Ohjaa työntekijäsi oikeisiin tietoihin Microsoft Haun avulla

Kun tiedonkulku kasvaa suurissa organisaatioissa, etsimämme löytäminen on vaikeampaa. Microsoft Search on yhtenäinen hakuominaisuus, jonka avulla yrityksen työntekijöiden on helpompi löytää oikeat ja asiaankuuluvat tiedot, kun he tarvitsevat niitä. Jos hallinnoit palvelua, voit myös määrittää, mihin haut johtavat.

"Miten teen sisäisen tilauksen?", "Mistä löydän henkilökunnan käsikirjan?", "Mistä voin nähdä, kuinka monta lomapäivää minulla on jäljellä?". Kysymyksiä, joihin työntekijän on ehkä vastattava päivittäisessä työssään, on monia. Kun yritykset keräävät yhä enemmän tietoa, sen löytäminen on myös vaikeampaa.

Perusajatuksena on, että tietojen pitäisi olla kyseisestä asiasta vastaavalla osastolla. Henkilöstökäsikirja sijaitsee todennäköisesti henkilöstöosaston työtilassa, ja jos tarvitset lomakkeen uusien tietokonelaitteiden tilaamiseen, se on IT-osastolla, jota sinun pitäisi etsiä. Toistaiseksi se ei ehkä ole ongelma, mutta suurissa organisaatioissa, joissa on monia työtiloja, syntyy monimutkaisia kansiorakenteita, jotka vaativat paljon käyttäjältä. Heti kun käyttäjä luovuttaa ja kysyy sen sijaan suullisesti tiensä organisaation läpi, on tapahtunut epäonnistuminen.

Microsoft Search – Uusi tapa etsiä tietoja

Käyttäjien on helpompi navigoida IT-ympäristössään ja intuitiivisesti tavoittaa asiaankuuluvat tiedot on vaikea pähkinä murtaa monille yrityksille tänään. Ajattelemalla klassista kansiorakennetta löydät uusia tapoja yhdistää tiedot käyttäjään.

Microsoft on käynnistänyt Haku-työkalun osana Microsoft 365:tä. Se ei ehkä kuulosta niin jännittävältä uudella hakutoiminnolla - mutta se on. Microsoft Search on yhtenäinen hakuominaisuus, jonka avulla voit käyttää missä tahansa Microsoft 365 -ympäristössäsi. Haku tehdään kaikissa ekosysteemin kanavissa, ja tulos on sama kaikkialla, olitpa sitten Office 365:ssä, Sharepointissa, Edgessä tai mobiilisovelluksessa. Uusia tekniikoita, kuten tekoälyä ja koneoppimista, käytetään ohjaamaan käyttäjää oikein, kun taas kehittynyt indeksointi tekee tiedostoista ja asiakirjoista täysin haettavissa.

Oikeat tiedot oikeaan aikaan

Oikeissa käsissä Microsoft Search on uskomattoman tehokas työkalu. Jos microsoft Searchia käytetään, on nimitettävä järjestelmänvalvoja, usein IT-päällikkö, mutta hän voi olla myös esimerkiksi hr-järjestelmänvalvoja. Järjestelmänvalvojana saat yksityiskohtaisia tietoja siitä, mitä käyttäjät etsivät, näet, mitä tuloksia he saavat, ja hallitset, mitä heille pitäisi esittää.

Esimerkiksi työntekijä, joka kysyy, mitä sairauspoissaolo koskee, voidaan lähettää suoraan sovellukseen tai lomakkeeseen. Jokainen, joka etsii henkilökunnan käsikirjaa, päätyy heti sen sijaan, että joutuisi etsimään 200 sivun joukosta, joissa mainitaan sana "henkilökunnan käsikirja".

Avainsanojen luomia tuloksia voidaan verrata hakukoneen sponsoroituihin mainoksiin ja ne näkyvät vastaavasti hakutulosten yläosassa. Tulokset voidaan suunnata sisäisille sivuille sekä sovelluksiin, työnkulkuihin, tarkistuslistoihin ja ulkoisiin resursseihin.

Yhdistä kysymykset ja vastaukset

Vaikka Microsoft Search on erittäin tehokas työkalu, se on työkalu, joka vaatii ylläpitoa, mutta ei niin paljon kuin luulisi, ja todella viettää aikaa yhdistämällä oikeat vastaukset eri hakuihin kannattaa pitkällä aikavälillä. Sitten jatkuvan työn järjestelmän pitämiseksi ajan tasalla ei tarvitse olla kovin laaja.

Ensimmäisenä vaiheena sinun yrityksessä on aloitettava prosessi, jossa tunnistat, mitä työntekijät usein etsivät (suuri osa hauista on yleensä samat yrityksestä riippumatta). Koska tilastoja luodaan sitten yleisimmistä hauista, on hyvä nimittää toimittaja, joka käy säännöllisesti läpi tilastoja. Sitten vastaava osasto voi tarkistaa, että käyttäjät päätyvät sinne, missä heidän pitäisi. Koska tiedot ovat usein jo olemassa, kyse on ennen kaikkea oikean hakukyselyn yhdistämisestä oikeaan tulokseen.

Olemme jo tunnistaneet yleisimmät kysymykset

Me WeSafella tiedämme, että voit määrittää modernit IT-ympäristöt Microsoft 365:n avulla. Jos tarvitset apua Microsoft Haun uusien ominaisuuksien käytön aloittamisessa, olemme jo tunnistaneet yleisimmät kysymykset, joihin työntekijät yleensä haluavat vastauksia, ja kehittäneet valmiita malleja eri alueilla. Voit tietysti saada apua myös, jos vastaussivulta puuttuu jotain, kuten sovellukset, tarkistuslistat, polycis ja henkilökunnan käsikirjat.

Haluatko tietää lisää siitä, miten voit hyödyntää täysimääräisesti Microsoft Haun potentiaalia? Ota yhteyttä ja autamme sinua!

Peter Fritzon
Peter Fritzon

TOIMITUSJOHTAJA

040 – 626 75 02peterfritzon@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, alusta jatkuvassa kehityksessä!

Miten pidät Microsoft 365 -ympäristösi ajan tasalla, tuottavana mutta myös turvallisena eli Evergreeninä?

Lue lisää

Ilmainen Microsoft Viva Demo - uusi työntekijäalustasi

Kuvittele, että sinulla on pääsy yrityksesi intranetiin suoraan Teamsissa. Microsoft Vivan avulla on mahdollista, Viva on alusta, jossa työntekijöiden viestintä, sitoutuminen, hyvinvointi ja tieto ovat keskiössä.

Lue lisää ja varaa

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft 365:ssä? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!