Digitalisera verksamheten med molntjänster för företag

Peter Fritzon Blogg, digitaltransformation, Produktivitet

Att framtidens affärer kommer kräva flera tjänster i molnet är många överens om. Lika säkert är att organisationer som inte kan lära sig att faktiskt skapa värde med hjälp av digital teknik i framtiden har svårt att vara konkurrenskraftiga. Digitaliseringens framfart går inte att hindra, men fortfarande diskuteras det alldeles för lite om varför man digitaliserar och vad man hoppas uppnå.

Att digitalisera verksamheten är i sig inte målet – det är vad digitaliseringen resulterar i som är det centrala

Målet med att digitalisera verksamheten är att omfördela tid och ekonomi, från drift till innovation. Då kan IT på riktigt bli en avgörande konkurrensfördel. Potentialen med molntjänster för företag är stor och det finns goda möjligheter att utveckla, förändra och effektivisera processer.

I denna artikel vill jag dela med mig av erfarenheter och best practices kring molnstrategier och implementeringar av molntjänster för företag. Vi på WeSafe har hjälpt många företag genom åren och det finns ett par gemensamma nämnare kring tillvägagångssätt hos företag som lyckats riktigt bra.

Förstudien – förarbetet som lönar sig i längden

För att få ut det fulla värdet av att digitalisera verksamheten genom molntjänster, krävs först en förstudie där ni analyserar och funderar över vilken nytta och värde ni önskar skapa med flytten – vilka är drivkrafterna och målet med att flytta till molnet?

Att läsa på om molntjänster och bygga kunskap om vad som erbjuds samt fundera över vilka alternativ som kan tänkas passa företaget är en bra början. Att bygga upp kunskap internt om de olika alternativen och dessutom ha en kompetent IT-partner med redan i förarbetet och förstudien, kan göra att ni får upp ögonen för fler möjligheter och insikt om best practice för lyckad implementering.

Nedan får ni lite exempel på områden som kan vara bra att behandla i förstudien:

  • Vilka nya möjligheter medför molntjänsterna ur ett marknadsperspektiv?
  • Vilka möjligheter ger molntjänsterna oss att efterfölja regulatoriska krav som t.ex. GDPR?
  • Vilka processer får vi möjlighet att effektivisera och automatisera med hjälp av molntjänsterna?
  • Vad kommer flytten till molnet att innebära för vår personal?
  • Vad kommer flytten till molnet att innebära för vår interna drift och förvaltning?
  • Vad kommer flytten till molnet innebära för oss ur ett kostnadsperspektiv?
  • Vilka eventuella risker kan vi se med implementationen av molntjänster?

Resultatet från förstudien bör bland annat resultera i en tydlig målsättning och en gemensam bild av förväntat resultat. Saknas en tydlig målbild är min erfarenhet att flytten ofta kantas av onödiga utmaningar. Detta medför i sin tur att slutanvändarna i högre grad blir missnöjda, då oklara mål skapar förväntningar som inte införlivas.

Rätt kunskap och en vilja att förändras hos ledningen är avgörande

Att förankra målsättningen med molnstrategin internt hos ledningen är oerhört viktigt. Det är viktigt att alla i organisationen har samma bild av vad digitaliseringen innebär för organisationen och att ledningen har rätt kunskap och vilja att förändras. Digital transformation handlar till stor del om ren affärsutveckling och molnstrategin bör ha tydlig koppling till visionen i den övergripande affärsplanen.

Dubbelkolla att ledningen verkligen tar del av dokumentationen från förstudien och ta hjälp av din IT-partner för att få ihop presentationen, argumenten och eventuella demonstrationer som ska visas. Ju större förståelse som hela ledningsgruppen har, desto bättre är förutsättningarna för en lyckad molnsatsning.

Gör inte allt på en gång, men gör det i rätt ordning

När ni har klart för er vad ni vill uppnå med flytten till molnet och allt är förankrat i organisationen är det dags att skapa en planering för migrering och implementering. Jag rekommenderar att detta görs stegvis snarare än allt på en gång. Se dock till att göra saker i rätt ordning. Prioritera de delar av organisationen som har mest att tjäna på att digitalisera och börja där. Ni kan med fördel börja med en av de ”enklare” delarna för att skapa en positiv känsla, samtidigt som ni lär er längs vägen. Digitalisera gärna de processer som är nära sammanlänkade eller i anslutning till varandra samtidigt.

Jag rekommenderar en detaljerad planering för den närmsta implementeringen, men även en långsiktig plan med en hållbar strategi för molnsatsningen. En långsiktig strategi säkerställer att varje enskilt beslut tas med hänsyn till den större bilden. I den långsiktiga planen bör ni även ha en grov budgetering för satsningen.

När ni valt ut vilka delar som ska flytta till molnet kan det vara bra att tekniskt se över den befintliga miljön för att upptäcka och säkerställa eventuella tekniska hinder. Teknisk säkerställning och god framförhållning gör det möjligt att undvika flaskhalsar vilket innebär goda förutsättningar för att utsatt tidsplan går att hålla samt återspeglar verkligheten. Efter teknisk säkerställning kan ni gå igenom stegen för implementering och få förståelse och samsyn kring vad som skall göras och vem som ansvarar för vad. 

Implementationen är resultatet av grovjobbet i de tidigare stegen

Om ni lagt en god grund kommer implementationen att flyta på och vara tämligen odramatisk. Självklart kan saker gå fel och ni bör ha en plan för hur ni agerar om något inte går som ni tänkt – hur backar vi om det behövs?

Följ nu den planering ni tagit fram och tänkt på att hela tiden informera användarna om vad som händer och hur de påverkas. Användarna behöver veta vart de skall vända sig vid eventuella problem eller frågor. Gör upp tydliga kontaktytor och upprätthåll en tät kommunikation med kontinuerliga avstämningar.

Engagera era medarbetare

Felet många gör när en molnlösning implementeras, är att inte få med sig de anställda i digitaliseringen och användandet av den nya tekniken. Många är rädda för förändring och om de inte får rätt stöd kan medarbetarna fastna i gamla vanor. Se till att medarbetarna får rätt utbildning, stöd och guidning för att förstå hur den nya tekniken kan effektivisera deras arbetsuppgifter.

Min rekommendation är återigen att börja med det viktigaste. Fokusera och utbilda personalen i de viktigaste funktionerna som löser det dagliga arbetet. När personalen känner att de kan hantera de nya lösningarna kommer de vara engagerade och vänligt inställda till den nya tekniken. Risken, om ni går igenom för mycket funktionalitet på en gång, är att det skapas en känsla av otillräcklighet som slår tillbaka mot lösningarna och skapar inställningen ”jag gör som jag alltid gjort istället”.

Utvärdering

Den molnbaserade världen befinner sig i ständig utveckling och det kommer kontinuerligt nya funktioner. Det är viktigt att inte se övergången till molntjänster som ett avgränsat projekt. Hitta fungerande processer för att hålla er uppdaterade om nya funktioner som kan vara till nytta för organisationen samt hur ni fortlöpande jobbar med konfiguration, anpassning och vidareutveckling. Det är en stor fördel om ni kan involvera medarbetare från olika avdelningar och jobba tvärfunktionellt för att identifiera flaskhalsar och ineffektiva processer.

Molntjänsterna ger stora möjligheter att effektivisera befintliga processer, men är också ett sätt hitta nya bättre arbetssätt. Med dessa ord hoppas jag att du har fått en bättre bild av vad som krävs för att verkligen lyckas med att digitalisera verksamheten med molntjänster för företag. Vi på WeSafe brinner för detta, har många års erfarenhet och kompetens kring molntjänster generellt och ser stor potential i Microsoft 365 och alla de möjligheter som erbjuds.

Att gå över till molntjänster är inte ett projekt ni blir ”klara med”

När ni genomfört en implementation är det viktigt att utvärdera projektet – både internt och samarbetet med IT-partnern. Hur lyckades vi följa planen? Var står vi i jämförelse med den gemensamma målbilden? Vad gjorde vi bra som vi skall ha med oss till nästa projekt? Vad kunde vi gjort bättre?

Share this Post




Image
Läs fler bloggposter Läs referenscase Headbrands
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn

Kontakta oss så berättar vi mer om hur WeSafe och Microsofts molntjänster kan underlätta digitaliseringen av er verksamhet.


Kontakta oss Läs fler bloggposter Läs referenscase Headbrands