Ny app i Microsoft 365 för löpande kontroller och uppföljning

Från papper och penna till digital rapportering

Systematiskt brandskyddsarbete är lagstadgat enligt Lagen om skydd mot olyckor och det yttersta ansvaret ligger på fastighetsägaren. Därför måste regelbundna kontroller genomföras – månadsvis eller kvartalsvis.

Vid funktionskontroll av brandskyddsutrustning ska ett fullständigt protokoll, med eventuella fel och brister, upprättas som ska kunna uppvisas vid inspektion från tillsynsmyndighet. Denna protokollföring har tidigare i hög grad gjorts med penna och papper, för att sedan manuellt föras in i exempelvis ett Excel-dokument. För medarbetarna ute på fältet skulle därför en mobil lösning, speciellt anpassad för systematisk kontroll av brandskyddsutrustning, innebära en avsevärd effektivisering av arbetet.

Tak & Brandskydd AB erbjuder funktionskontroll, service, reparation och utbyte av brandskyddsutrustning för fastighetsbolag och enskilda bostadsrättsföreningar. I valet av system för protokollföring och rapportering av brandskyddskontroller föll valet på WeSafe.

Mobilitet i fokus

I samråd med Tak & Brandskydd tog WeSafe fram en lösning som i stora drag fungerar som en app med checklista där kontrollanten bockar av de olika kontrollpunkterna och sedan skickar in protokollet till den som ansvarar för fastigheten. Appen fungerar på såväl dator och mobil som surfplatta och innehåller även kartor för att enkelt hitta olika kontrollpunkter i fastigheterna. Mobiliteten är av avgörande betydelse eftersom den innebär en helt ny möjlighet att genomföra och protokollföra kontrollerna när och var som helst. Den kapar ett led i administrationen genom att du inte först måste protokollföra på papper och sedan föra in noteringarna i ett system. Uppgifterna matar du istället direkt in i appen.

Lösningen är dock mer än bara checklistan i appen. I bestånd med ett större antal fastigheter är det oftast olika personer som genomför kontroller för olika fastigheter, och då blir det särskilt viktigt att på ett enkelt sätt kunna samla och ordna uppgifterna centralt. På så sätt får du som fastighetsansvarig en helikoptervy av genomförda kontroller och vilka brister som upptäckts i hela fastighetsbeståndet. Den som utför kontrollerna får i sin tur påminnelser varje gång det är dags att genomföra nya kontroller.

– Nu jobbar vi helt mobilt och tack vare kontrollerna hamnar inget, eller åtminstone färre uppgifter mellan stolarna. Fastighetsansvariga får en riktigt bra översikt och upplever att de fått bättre kontroll, men också att det är enklare att planera vad som behöver göras framåt, säger Martin Berggren på Tak & Brandskydd.

Lösningen fungerar även som en samarbetsportal mellan Tak & Brandskydd och deras kunder där all användaradministration sker.

Dynamiskt samarbete för användarvänlig no-code lösning

Att bygga kundanpassade lösningar har länge utgått från modellen att beställaren lämnar en strikt kravspecifikation utifrån vilken leverantören sedan fått presentera en färdig produkt. Samarbetet mellan WeSafe och Tak & Brandskydd har istället varit mycket dynamiskt och förändringar har gjorts i iterationer med täta avstämningar. På detta sätt kan ändringar lättare göras på en gång istället för att man väntar tills man är ”klar” då ändringar kan omkullkasta stora delar av det tidigare arbetet.

Lösningen är en så kallad no-code solution vilket i korta drag innebär att du istället för att bygga en lösning från grunden redan har all, eller åtminstone en stor del av koden, inbyggd i plattformen. Fokus för no-code-arbete ligger därför snarare på att förstå den process som du ska stödja och sedan hitta och utforma rätt lösning i plattformen, än att återuppfinna hjulet med ny kod. Lösningen är utvecklad i molntjänsten Microsoft 365 och WeSafe har i tätt, dynamiskt samarbete hjälpt Tak & Brandskydd att återskapa deras kundspecifika processer i app-format. Genom det nära samarbetet har appen även kunnat färdigställas snabbare och utvecklas med tydligt fokus på användarvänlighet.

Win-win

Tak & Brandskydd kan nu erbjuda appen som tjänst för sina kunder vilket skapar en win–win-situation:

– Kunderna får en enklare administration av sina kontroller och vi genererar fler tillfällen till affär i form av funktionskontroller, service, reparation och utbyte av utrustning, avslutar Martin Berggren.

Flera kunder har redan köpt tjänsten av Tak & Brandskydd, och intresset är stort eftersom det hos många länge funnits en önskan om att förenkla processen kring brandskyddskontroller.

Har din verksamhet en liknande utmaning, med återkommande kontroller och löpande rapportering? Hör av dig till oss så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa dig!