Mukautetun projektinhallintatyökalun luominen Microsoft 365:ssä

Hyvä projektinhallintatyökalu, joka seuraa liiketoiminnan prosesseja, on välttämätöntä säästää aikaa ja varmistaa korkea laatu. Oman projektinhallintatyökalun rakentaminen on aiemmin ollut kallis ja aikaa vievä prosessi. Aivan liian usein yrityksen prosessit on jouduttu mukauttamaan ratkaisuun eikä päinvastoin. Joustavampi ratkaisu on rakentaa projektinhallintatyökalu tuomalla Microsoft 365:n eri osat yhteen. Sinulla on jo rakennuspalikat lisenssisi kautta - sinun tarvitsee vain koota ne yhteen.

Haaveiletko joustavasta projektinhallintatyökalusta, jonka avulla voit työskennellä sekä sisäisten työnkulkujen että ulkoisten sidosryhmien, kuten asiakkaiden ja toimittajien, kanssa? Monet yritykset ovat tulleet tietoisiksi siitä, miten Microsoft 365: n eri osat voidaan yhdistää räätälöityyn projektinhallintatyökaluun. Koska sinulla on jo rakenneosat standardoitujen automaatiotyökalujen, -ominaisuuksien ja moduulien muodossa Microsoft-lisenssin kautta, kehityskustannukset ovat vain murto-osa siitä, mitä vastaavan ratkaisun rakentaminen vanhempien tekniikoiden kanssa maksaisi.

Lisää joustavuutta Microsoft 365:n projektinhallintatyökalujen avulla

Kun olet aiemmin valinnut valmiin projektinhallintaratkaisun, ratkaisun mukauttaminen on ollut vaikeaa, ellei jopa mahdotonta. Monissa tapauksissa kyse on ollut yrityksen prosessien mukauttamisesta työkalussa jo olemassa olevien virtojen pohjalta. Ratkaisun rakentaminen Microsoft 365:een tarkoittaa, että voit saada työkalun toimimaan juuri niin kuin haluat. Jos IT-alustasi on Microsoft 365. Silloin sinun ei tarvitse miettiä käyttäjätilejä, oikeuksien joukkoja tai kirjautumisten hallintaa - se on jo valmiina.

Samat perustiedot - useita esitystasoja

Microsoft 365: n suuri etu perinteisiin projektinhallintatyökaluihin verrattuna on, että se ei ole erillinen järjestelmä. Käytetyt perustiedot ovat aina samat ja voit lisätä siihen erilaisia esitystasoja, esimerkiksi mobiilisovellusten muodossa. Microsoft 365:n tyypillinen projektinhallintaratkaisu valitsee toiminnot Sharepoint-, Flow-, Power Apps- ja Power BI -ympäristöistä.

Perusajatuksena on, että oikeille ihmisille olisi ilmoitettava koko ketjussa ja että kaikkien pitäisi pystyä näkemään, mikä on heille merkityksellistä, häiritsemättä toiminnallisuutta, jota he eivät tarvitse. Projektipäällikkö istuu Sharepoint-sivulla, jossa on paljon toimintoja, kun taas alalla työskentelevällä sähköasentajalla tai asentajalla voi olla mobiilisovellus, jossa on muutama selkeä valinta. Kenttätyöntekijä voi sekä syöttää tietoja että käyttää työn tekemiseen tarvittavia tietoja. Esimerkiksi asettamalla ilmoituksia ketjun eri vaiheiden välillä voidaan välttää tarpeettomia puheluita.

Tee yhteistyötä ulkoisten sidosryhmien kanssa

Microsoft 365:n sisäänrakennetuille projektinhallintatyökaluille on ominaista se, että voit tehdä saumatonta yhteistyötä myös ulkoisten sidosryhmien kanssa. Saatat johtaa projekteja asiakkaiden kanssa tai haluat ehkä nähdä projektitason varaston tilan toimittajissa tai alihankkijoissa. Koska järjestelmä voidaan integroida Teamsiin, ulkoisten osapuolten on helppo ja helppo liittyä ja aloittaa projektien työstäminen.

Miten autamme sinua projektinhallintatyökalussa Microsoft 365:ssä

Koska työkalua voidaan mukauttaa yksityiskohtaisesti, se vaatii sinua miettimään, mitä liiketoimintaprosessit näyttävät tänään ja miten haluat sen toimivan. Kun me WeSafella rakennamme projektinhallintaratkaisun Microsoft 365:een, luotamme yleensä siihen, että suurin osa työstä koostuu vuoropuhelusta asiakkaan kanssa. Kartoitamme yhdessä, miltä virtaukset näyttävät, ja käymme läpi, mitkä erilaiset ratkaisut voivat olla sopivia. Tässä vaiheessa on tärkeää miettiä tekniikkaa, mennä ytimeen eikä rajoittaa sitä, miten luulet projektinhallintatyökalun "pitäisi" näyttävän ja toimivan.

Jos pyydät IT-kumppanin apua ratkaisun luomiseen Microsoft 365:ssä, on tarkoituksenmukaista, että sinulla on ketterä projektilähestymistapa yhteistyössä koko projektin ajan. Yleinen menettely on, että rakennamme 10 prosenttia ratkaisusta kerrallaan, ja kunkin osan välillä on sovinnot. Jos otamme väärän radan matkan varrella, se ei tee paljon, koska on helppo tukea askelta ja tehdä uudelleen.

On hienoa aloittaa pienestä.

Lisenssin avulla voit aloittaa pienen ja aloittaa yhden tai kahden prosessin automatisoinnin, joista voit sitten rakentaa. Hyvä tapa aloittaa on tarkistaa, missä aikavarkaat ovat ja missä on tilaa virheille. Kun pääset siihen, miten voit ajatella ja mitä työkaluja on saatavilla, huomaat pian, että mahdollisuudet ovat lähes rajattomat.

Haluatko lisätietoja siitä, miten voit luoda yrityksellesi räätälöidyn projektinhallintatyökalun Microsoft 365:n sisäisten ominaisuuksien avulla? Ota yhteyttä.

Annica Tunster
Annica Tunster

Tekninen johtolanka - Power Platform

040 – 626 75 20annicatunster@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Microsoft 365 Evergreen+

Microsoft 365 Evergreen+

Microsoft 365 Evergreen+:n avulla Microsoft 365 -alustasi on tulevaisuudenkestävä, samalla kun parannamme liiketoiminnan tehokkuutta ja tuottavuutta.

Lue lisää
Webinaari

Projektien käsitteleminen Microsoft Teamsin avulla

Projektien käsitteleminen Microsoft Teamsin avulla

Tässä webinaarissa näytämme, miten sinä yrityksenä ja organisaationa voit hyödyntää Teamsia ja Microsoft 365 -alustaa projekteissasi!

Lue lisää

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft 365:ssä? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!