God administration underlättar företagets filhantering

För de administratörer inom organisationer som använder Microsoft 365-plattformen finns en hel del tips och tankar när det kommer till hantering av filer och dokument. Dessa tips är värda att reflektera över för att skapa en mer produktiv och samtidigt säker miljö att arbeta i.

I vårt webinar tar konsultchef Robert Veberg och Microsoft 365-konsulten Gustav Hallencreutz upp ett helt batteri med generella inställningar i plattformen och även rekommendationer för hur du som administratör kan underlätta medarbetarnas arbete och även öka säkerheten.

Genomtänkta inställningar gynnar alla

När filerna är flyttade till molnet är det några punkter som är bra för dig som administratör att tänka på. Vi har listat fem övergripande frågor som vi fördjupar oss i under webinariet. Som du kommer att märka handlar mycket om hur just er organisation arbetar, men det finns även generella tips som gäller alla som rör sig i molnet.

1. Är nätverket redo? När alltfler arbetar i Teams måste nätverket hålla för att data ska röra sig upp och ner. Det är påfrestande för nätverket, så kolla att nätverket är up to date. I plattformen finns ett inbyggt verktyg för att säkerställa nätverkets prestanda.
2. Vilka enheter ska medarbetarna använda? När du jobbar i molnet kan alla jobba från vilken enhet som helst. Ni som organisation måste ta ett strategiskt beslut vilken data som får delas var. Det finns också inbyggda verktyg för hur produktiviteten öppnas upp med bibehållen säkerhet.
3. Medarbetarna får jobba produktivt och säkert. Att komma åt filer i exempelvis SharePoint ska vara lätt, men även säkert. En bra balans kan vara att aktivera tvåstegsverifiering när åtkomst begärs ifall en användare jobbar utanför kontoret, medan det inte behövs ifall det görs från kontorets nätverk. Detta gör att arbetsupplevelsen är säker och produktiv.
4. Delningsstrategi. Tidigare bifogades filen i ett mail, men nu bör medarbetarna dela en länk i stället. Viktigt som IT-ansvarig att veta vilka alternativ som finns och förmedla detta till användarna! Vi ger exempel på olika sätt i webinariet.
5. Synkroniseringsstrategi. Du synkar helst de bibliotek som du arbetar med dagligen och har dem tillgängliga i utforskaren. Men har du känsliga dokument och filer kanske de bara ska finnas online. Policyn måst vara tydlig för hur man ska arbeta och vad som inte får synkroniseras.

Microsoft 365 Admincenter

Det är mycket information som finns att nå från admincentret och det är värt att lägga en timme på att anpassa den efter just dina behov. Annars kan du lätt svämmas över av sådant som är intressant, men för dig irrelevant i din arbetsroll.

På administratörssidan kan du anpassa startsidan efter dina behov för att se vilka startkort som ska ligga i huvudvyn. Gustav och Robert presenterar i webinaret hur administrationscentret kan ställas in för att du snabbt ska kunna komma åt funktioner gällande delning, åtkomst och säkerhetsnivåer. Du kan även lägga till generella kort för genvägar till utbildningar från Microsoft och välja att ta bort appar och genvägar som inte gäller det område just du arbetar med.

Ta ställning till rätt inställning

Med utgångspunkt från administrationscentrets startsida tar Robert och Gustav dig sedan vidare in i ett detaljerat förfarande. De hjälper dig att hitta var och hur du klickar i olika inställningar och resonerar om vad de föreslår, ur ett generellt perspektiv, och vad din organisation på egen hand måste ta ställning till.

1. Delningsinställningar och åtkomsthantering – Ska filer kunna delas internt och externt eller ska det bara vara möjligt att dela en länk? Besluta även vem som ska kunna redigera filen och hur lång tid länken ska gälla. Användare ska endast ha åtkomst till det som faktiskt används. Detta görs genom att begränsa rättigheterna att komma åt data utöver detta.
2. Bevarandeprinciper, etiketter, klassificering – En samling av etiketter som tillsammans skapar ett regelverk för hur länge data ska bevaras beroende på dess innehåll. Detta kan ses som en teknisk lösning för att följa den regelefterlevnad som ställs. Individuella etiketter kan användas eller tillsammans skapa en princip. Etiketter används både inom bevarande och för känslighet. Genom att använda etiketter klassificeras data enligt de etiketter som har skapats. Enkelt sagt skapar en samling etiketter möjligheten att bygga bevarandeprinciper och klassificera, beroende på ifall vad man vill uppnå. Bevarandeprincip bestämmer hur länge datan ska få leva, medan klassificering ofta bestämmer datans känslighet.
3. Inställningar för skydd mot dataförlust – Att få kontroll över personuppgifter är en svår men viktig del för en IT-administratör att lösa. Genom att sätta upp en DLP-princip kan man upptäcka och även förhindra att företagsinformation skickas på felaktigt vis.
4. Monitorering – Kan användas både proaktivt och retroaktivt vid händelser. Används det proaktivt är det för att få fram förbättringsmöjligheter, medan det kan användas retroaktivt ifall man vill redogöra hur exempelvis en fil har försvunnit.
5. Rapporter / användning – Här kan du se hur många filer som är sparade i SharePoint respektive OneDrive. Du ser vilka användare som har kommit igång i molnet och hur många filer som har redigerats under ett visst tidsintervall; det vill säga aktiva filer som öppnats, delats eller redigerats under ett visst tidsspann. Då kan du avgöra om molnet används rätt, eller över huvud taget, och om investeringen har varit lönsam.

En slutsats som går att dra från Robert och Gustavs presentation om fil- och dokumenthantering är att molntjänster är fantastiska eftersom det går att bjuda in samarbetsparters och dela allting, men att du som administratör måste göra en avgränsning mellan säkerhet och enkelhet; du måste kunna balansera.

Om du går igenom punkterna ovan en gång för alla så är du på god väg att skapa en säker och produktiv arbetsmiljö för hela organisationen.

Du som administratör har till uppgift att hitta nästa väg. Känner sig användarna trygga i hur de arbetar, kan de bifoga en fil på rätt sätt, ska det vara möjligt för filer att lämna er IT-miljö? Många ställningstaganden ska tas och har man jobbat lokalt tidigare så är det många nyheter som dyker upp i molnet.

Det positiva är att WeSafe finns en knapptryckning bort och Microsoft 365:s egna utbildningsutbud är massivt.