9 vinkkiä työnkulkujen onnistumiseen Microsoft Power Automatessa

Microsoftin Power Automate -automaatiotyökalu on joustava ja yksinkertainen palvelu, jonka avulla voit virtaviivaistaa ja automatisoida työprosessejasi. Kiinnostus palveluun on suuri. Samalla meistä tuntuu, että monet ihmiset pelkäävät hallinnan menettämistä ja että asiat menevät pieleen. Annamme sinulle yhdeksän vankkaa vinkkiä yleisimpien virheiden välttämiseksi.

Haluatko saada ilmoituksia, kun jotain erityistä tapahtuu, tallentaa automaattisesti kaikki saapuvat tilaukset kansioon tai lähettää samat viestit useille sosiaalisille alustoille? Microsoftin Power Automate -automaatiopalvelun avulla se on helpompaa kuin koskaan. Automatisoi työprosessisi yhdistämällä eri palvelut toisiinsa.

Power Automaten vahvuus on, että voit tehdä paljon itse, mutta monet pelkäävät virheiden tekemistä ja hallinnan menettämistä. Tässä annamme sinulle 9 vinkkiä, joiden avulla voit menestyä virtauksessasi!

Älä automatisoi automaatiota varten

Kun aiot automatisoida prosessin, sinun on tiedettävä, miksi sinun pitäisi automatisoida kyseinen prosessi ja mitä arvoa automaatio tuo yrityksellesi. Etuna voi olla esimerkiksi se, että haluat säästää aikaa tai minimoida virheiden riskin. Ajattele tekniikkaa ja aloita prosessista ja siitä, mihin työnkulun pitäisi viedä käyttäjä.

Kutsu asianomaiset osapuolet mahdollisimman varhaisessa vaiheessa

Vaikka on aina mahdollista muuttaa mieltäsi, on tärkeää ajatella ennen aloittamista. Siksi sinun on kutsuttava todelliset käyttäjät mahdollisimman varhaisessa vaiheessa. Jos et värvää käyttäjien apua ja reagoit heidän toiveisiinsa, vaarana on, että saat automaation, joka ei liity päivittäiseen työhön ja että käyttäjät löytävät muita tapoja.

Älä unohda seurata

Huomaamattomat virheet ja työnkulut, jotka eivät toimi, voivat maksaa aikaa ja rahaa, joten tarvitset järjestelmän automaatioidesi seuraamiseen. Joissakin tapauksissa voi olla hyvä idea palkata IT-kumppanin apu. IT-kumppani, joka hallinnoi valvontaa ja toimii ennakoivasti automaattisten työnkulkujen kanssa.

Minimoi virheiden tekemisen riski

Jotta saat haluamasi tuloksen työnkulun lopussa, syötettyjen tietojen on täytettävä automaation edellyttämät vaatimukset. Hyvä vinkki on tehdä tarvittavista kentistä pakollisia, jotta käyttäjä ei voi jatkaa ennen kuin kaikki on täytetty.

Käyttäjien kouluttaminen

Jos et saa käyttäjiä mukaasi, et hyödy automaattisesta työnkulusta. Siksi on tärkeää kommunikoida käyttäjille, mitä arvoa työnkulku antaa heille ja miten työskentelet liiketoiminnassa. Unohda pitkät asiakirjat, joita kukaan ei lue. Sijoita sen sijaan lyhyisiin tietovideoihin, jotka olet käytettävissä Microsoft Stream -videopalvelun kautta.

Älä salli muita reittejä

Jos käyttäjät voivat mennä prosessin ulkopuolelle ja tehdä saman eri tavalla, on olemassa vaara, että automaatiota ei käytetä oikein. Hyvä vinkki on sulkea vaihtoehtoisia reittejä, mutta myös varmistaa, että uusi automaatio tuottaa selkeän lisäarvon.

Säännölliset täsmäytykset käyttäjien kanssa

Yksi Power Automaten rakennusautomaatioiden eduista on se, että voit työskennellä ketterästi ja tehdä muutoksia ajan myötä. Prosessin kehittämiseksi edelleen on tärkeää tehdä säännöllisiä sovintoja käyttäjien kanssa. Tämä voidaan tehdä kyselylomakkeilla, säännöllisillä kokouksilla tai seisomapaikkana muissa kokouksissa.

Valmiiden mallien käyttäminen

Miksi keksiä pyörä uudelleen, jos joku muu on jo tehnyt työn? Helppo tapa aloittaa nopeasti ilman, että sinun tarvitsee tehdä työtä tyhjästä, on nähdä, miten muut ovat tehneet tai käyttää valmiita malleja.

Muista, että prosessia ei ole asetettu kiveen

Sinun pitäisi tietysti pyrkiä saamaan prosessi heti alusta alkaen, mutta vain siksi, että olet päättänyt, että automaattisen työnkulun pitäisi näyttää tietyltä, mikään ei estä sinua parantamasta, kehittämästä tai tekemästä uudelleen. Jos käytät valmiita järjestelmiä, joissa on sisäänrakennetut prosessit, työnkulun muuttaminen voi kestää useita tunteja, mutta Power Automaten avulla voit työskennellä ketterästi ja tehdä nopeita muutoksia tarpeiden tai olosuhteiden muuttuessa. Lykkyä tykö!

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Webinaari

Kehitä ja automatisoi Microsoft Power Platformin avulla

Verkkoseminaari – Kehitä ja automatisoi Microsoft Power Platformin avulla

Hanki tietoa ja perusymmärrystä Microsoft Power Platformin tarjoamista mahdollisuuksista

Lue lisää

WeSafe Cloud -asiakas

Pilviasiakas

Lue lisää perustarjouksemme sisällöstä – WeSafe Cloud Customer!

Lue lisää

Oletko kiinnostunut muista Microsoft 365:tä koskevista blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi menestymään Microsoft Power Automaten työnkuluissa? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!