MK Illumination saa turvalliset ja joustavat kodin työtyökalut

MK Illumination on erikoistunut räätälöityihin, päästä päähän -valaistusratkaisuihin sesonkijuhliin ja teemanähtävyyksiin. Yritys valmistaa kaupallisia valaistustuotteita ja tarjoaa erilaisia valaistussuunnittelupalveluita, jotka auttavat kaupunkeja ja liiketiloja muuttamaan jokapäiväiset tilat poikkeuksellisiksi kokemuksiksi. Yrityksen pääkonttori sijaitsee Innsbruckissa, Itävallassa, ja se toimii aktiivisesti ympäri maailmaa, laatii ideoita ja toimittaa projekteja tytäryhtiöidensä kautta eri maissa.

Vuonna 2019 MK Illuminationin työntekijät käyttivät Microsoft Exchange Onlinea paikallisten Office-sovellusten kopioiden kanssa. He tallensivat yrityksen asiakirjoja kolmannen osapuolen pilvitiedostojen jakamispalveluihin ja paikallisiin tiedostopalvelimiin. Usein samasta tiedostosta oli tallennettu useita versioita paikallisille tiedostopalvelimille, henkilökohtaisille kiintolevyille ja pilvikansioihin. Näiden haasteiden voittamiseksi yritys alkoi etsiä versio- ja työnkulun automaatioratkaisua pitääkseen erikoistuneen myyntisyklinsä ja muut liiketoimintaprosessitiedot ajan tasalla ja tarkkoina.

Yhtiön IT-kumppani, ruotsalainen WeSafe, ehdotti yhtenäistä, tehokasta, ketterää ja skaalautuvaa vaihtoehtoa: päivitä lisenssit Microsoft 365 Business Premiumiin. Näin etätyöntekijät, kuten myyntiedustajat, voivat käyttää uusimpia asiakirjoja riippumatta siitä, missä he työskentelevät, ja mahdollisuuden luoda mukautettuja Microsoft Teams -työnkulkuja projektinhallintaa varten.

Automatisoidut projektin työnkulut

Nykyään MK Illuminationin työntekijät tallentavat kaikki asiaankuuluvat projektitiedot yhteen paikkaan Teamsin avulla ja löytävät tarvitsemansa tiedot nopeasti tarvitsematta etsiä useista kansioista ja sovelluksista. Työntekijät varmuuskopioivat ja jakavat tiedostoja automaattisesti Microsoft Teamsin kanssa, ja he myös keskustelevat, soittavat ja pitävät videoneuvotteluja muiden kanssa tämän sovelluksen kautta.

WeSafe, vuoden 2017 Microsoftin vuoden kumppani, meni askeleen pidemmälle yhteistyön parantamisessa luomalla uusia tehokkuusetuja Microsoft 365 -automaatio- ja integrointityökalujen avulla. Viikossa kumppani käytti Power Appsia luodakseen Teamsissa uuden sovelluksen, joka integroi työkalut, kuten Plannerin ja Tehtävän, projektin työnkulkujen määrittämiseen ja automatisointiin.

Jokainen projektin vaihe vahvistetaan ja reititetään työnkulun seuraavalle henkilölle Power Automaten avulla, joka automatisoi manuaaliset prosessit käyttöliittymätyönkulkujen avulla. Kun työntekijät aloittavat projektin, he valitsevat Plannerin ja Teams-kanavan automaattisesti napsauttamalla painiketta. Kaikki kutsujen ja tehtävämuistutusten lähettämisestä ja tehtävien määrittämisestä projektien arkistointiin tehdään nyt tästä uudesta sovelluksesta. Työntekijät liittävät asiakirjoja projektitehtäviin ja muokkaavat tiedostoja yhdessä verkossa poistumatta Teams-ympäristöstä.

MK Illuminationin työntekijät ovat omaksuneet tämän uuden työskentelytavan ollakseen tehokkaampia ja tekevät saumatonta yhteistyötä yhdessä paikassa kaikkien tarvittavien työkalujen kanssa.

Integroitu identiteetti ja tietoturva

Kumppani loi myös chatbotin Teamsille Microsoft Power Virtual Agentsin avulla. Chatbot hallitsee työnkulun ilmoituksia Azure AD:n työntekijöiden henkilöllisyystietojen perusteella. WeSafe-ratkaisu tarjoaa myös kertakirjautumisen ja monitekijän todennuksen Azure AD:n avulla, ja se hyödyntää näitä käyttäjätietoja, jotta teams-työnkulkujen tiedot täytetään automaattisesti ja suoritetaan tehtäviä, kuten projektibudjettien validointi. Työntekijät voivat nyt etsiä työtovereiden työnimikkeitä, organisaatiokaavion tietoja ja yhteystietoja Teams-chatbotista.

Turvallisuus, kuten yhteistyö, on nyt integroitu MK Illuminationiin. Päivitettyään Microsoft 365 Business Premiumiin asiakas otti käyttöön Office 365 Advanced Threat Protectionin sähköpostin tietoturvaa varten suojautuakseen haittaohjelmilta ja tietojenkalastelulta, kun työntekijät työskentelevät asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa eri puolilta maailmaa. MK Illumination keskittyy tietoturvan vahvistamiseen – yhtiö suunnittelee mobiililaitteiden hallintaominaisuuksien aktivointia Microsoft Intunessa seuraavaksi.

Työskentele uudessa todellisuudessa

Kun maailmanlaajuinen pandemia herätti terveys- ja turvallisuusongelmia vuoden 2020 alussa, MK Illumination käytti microsoft 365:n ketterää uutta työratkaisuaan siirtääkseen toimistohenkilökunnan nopeasti, saumattomasti ja turvallisesti työskentelemään kotoa käsin. Työntekijät käyttävät kaikkea pilven avulla, joten yrityksen ei enää tarvitse ylläpitää tai suojata kolmannen osapuolen vpn-ratkaisua tai paikallisia tiedostopalvelimia. Projektinhallintatyökalut ja -dokumentit ovat kaikki käytettävissä Teamsissa, joten työntekijät voivat työskennellä yhdessä mistä tahansa minkä tahansa Internet-yhteyden avulla. Ja MK Illumination saa edelleen kaiken irti tiedoistaan käyttämällä it-kumppaninsa WeSafen rakentamia matalakoodisia, mukautettavia, automatisoituja työnkulkuja.

Jopa tässä uudessa todellisuudessa MK Illumination on innoissaan voidessaan käyttää enemmän Microsoft 365: n pilvityökaluja ja suojausominaisuuksia yhteistyösiilojen hajottamiseen, koska se luo upeita valaistuskokemuksia, jotka tuovat ihmeen tunteen erityistapahtumiin ja lomiin.

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi Microsoftin pilvipalvelujen avulla? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!