Ota hallintajärjestelmä teoriasta käytäntöön Microsoft 365:n avulla

Johtamisjärjestelmä on korvaamaton työkalu prosessien betonointiin ja toiminnan laadun varmistamiseen. Valitettavasti se on liian usein käyttämätön resurssi. Rakentamalla räätälöidyn hallintajärjestelmän Microsoft 365: n eri ominaisuuksien avulla voit siirtyä teoriasta käytäntöön ja hankkia elävän hallintajärjestelmän, joka on todella käytössä.

Onko sinulla elävää johtamisjärjestelmää?

Onko sinulla tällä hetkellä hallintajärjestelmä, joka kuvaa, miten hallitset liiketoimintaasi? Tällöin todennäköisesti toivot, että sitä olisi käytetty enemmän sen varmistamiseksi, että liiketoimintaa harjoitetaan perustamiesi rutiinien mukaisesti. Näkemyksemme on, että yritykset ovat yleensä erittäin hyviä dokumentoimaan työnkulkujaan ja prosessejaan osana laadukasta työtään. Mutta ei yhtä hyvä menemään teoriasta käytäntöön.

Liian monet hallintajärjestelmät unohdetaan

Yksi syy siihen, että näemme niin monia käyttämättömiä hallintajärjestelmiä, on se, että ne on suunniteltu, koska se on jotain "olla", eikä ohjata työntekijöitä liiketoiminnan prosessien läpi. Aivan liian usein hallintajärjestelmä koostuu enemmän tai vähemmän staattisesta prosessikartasta, joka kuvaa organisaatiossa olevia työnkulkuja ja mitä eri prosessivaiheissa pitäisi tapahtua. Parhaimmillaan se linkittää asiakirjoihin tai verkkosivustoihin, joissa on enemmän tietoa, mutta usein ei ole luonnollista yhteyttä käyttäjien työnkulkuun.

Johtamisjärjestelmän käytännön käytön edellytyksenä on, että se on siellä, missä työ tapahtuu. Monille yrityksille tämä paikka on Microsoft 365.

Hallintajärjestelmän luominen Microsoft 365:ssä

Luomalla Hallintajärjestelmän, joka perustuu Microsoft 365: n eri ominaisuuksiin, voit saada järjestelmän, joka vie käyttäjän sinne, missä sen on oltava tietyn prosessin tai aliprosessin suorittamiseksi. Sen sijaan, että istuisit staattisen asiakirjan kädessä, käyttäjä voi siirtyä Teamsiin, löytää oikean kanavan ja napsauttaa työnkulkua. Koska tarkistuslistat, sovellukset ja asiakirjat voidaan integroida syötteeseen, käyttäjällä on pääsy kaikkeen tarvitsemaansa yhdessä paikassa digitaalisen työpaikkansa kautta.

Se, että käyttäjää voidaan ohjata koko prosessin läpi, kannustaa todella käyttämään hallintajärjestelmää. Prosessin omistajille tämä tarkoittaa suurempia mahdollisuuksia luoda vuokaavioita ja päivittää niiden prosesseja. Jos kaikki organisaation jäsenet käyttävät uutta tarkistusluetteloa, prosessin omistaja voi helposti päivittää nykyisen prosessin sen sijaan, että lähettäisi sähköpostia, jonka useimmat ihmiset ovat unohtaneet, kun he tarvitsevat tietoja.

Järjestelmän rakentaminen on helppo osa

Suuri etu hallintajärjestelmän luomisessa Microsoft 365 -ympäristöön on, että voit mukauttaa järjestelmän organisaatiollesi ja prosesseillesi. Se, että järjestelmä on räätälöity liiketoiminnan mukaan, hyödyttää erityisesti loppukäyttäjää, jolla on parempi käytettävyys ja selkeämpi yhteys tehtäviinsä.

Microsoft 365:n sisäänrakennettu tyypillinen hallintajärjestelmä voi käyttää Microsoft Visiota prosessityönkulussa, Power Appsia tietojen noutamiseen ja esittämiseen käyttäjäystävällisessä käyttöliittymässä ja Power Automatea erilaisten prosessiliikkeiden automatisointiin. Mutta järjestelmän rakentamisen tekniikka ja työ on usein helpoin osa. Suurin osa työstä koskee kartoitusprosesseja ja työpajamuodossa olemassa olevien tarpeiden betonointia. Monilla yrityksillä on jo hyvin dokumentoituja prosesseja, ja heille kyse on pikemminkin siirtymisestä parempaan työkaluun saadakseen haluamansa käyttäjätuen.

Näe johtamisjärjestelmä jatkuvana työnä

Kun me WeSafella autamme asiakasta rakentamaan hallintajärjestelmän Microsoft 365:een, käytämme ketterää työmenetelmää, joka perustuu muutaman prosentin kehittämiseen kerrallaan säännöllisillä täsmäytyksillä. Työn aikana ei ole harvinaista, että asiakas löytää uusia prosesseja, joita ei ole dokumentoitu ja miten alustaa voidaan käyttää niiden tukemiseen. Tämä antaa myös käsityksen siitä, millaista on jatkaa työskentelyä alustan kanssa, kun työmme on valmis. Johtamisjärjestelmän ei pitäisi olla jotain, jota päivitetään kahden vuoden välein vain dokumentaation olemassaoloa varten - sen pitäisi olla ilmeinen osa liiketoimintaa ja työskentelytapaasi.

Haluatko tietää lisää siitä, mitä sinun on hyödyttävä hallintajärjestelmän rakentamisesta Microsoft 365:een ja mitä se voi tarkoittaa yrityksellesi? Ota yhteyttä ja autamme sinua!

Annica Tunster
Annica Tunster

Tekninen johtolanka - Power Platform

040 – 626 75 20annicatunster@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Webinaari

Kehitä ja automatisoi Microsoft Power Platformin avulla

Verkkoseminaari – Kehitä ja automatisoi Microsoft Power Platformin avulla

Hanki tietoa ja perusymmärrystä Microsoft Power Platformin tarjoamista mahdollisuuksista

Lue lisää

WeSafe Cloud -asiakas

Pilviasiakas

Lue lisää perustarjouksemme sisällöstä – WeSafe Cloud Customer!

Lue lisää

Oletko kiinnostunut Microsoft 365:tä koskevista blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi Microsoft 365 -hallintajärjestelmän avulla? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!