Microsoft Teams – din plattform för projektarbetet

En del företag använder ett 100-tal olika mjukvaror och mängder av tjänstleverantörer för att kunna ratta och hantera organisationens verksamhet. Även de som har en Microsoft 365-licens nyttjar ibland externa verktyg och plattformar för att lösa olika uppgifter – helt i onödan.

Huvudanledningen för att välja Microsoft 365-plattformen är att kunna utföra sitt jobb där man befinner sig utan att behöva vara på kontoret eller uppkopplad via ett VPN. Ändå förekommer det att vissa bolag förvarar sina filer på andra plattformar eller sköter mejlkonversationer och övrig kommunikation utanför Microsofts ekosystem. 

”Ja, ibland möter vi de som bara använder Teams för att chatta och att boka distansmöten; ungefär på samma sätt som gamla Skype användes”, berättar Robert Veberg som är Cloud Advisor på WeSafe.   

Den dåliga nyheten är alltså att många ännu inte utnyttjar plattformens fulla kapacitet. Den goda är att det inte är ett långt steg att ta för att dra mer nytta av systemet. Bland annat som stöd för projektarbetet. 

Arbeta med dina projekt i Teams

Många organisationer sitter inne med lösningar redan idag, som de inte vet att de har. De jobbar i en gammal Excel-fil och utnyttjar inte de verktyg de har betalat för. Om en vd för ett bolag börjar förstå att Microsoft 365-plattformen mest används för internt bruk och Teams-möten finns det några logiska steg att ta; bland annat när det kommer till att arbeta med projekt. 

”Javisst, det borde vara intressant för de flesta att göra projektarbetet mer effektivt och få allt samlat på ett ställe. Att sköta kommunikationen där, få en överblick av hur mycket tid som lagts ner och att säkra upp det material som ingår i projektet i form av data, filer, konversationer och andra relevanta dokument. Tänk bara att kunna ställa in hur länge varje dokument ska sparas – allt sådant finns att tillgå för den som har Microsoft 365”, berättar Robert.    

Att Microsoft Teams är ett projektverktyg är det många som inte verkar känna till – det är något som Robert och kollegorna vill ändra på.  

 ”Att använda Teams för projekt leder ofta till att organisationen utvecklar hela Teamsanvändandet även för andra funktioner”, säger Robert. 

En projektplattform du redan har!

Så, om ett företag idag använder Excel för att strukturera flödena i sina projekt och medarbetarna skickar en mängd mejl mellan sig för att kommunicera och byta filer – hur ska de då tänka för att ställa om? 

”Det sättet att arbeta är faktiskt en väldigt bra grund i kombination med de möjligheter som finns i Microsoft-plattformen. De ska börja med att fråga sig vilka filer de har och hur flödena ser ut. Då kan de skapa sig en bild av hur dessa flöden ska bli i Teams. Exempelvis kan de Excel-filer de skickar mellan sig bli en lista i Microsoft Lists. Genom att gå över i Teams och arbeta på ett nytt sätt skapas en ny kultur”, berättar Robert.  

Att börja arbeta med Teams som projektplattform är en stor kulturförändring kontra tidigare för de som är vana att jobba med mappar, mejl och ”sina egna lösningar”.  

”Det gäller att släppa det här med att ha koll på allting i huvudet och i stället lita på verktygen och möjligheterna – att se Teams som en kommunikationspartner som ska få organisationen att jobba mer effektivt och få mer gjort på ett enklare sätt.”

Kom igång med några enkla steg

Så vad är då Roberts första tips att börja med för den som vill göra Microsoft-plattform till ett projektverktyg?  

”Du börjar ju redan nu genom att läsa denna artikel! Sedan föreslår jag att du kollar på ett webinar (om du inte redan sett det) från WeSafe där jag visar mer hur arbetet går till i praktiken. Om ni inte har jobbat med Teams i bolaget: börja få medarbetarna att göra det. Börja med att starta ett organisationsomfattande Team, där läggs alla automatiskt till i organisationen. Istället för att skicka ut ett massmail till alla i organisationen så testa konversationsfunktionen i Teamet! Nästa gång du ska skicka ett mejl till en kollega och fråga om kvartalsrapporten, lägg det i ett chattmeddelande. E-post är ju något som vi gärna vill se mindre av och ersätts ganska enkelt av konversationer och chatten i Teams.” 

Nästa steg skulle kunna vara att göra om en Excel-fil till en lista i Microsoft Lists. Genom att använda lists får du fler och bättre möjligheter till att spåra och arbeta med information. Automatisera processer som annars kräver manuell handpåläggning. Ett exempel på en lista som passar i ett projekt skulle kunna vara en “ÄTA” lista, som spårar och visar förändringar och tillägg som uppkommit under projektets gång. Eller en lista för att säkerställa att projektbudgeten håller, eller kanske en lista för att få koll på nedlagd tid i respektive moment. 

Allt finns alltså redan där! Redo att användas. Robert säger att de allra flesta kan börja arbeta med Teams som projektplattform på egen hand. Vissa behöver få hjälp att sätta en struktur och vänder sig då till WeSafe.  

”En av de största fördelarna är att du kan återanvända alla Teams-, Planner- och Lists-mallar när du en gång har skapat den. Så när du gör ett nytt projekt behöver du inte börja från noll – då är du i princip redan där”, säger Robert.

FEM TIPS HUR DU KICKSTARTAR MICROSOFT TEAMS SOM PROJEKTPLATTFORM:

• Lyssna på vårt webinar så du får en bättre bild av alla möjligheter som finns när det gäller projektstyrning/ledning i Microsoft 365
• Skapa projektteam i Teams som döps till projektets namn eller kundens namn. Se till att spara dokument, filer och allt som har med projektet att göra.
• Bjud in alla berörda personer och uppmuntra till att använda chatten som är knuten till projektkanalen för all kommunikation som rör projektet, i stället för att mejla runt informationen
• Sköt all projektplanering med aktiviteter, resurser och deadlines integrerat i projektkanalen. Använd de verktyg som erbjuds, exempelvis Microsoft Lists och Planner i stället för att använda Excel-dokument.
• Skapa en bra struktur från början som du kan återanvända i framtida, nya projekt. Ta extern hjälp av WeSafe om du behöver förfina/justera eller har specifika önskemål.   

Vill du få hjälp att sätta en struktur för projektarbete i Microsoft Teams, då är du välkommen att kontakta oss!