IT-budjetin hallinta vaikeampina aikoina (tarkistuslista)
Vuosien taloudellisen myötätuulen jälkeen monet yritykset ovat tottuneet paljon suurempaan IT-pukuun kuin he todella tarvitsevat. Nyt kun talous alkaa osoittaa alaspäin, on korkea aika tarkistaa IT-kustannuksiaan.
Aloita IT-käytön ja sen kustannusten kartoituksella. Arvioi sitten, miltä tulevaisuuden tarpeesi näyttävät. Ero paljastaa, missä on säästöpotentiaalia, kuinka suuri se on ja miten se tulisi toteuttaa.
Tässä on tarkistuslistani asioista, joita sinun on tarkasteltava.
Ohjelmistolisenssit
Lisenssit muodostavat suuren osan yrityksen kustannuksista, mutta tapaamme monia, jotka eivät ole ottaneet huomioon sitä, että eri käyttäjäryhmillä on erilaiset tarpeet.
Suosittelen yleensä yrityksiä luokittelemaan käyttäjänsä ryhmiin tarpeen mukaan ja vahvistamaan tosiasiallisesti käytettyjen lisenssien tarpeen. Joillakin käyttäjillä voi olla Adoben lisenssi, jota he eivät tarvitse, tai he voivat tulla toimeen pienemmällä versiolla lisenssistään. Monissa tapauksissa he voivat suorittaa työnsä ilman sitä. Katso sekä käyttäjäkohtaisia että keskitettyjä lisenssejä.
On vaikeaa pienentää lisenssejä paikallisessa ympäristössä, jossa on omat palvelimesi. Jos käytät pilvipalveluja, se on huomattavasti helpompaa. Esimerkiksi Microsoft 365:ssä useilla käyttäjillä voi olla E3-käyttöoikeuksia, jotka todella pärjäisivät Business Premiumilla. Liikkuville työntekijöille ja alan henkilökunnalle F-lisenssit ovat usein riittäviä (F tarkoittaa etulinjan työntekijää).
Ei myöskään ole harvinaista, että käyttäjälisenssit, jotka kuuluivat työntekijöille, jotka ovat lähteneet jäämään ja maksavat rahaa.
Puhelintekniikka
Ota lainauksia muilta operaattoreilta ja vertaa. Usein on mahdollista saada parempia hintoja ja ehtoja ottamalla kattava lähestymistapa, kun kyseessä on sopimus yrityksen kokonaiskäytöstä, kuin silloin, kun jokainen osasto tai työntekijä allekirjoittaa tilauksensa.
Varastointi
Monien yritysten tietojen tallennuksella on taipumus paisua ajan myötä. Tarkista säilytyskäytäntösi vähentääksesi tarpeettomia tallennuskustannuksia. Järjestelmä pitäisi voida asettaa niin, että esimerkiksi 5 vuotta vanhat tiedot poistetaan automaattisesti tai siirretään arkistoon, jossa niiden pitäminen on halvempaa.
Jos aiot investoida uusiin palvelimiin ja sinulla on paikallinen ratkaisu, harkitse pilviratkaisua, jonka avulla on helppo mitata todellinen tarve ja laajentaa asteittain vastaavasti kalliin ylikapasiteetin välttämiseksi.
Henkilökunta
Käy läpi, mikä on hyvä pitää talon sisällä ja mikä on halvempaa ostaa. Jos leikkauksia tarvitaan, neuvo on yleensä tehdä se, mitä tarvitaan kerralla. Vältä toistuvia toimia ajan myötä, koska ne voivat aiheuttaa epävarmuutta ja olla haitallisia yrityksen tuottavuudelle.
IT-alusta
Luokittele IT-investointisi ja priorisoi ne, jotka tuovat säästöjä. Kysy heiltä: onko se oikea tekniikka, oikeat resurssit, onko meillä hyviä lisenssiehtoja sopimuksissa?
Paikalliseen on-prem-ratkaisuun liittyy todellinen korkeiden kustannusten riski, osittain jos jokin menee pieleen ja osittain jos yritys jää teknisesti jälkeen niin, että se menettää tuottavuutensa ja kilpailukykynsä. Pilvipalveluiden ja vakioratkaisujen valitseminen on yksi tapa vakuuttaa tätä vastaan.
Pilvipalvelujen supistamisella on myös suora vaikutus kassavirtaan ja tulokseen, toisin kuin paikan päällä olevien lisenssien tai omien laitteistojen vähentäminen. Jos yrityksesi on pieni tai keskikokoinen, pilveen siirtyminen on usein huomattavasti helpompaa.
Yhteisöt
Käytä tietokoneita ja matkapuhelimia pidempään – monissa tapauksissa ne kestävät viisi vuotta, eikä niitä tarvitse vaihtaa kolmen vuoden kuluttua. Ja yritä optimoida tai asentaa ne uudelleen ennen niiden vaihtamista.
Toimittajat
Tarkista kaikki sopimuksesi ja toimittajasi, ei vähiten lisenssisopimukset. Huomaa, milloin ne kypsyvät ja milloin on aika aloittaa uudelleenneuvottelut tai lopettaa ne. Onko hinta, toimitus tai jokin muu syy ottaa tarjous muilta? Jos toimittaja haluaa näinä inflaatiokausina korottaa hintoja, pyydä heitä selittämään yksityiskohtaisesti ja perustelemaan hintaehdotus.
Vuorokausi
Esitä yksinkertainen kysymys "toimimmeko tehokkaasti?" Jos sinulla on Microsoft 365, muista hyödyntää ympäristöä ja sen ominaisuuksia työn virtaviivaistamiseksi. Viva Goalsin kaltaiset työkalut voivat parantaa yrityksesi työnkulkuja. Monet tehtävät voidaan automatisoida Power Appsin avulla. Hyödynnä jo olemassa olevia työkaluja ja omaksu hybridityöskentelytapa.
Microsoft 365 sisältää kaiken tarvitsemasi
Harvalla yrityksellä on kokonaiskuva IT:stään, joten yleiskatsauksesta voi tulla kilpailuetusi. Microsoft 365:ssä on koontinäyttöjä, joiden avulla saat nopeasti tietoa olemassa olevista lisensseistä ja laitteista, niiden kustannuksista ja käytössä olevista laitteista. Erinomainen perusta kartoitukselle, joka auttaa sinua priorisoimaan toimia, joilla on suurin vaikutus kustannuksiin.
Haluatko tietää enemmän siitä, miten yrityksesi voi virtaviivaistaa IT:tä?
Ota yhteyttä!