5 fiksua vinkkiä tehokkaampaan sisäiseen viestintään

Useimmissa yrityksissä sähköposti on edelleen hallitsevassa asemassa, vaikka se ei olisikaan paras väline viestinnän tarpeisiin. Monet Microsoft 365:n jokapäiväiset käyttäjät eivät tiedä, että alusta tarjoaa useita vaihtoehtoja, jotka soveltuvat monissa tapauksissa paremmin. 

Tämän korjaamiseksi olen koonnut yhteen parhaat vinkkini siitä, miten sinä ja työntekijäsi voitte käyttää alustaa älykkäämpään viestintään ja tehokkaampaan työskentelyyn.  

 

Paljon enemmän kuin sähköposti

Yhä useammat ihmiset työskentelevät etätyössä ilman päivittäisiä tapaamisia kollegoidensa kanssa. Sen sijaan suurimman osan ajasta digitaalisesti. "Fyysistä" kontaktia ei ehkä korvata kokonaan, mutta yksi asia on varma: Microsoft 365 tarjoaa käyttäjille aivan toisenlaisia (ja monille vielä löytämättömiä) mahdollisuuksia kuin ennen. Mutta niiden hyödyntäminen edellyttää, että sinun on puuttua yhtä yleiseen kuin sitkeäänkin tapaan: sähköpostin käyttäminen kaikkeen..

Valistunut arvaus on, että 70-90 % menee sähköpostitseolipa kyse sitten pikakysymyksestä kollegalle, jaettavasta asiakirjasta tai uusista menettelytavoista, jotka on tarkoitettu kaikille.

Nykyään on paljon helpompaa tavoittaa kanssa uutisia intranetin kautta tai aloittaa chat työntekijöiden kanssa kuin ennen. Ensinnäkin voit tehdä sen suoraan käyttämässäsi sovelluksessa ilman, että sinun tarvitsee vaihtaa sovellusta tai ikkunaa.

Kyse on vain erottaa eri viestintätyypit toisistaan ja valita viestintäkanava sen mukaisesti.

Nyt on vinkkien aika!

 

Vinkki #1: Viestintäsivut monille tietoa varten

Yrityksen yleiset tiedot, kuten koskee kaikkia tai monia henkilöitä yrityksessä sopii erinomaisesti viestintäsivut - kuten yrityksen intranetin etusivulle. Sinulla voi olla yksi verkkosivu koko organisaatiolle ja yksi jokaiselle alueelle, osastolle tai tärkeimmälle tiimille. Henkilöstöhallinto voi esimerkiksi koota kaikki henkilöstöhallintoa koskevat tiedot yhdelle helposti saatavilla olevalle sivulle, josta kaikki tietävät.

Vältä häiritseviä massapostituksia kaikille sähköpostitse "tiedoksi".. Tieto hukkuu sähköpostien tsunamiin. Ja Teams-kanavassa se "voi" helposti kadota.

Perusperiaatteena on, että kaikki tiedot (ja keskustelut) on pidettävä helposti saatavilla. kuka tahansa sitä tarvitsee, silloin kun hän tarvitsee sitä.

Viestintäsivu 

 

Vinkki #2: Keskustele Teamsissa nopeaa viestintää varten työntekijöiden välillä.

Jos suhtaudut hieman epäröiden ajatukseen "chattailusta töissä", et ole yksin. Teamsissa chattailu ei kuitenkaan ole samanlaista kuin chattailu ystävien kanssa sosiaalisessa mediassa. Se on paljon tehokkaampaa kuin sähköposti kun keskusteltaessa ideasta ryhmässä tai kun haluat saada nopeasti vastauksen kysymykseen. Puhelua lukuun ottamattase on yhtä lähellä kuin puhuminen kollegoiden kanssa toimistossa kuin mitä voi saada ilman, että on paikalla.

Lisäksi Teamsissa keskenään keskustelevat voivat helposti jakaa samassa sovelluksessa. asiakirjoja, muistilappuja ja jaettuja kalentereita, pitää videokokouksia ja paljon muuta.

Kun chat-osallistujia on enemmän Suosittelen aihekohtaista, ketjutettuja keskusteluja suurten ryhmäkeskustelujen sijaan, jotka voivat helposti muuttua jäsentymättömiksi. Kaikki viestit liittyvät tällöin tiettyyn viestiin ja ovat avoimia, mikä antaa paljon tuttuutta. Samalla valitut aiheet ja henkilöt voidaan merkitä - siitä lisää seuraavassa vinkissä!

Keskustele ja merkitse Teamsissa

Keskusteluketjut ja maininnat Teamsissa

 

Vinkki #3: Merkitse ihmiset, älä lähetä sähköpostia.

Käytä mainintoja riippumatta siitä, työskenteletkö Teamsissa, Office-sovelluksessa vai Listsissä. Sen sijaan, että lähettäisit sähköpostitse kopion Word-tiedostosta, kun haluat saada palautetta Wordissa olevasta tekstistä. merkitä henkilön jolta haluat palautetta suoraan Wordissa. Kommentointitoiminnon kautta (kirjoita @nimi), henkilö saa välittömän palautepyynnön, jossa on linkki oikeaan asiakirjaan oikeassa versiossa, ja hän voi vastata suoraan asiakirjassa. Todella sujuvaa.

Voit käyttää tunnisteita kaikissa kanavissa ja sovelluksissa, jos haluat, että joku huomaa jotain kirjoittamaasi. Vältä kuitenkin koko tiimin merkitsemistä, jos asia koskee vain yhtä henkilöä. Toisin sanoen voit viestiä yhdessä kanavassa jostain asiasta, josta haluat kaikkien tietävän, mutta merkitse vain henkilö, joka käsittelee asian.

Toinen syy mainintojen käyttämiseen on se, että Microsoft Viva voi lähettää sinulle asiaankuuluvaa tietoa, jotta sinun ei tarvitse etsiä sitä, ja antaa sinulle tietoa siitä, millaisiin keskusteluihin sinut on merkitty, millaisia asiakirjoja sinulle on jaettu ja paljon muuta.

Maininnat Wordissa

Mail kun sinut on mainittu Wordissa

 

Vinkki #4: Jaetut kanavat yksityisten kanavien sijaan

Nyt voit antaa jollekin, joka ei ole ryhmän jäsen pääsyä jaettuun kanavaan tiimissä, antamatta tälle henkilölle pääsyä tiimin muihin kanaviin. Tämä on eri asia kuin pjaetut kanavat tiimissä, jossa vain tiimin jäsenet voivat käyttää.

Jaettuja kanavia voidaan käyttää sekä sisäisesti että yksityishenkilöiden toimesta. organisaatiosi ulkopuolella. Se on suuri parannus jälkimmäisille, jotka näkevät jaetun kanavan suoraan omassa tiimiympäristössään kohdassa "Muut tiimisi" ilman, että heidän tarvitsee vaihtaa ympäristöä.

Jaettu kanava Teamsissa

 

Vihje #5: Käytä henkilökohtaista avustajaa

Kaikki, mikä on kirjoitettu johonkin kanavaan on haettavissa Teamsissa ja office.comissa. Sieltä saat myös yhteenvedon työnkulustasi; viesteistä, tiedostoista ja keskusteluista, jotka ovat sinulle tärkeitä. Microsoft Viva kerää yhteen kaiken, mitä sinun tarvitsee seurata yrityksen intranet-sivulta, Teams-sivuilta, Teams-kanavilta ja -keskusteluista. Ajan myötä sinun tarvitsee itse pitää kirjaa vähemmän.

Jos sinulla on missannut uutisen tai viestin se ilmestyy päivittäiseen sähköpostiviestiin, jossa Viva on tehnyt yhteenvedon kaiken sinulle merkityksellisen. Jos sinä ja kollegasi todella vuorovaikutuksessa järjestelmän kanssa Viva saa tietoja, joiden kanssa työskennellä. Voit kertoa järjestelmälle, mitkä sivut, kanavat tai tiimit... haluat seurata. Viva voi myös arvioida tietoja sinulle merkityksellisiksi kuulua tiimiin jota se koskee. Jos olet et ole vieraillut tietyllä uutissivulla vähään aikaan., tai tagged keskustelussa, saatat saada muistutuksen käydä sivulla tai keskustelussa. Mitä enemmän käytät järjestelmää, sitä enemmän saat siitä irti.

 

Päivittäinen sähköpostiviesti Vivalta

Viva insights pitää sinut ajan tasalla

 

Lopuksi, älä pelkää käyttää useita pintoja ja kanavia, mutta pidä jokainen keskustelu siellä, minne se kuuluu.. Nopeat kiekot tiimin sisällä voidaan hoitaa edukkaasti suoraan sovelluksessa jossa kaikki työskentelevät.

 

Haluatko tietää lisää siitä, miten yrityksesi voi viestiä tehokkaammin? Ota yhteyttä!