Intranetin lisääminen Teamsiin ja työntekijöiden tavoittaminen

Oikealla tavalla käytetty intranet tuo lisäarvoa organisaatiollesi. Jos intranetiin on vaikea päästä ja se vaatii erillisen kirjautumisen, on vaarana, että sitä ei käytetä tarkoituksenmukaisesti. Monet ihmiset viettävät suuren osan työpäivästään Microsoft Teamsissa. Miksi et siis integroisi ja siirtäisi intranettiäsi Teamsiin Viva Connectionsin avulla?

Hyvin jäsennelty ja aktiivinen intranet on erinomainen kanava yrityksen sisäiseen viestintään. Sen avulla työntekijät voivat helposti ilmoittaa poissaoloista, hakea lomaa tai päivittää tietoja yrityksen toimintalinjoista. Valitettavasti näemme usein, että intranet jää unohduksiin, eikä sitä yksinkertaisesti käytetä, jolloin tiedot löytävät muita väyliä ja päivitykset vähenevät - mikä johtaa vielä harvempiin käynteihin.

Elleivät työntekijät tule intranetiin

Jos työntekijät eivät tule intranetiin, intranetin on tultava työntekijöiden luo. Monissa yrityksissä itsestään selvä paikka päivittäiseen työskentelyyn on Microsoft Teams. Monet viettävät suuren osan työpäivästään täällä. Ja täällä he odottavat pysyvänsä ajan tasalla siitä, mitä yrityksessä tapahtuu.

Yksinkertainen ja nykyaikainen tapa tavoittaa käyttäjät on sisällyttää intranet Teamsin sovellukseksi ja integroida se Microsoftin yhteistyöalustaan. Rakennat intranetin edelleen SharePointissa, mutta tekemällä sen saataville Teamsissa avaat uusia mahdollisuuksia vuorovaikutukseen. Sen sijaan, että intranet olisi erillinen järjestelmä, jossa on oma kirjautuminen, se on kuitenkin jatkuvasti läsnä kuvakkeena Teamsissa. Kaikki on integroitu yhteisiin viestintäalueisiin ja käytettävissä sekä mobiilissa että työpöydällä.

Oikeat tiedot oikealle käyttäjälle

Toinen merkittävä etu intranetin integroimisesta Teamsiin on se, että ylläpitäjänä voit käyttää alustaa ohjaamaan tietoja, joita haluat työntekijöiden saavan käyttöönsä. On ratkaisevan tärkeää korostaa tärkeitä tietoja, jotka koskevat kaikkia työntekijöitä, jotta ne eivät jää huomaamatta. Vaihtoehtoisesti voit julkaista tietoa automaattisesti valittuihin kanaviin, jotta tavoitat oikean yleisön.

Kun intranetistä tehdään osa virtaa, siitä tulee elävämpi, ja siinä keskitytään enemmän osallistumiseen ja vuorovaikutukseen. Vaikka käyttäisitkin edelleen perinteistä intranetiä, on tärkeää korostaa, että kyseessä ei ole kaksi erillistä järjestelmää, joiden kanssa työskennellään erillään: kaikki, mitä teet Teams-sovelluksessa, vaikuttaa intranetiin ja päinvastoin.

Intranetin rakentaminen Teamsissa ei ole koskaan ollut helpompaa!

Miten se sitten tapahtuu käytännössä? Jos sinulla on jo SharePointissa rakennettu intranet, voit iloksesi todeta, että se on erittäin helppo integroida Teamsiin. Teet SharePoint-intranetistäsi yksinkertaisesti sovelluksen Teamsissa. Tällä sivulla Microsoftilla on täydelliset ohjeet, jotka opastavat sinua prosessin läpi. Jos sinulla ei ole tällä hetkellä intranetiä tai harkitset uuden intranetin rakentamista, Microsoft tarjoaa laajan valikoiman valmiita SharePoint-malleja, joita voit käyttää heti. Mallit ovat täysin ilmaisia kaikille Microsoft 365 -käyttäjille, ja ne on koottu SharePoint Look Bookiin. Kun olet valinnut mallin, se on helppo ottaa käyttöön ja mukauttaa organisaatiosi tarpeisiin ja mieltymyksiin.

Sisältö on edelleen tärkeää

Tekninen osa on itse asiassa helppo osa. Intranetin rakentamiseen tarvittiin aiemmin ulkopuolisia konsultteja, erillisiä alustoja ja ammattitaitoisia kehittäjiä, mutta nyt se on yksinkertaistettu ja rakennettu älykkäämmin. Tämä tarkoittaa, että teknisesti katsottuna käytännössä kuka tahansa voi rakentaa intranetin. On puolestaan tärkeää käyttää aikaa rakenteen luomiseen, sisällön suunnitteluun ja sen päättämiseen, mitä intranetistä halutaan saada irti. Jotta intranetille saadaan käyttöä, on tärkeää, että organisaatiolla on omistaja ja että siihen lisätään jatkuvasti mielekästä sisältöä.

Hyödyllinen vinkki on katsoa Microsoftin SharePoint-malleja, joista saa inspiraatiota ja ideoita siitä, miten intranet kannattaa jäsentää ja millaista sisältöä siihen kannattaa sisällyttää. Itsestään selvää on julkaista työntekijän käsikirja, yrityksen tietotekniikkapolitiikka, yrityskohtaisia malleja ja kaikkea muuta käyttäjän työsuhteeseen liittyvää. Myös reaktiiviselle sisällölle - eli käyttäjälle merkitykselliselle henkilökohtaiselle tiedolle - pitäisi olla tilaa. Esimerkkejä reaktiivisesta sisällöstä ovat henkilökohtainen uutissyöte, luettelo viimeksi käytetyistä asiakirjoista tai yhteenveto päivän tehtävistä.

Teamsissa käytettävissä olevan intranetin avulla sinulla on mahdollisuus ottaa yhteyttä ja luoda reaaliaikainen intranet, joka on todella käytössä. Tartu tilaisuuteen – ja muista täyttää se upealla sisällöllä!

Yhteenveto

  • Intranetin tuominen saataville Teamsissa on helppo tapa tavoittaa työntekijöitä ja kutsua sinut kaksisuuntaiseen viestintään.
  • Voit luoda Teams-sovelluksen intranetiä varten itse Microsoftin vaiheittaisten ohjeiden avulla.
  • Rakennat intranetin tavalliseen tapaan Sharepointissa, ja Microsoftin mallien avulla se on helpompaa kuin koskaan. Mallit ovat ilmaisia kaikille Microsoft 365 -käyttäjille, ja ne löytyvät täältä.
  • Vaikeutena on usein päättää, mitä intranetiin laitetaan, ja varmistaa, että se on täynnä mielekästä sisältöä. Microsoftin intranet-mallit ovat hyvä inspiraation lähde.

Microsoft 365 -asiakkaana saat valmiita malleja kauniin ja elinvoimaisen intranetin rakentamiseen. Jos tarvitset apua tai inspiraatiota, me WeSafella voimme auttaa sinua rakentamaan intranetin tarpeidesi ja toiveidesi mukaan. Ota yhteyttä, niin kerromme lisää, tai lue lisää täältä!

 

Robert Veberg
Robert Veberg

Tekninen johtolanka - Microsoft Modern Workplace

040-626 75 81robertveberg@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Viva-yhteydet

Laita intranet osaksi Teamsia

Viva-yhteydet - Intranet Teamsissa

Intranet in Teamsin avulla pääset käyttämään intranet-viestintää, yrityksen resursseja ja työntekijäyhteisöjä suoraan Teamsissa.

Lue lisää
Webinaari

Microsoft Teams - Hallinta- ja järjestelmänvalvojan koulutus

Microsoft Teamsin hallinta- ja järjestelmänvalvojan koulutus

Hyödynnä Microsoft Teamsia parhaalla mahdollisella tavalla samalla, kun täytät tietoturva- ja yhteensopivuusvaatimuksesi.

Lue lisää

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi rakentamaan intranetisi? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!