Kuinka vanhentunut puhelinratkaisusi on?

Telefonin on usein ollut itsenäinen järjestelmä - oma saari, jossa käsittelemme vain puheluita. Huolimatta siitä, että monet yritykset käyttävät nykyään suurta määrää muita viestintäjärjestelmiä, kuten sähköpostia, chattia ja videota, puhelinratkaisu on edelleen irrotettu näistä. Digitaalisessa työympäristössä, jossa kaikissa muissa yhteyksissä odotamme järjestelmiemme olevan yhteydessä toisiinsa, perinteinen, itsenäinen puhelin tuntuu pölyiseltä jäännökseltä. Mutta onko sen todella oltava niin?

Haluatko todella soittaa numeroon?

Perinteinen puhelintoiminta on jo pitkään perustunut useisiin eri alustoihin – yksi kiinteään puhelintoimintaan puhelinvaihteen kautta ja yksi esimerkiksi matkapuhelimeen. Nykyään yhä useammat ihmiset ovat siirtyneet täysin liikkuvaan alustaan, jossa on liikkuvat varusteet. Viestintämahdollisuudet tavanomaisten puhelujen lisäksi näillä alustoilla ovat kuitenkin rajalliset – pääasiassa mahdollisuuden tehokkaaseen viestintään ja yhteistyöhön osapuolten kanssa sekä omassa yrityksessään että sen ulkopuolella; kumppaneille, asiakkaille, toimittajille ja niin edelleen.

Riippumatta siitä, miten ja mitä viestintätyökaluja käytät tänään, periaate on, että haluat ottaa yhteyttä yksilöön. Puhelinnumeroista tulee tässä selkeä esimerkki siitä, että perinteinen puhelintoiminta on vanhentunut lähestymistapa viestintään. Soittajana painopisteen ei pitäisi olla siinä, oletko ottamassa yhteyttä johonkin matkapuhelimen tai kiinteän verkon kautta. Se on henkilö, johon haluat olla yhteydessä, ei numero.

Mitä puhelimesi todella maksaa sinulle

Tutkimukset osoittavat, että tapa, jolla kommunikoimme yksityisissä yhteyksissä, on myös tapa, jolla haluamme kommunikoida työskennellessämme. Yksityisesti käytämme säännöllisten puhelujen, tekstiviestien, chatin ja videopuheluiden yhdistelmää, ja siksi haluamme myös pystyä tekemään tämän, kun olemme töissä. Mobiilivaihteella, joka on nykyään käytännössä vakio, on kuitenkin vaikea seurata tätä kehitystä, koska kaikkia näitä mahdollisuuksia ei tarjota yhdessä käyttöliittymässä. Pitkällä aikavälillä riskinä on, että työnantajana sinun on vaikea houkutella erilaisia ja erityisesti nuorempia taitoja.

Työskentely tällä "vanhalla" tavalla puhelintoiminnan kanssa voi myös tulla kustannusongelmaksi. Nykyään monet yritykset saavat laskun kunkin työntekijän puhelinliittymästä, mikä tarkoittaa tarpeetonta hallintoa ja osittain sitä, että kustannuksista on vaikea saada yleiskuvaa. Lisäksi yrityksen on usein lisättävä ominaisuuksia perustilaukseen, ja jokaiselle lisätylle palvelulle kussakin tilauksessa on hinta. Loppujen lopuksi tämä voi tarkoittaa, että maksat yli kaksi kertaa niin paljon kuin alun perin arvioit. Kulunimike, jota tarkistat harvoin, mutta joka vain jatkuu.

Tehotonta työtä erillisissä ratkaisuissa

Monet ihmiset ovat nykyään tietoisia siitä, että puhelintoimintaan on nykyaikaisempia ratkaisuja kuin ne, joissa he työskentelevät nyt. Tietoisuus on kuitenkin suhteellisen vähäistä siitä, kuinka vanhentunut – tai ehkä jopa sukupuuttoon kuollut – nykyinen ratkaisu on. Sinusta tulee vain kotisokea, koska "niin olet aina työskennellyt". Samalla se ei ole eräänlainen muutos, joka asetetaan etusijalle, koska puhelinratkaisun muuttaminen koetaan vaikeaksi. Tuloksena on kulunut lause: "Otan sen myöhemmin ...".

Mutta totuus on, että lopulta se tulee vielä vaikeammaksi, mitä myöhemmin toimit. Jo tänään työntekijöihisi ja viime kädessä liiketoimintaasi vaikuttaa se, että työskentely vanhemmissa ratkaisuissa ei yksinkertaisesti ole tehokasta, jos joudut jatkuvasti muuttamaan käyttöliittymää, johon työskentelet. Nykyään kaikki yhteystietosi ovat levinneet eri järjestelmiin - sähköpostiin, Skypeen, puhelimeen ja niin edelleen. Tämä edistää myös tehotonta työtä.

Mitä integroidumpi viestintätilasi on, sitä parempi ja tehokkaampi se on. Jos kaikki ominaisuudet ja yhteystietoluettelot on koottu yhteen alustaan, jossa voit valita, käytätkö chattia, videota vai puheluita, sinun ei tarvitse muuttaa näkymää kommunikoidaksesi. Se säästää sinulta ja työntekijöiltäsi äärettömän paljon aikaa ja tekee työpäivästä keskittyneemmän.

Haluatko tietää, miten WeSafe voi auttaa sinua tehostamaan viestintää työpaikallasi? Ota yhteyttä ja kerromme lisää!

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, alusta jatkuvassa kehityksessä!

Miten pidät Microsoft 365 -ympäristösi ajan tasalla, tuottavana mutta myös turvallisena eli Evergreeninä?

Lue lisää

Ilmainen Microsoft Viva Demo - uusi työntekijäalustasi

Kuvittele, että sinulla on pääsy yrityksesi intranetiin suoraan Teamsissa. Microsoft Vivan avulla on mahdollista, Viva on alusta, jossa työntekijöiden viestintä, sitoutuminen, hyvinvointi ja tieto ovat keskiössä.

Lue lisää ja varaa

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft Teamsissa? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!