommunikationen fungerar, vilket även ökar behoven av att digitalisera verksamheten. Jörgen berättar:

– Tidigare användes en lokal server som vi höll på att växa ur. Den hängde sig ofta och var alltför långsam. Den egna servern krävde regelbunden backup och brandskydd om något skulle inträffa. Det fanns helt enkelt för många risker – händer något med servern förvinner allt det digitala underlaget vi har för vår verksamhet.

Arbetet är i hög grad säsongsbetonat och som mest intensivt under vår och höst. Under dessa perioder kan ingenting stå stilla. Beställningarna måste kunna komma in och orderhanteringen måste fungera smärtfritt. Jörgen, igen:

– Vi både odlar och köper in växter och har leverantörer från en mängd olika länder och andra områden i Sverige. För att allt ska fungera måste vi ständigt ha koll på vårt lager och säkerställa att våra kunder får rätt information. Kommunikationen måste därför alltid fungera från vårt system och ut till dem.

Bred kompetens och tät dialog

Jörgen kom fram till att en förändring måste ske för att säkerställa driftsäkerhet och kvalitet gentemot kunder och leverantörer. I dialogen med WeSafe IT fick Jörgen och Stångby Plantskola en bättre bild av vad som skulle krävas för att driva igenom dessa förändringar. Han fortsätter:

– Vi har en tät dialog med WeSafe IT. De känner väl till vår verksamhet och har god insikt i vilka utmaningar vi stod inför tidigare. De är proffsiga, har kunnig personal som alla har olika inriktning i sina sakkunskaper vilket ger oss en bredd kompetensmässigt.

Flytten till molnet medförde flexiblare arbetssätt

Det första som gjordes var en överflyttning av samtliga företagsdokument till Sharepoint vilket medförde en större genomgång av filer, där sådan dokumentation som inte längre behövdes kunde sållas ut och tas bort. En positiv ”bieffekt” av arbetet med att grundligt gå igenom vilka data som fanns lagrade, blev att filstrukturen kunde återuppbyggas från grunden, vilket skapade ordning och reda, samtidigt som själva flytten till molnet gav flexibilitet och tillgänglighet:  

– För oss är fördelen med molntjänster flexibilitet – att du oavsett var du är och vilken enhet du använder kan nå den information du behöver. Det digitala arbetet har nu en tydlig struktur och att det är lättare att få överblick över den information som hanteras.

Även affärssystemet som tidigare låg på den lokala servern migrerades till en server i Microsoft Azure. WeSafe IT managerar servern och säkerställer backup.

Blir hjälpta i arbetet med GDPR

Likt många företag har Stångby Plantskola arbetat med att förbereda sig inför den nya dataskyddsförordningen, GDPR och såg en fördel att ta hjälp av sin it-partner även för GDPR-relaterade tjänster:

– Vi hade en workshop tillsammans där vi fick hjälp att ta fram en åtgärdsplan. Utifrån den har vårt interna GDPR-team utarbetat en grundstruktur i WeSafe IT:s GDPR-hubb. Där samlar vi rutiner och dokumentation som vi successivt fortsätter att bygga upp – det är ju ett ständigt pågående arbete. Vi har även varit väldigt hjälpta av att allt finns samlat i Sharepoint och att det är sökbart – något som blivit allt viktigare i och med införandet av GDPR.

Driftsäkerhet, struktur och trygghet

Flytten till Azure har gett en ökad driftsäkerhet vilket är en stor trygghet – särskilt under de tider på året som verksamheten är tyngst belastad. Med WeSafe IT:s hjälp anser Jörgen att det digitala arbetet nu har en tydligare struktur och att det är lättare att få överblick över den information som hanteras:

– Vi värdesätter deras breda kompetens och kunskapen de kan dela med oss är väldigt värdefull. Det gäller inte bara de molntjänster vi använder oss av, utan allt från GDPR till hårdvara där de är behjälpliga både rent praktiskt och med rådgivning i de val vi står inför.

Share this Post

Image

Läs fler kundcase Läs vår blogg - klicka här!



Till Stångby Plantskolas Hemsida Kontakta oss