Milloin on aika käynnistää Office 365 uudelleen organisaatiossasi?

Tuntuuko sinusta, että Microsoftin pilvipalvelujen käytölle organisaatiossasi on puutteellista rakennetta? Onko epäselvää, kuka on vastuussa mistäkin? Elävätkö palvelut omaa elämäänsä? Siinä tapauksessa voi olla aika käynnistää Office 365 uudelleen ja tehdä kaikki oikein alusta alkaen. Tässä artikkelissa kerrotaan, miten se tehdään, kun tarvitset uuden alun.

Käyttääkö organisaatiosi Office 365:tä optimaalisesti?

Teams, SharePoint, Onedrive, Dynamics 365, Flow, PowerApps, Power BI... Microsoftin pilvialustan ja lisenssisi mukana tulevien työkalujen mahdollisuudet ovat lähes rajattomat. Mutta jos et ole tehnyt perustyötä, on helppo menettää hallinta.

Yhä useammat yritykset tulevat luoksemme tunteella, että ne eivät toimi optimaalisesti Microsoftin pilvialustan kanssa. Ennen kaikkea se on suurempia organisaatioita, joissa on paljon työntekijöitä. Esimerkiksi palvelujen käytössä voi olla epäjohdonmukaisuutta ja selkeä suunnitelma siitä, miten työtä viedään eteenpäin. Jotkut palvelut elävät omaa elämäänsä, kun taas toisia palveluja ei käytetä tarkoitetulla tavalla. Tässä tilassa voi olla järkeä aloittaa alusta ja saada uusi alku.

Seuraavassa on joitakin merkkejä siitä, että Office 365:n uudelleenkäynnistys saattaa olla organisaatiossasi:

  • Henkilökunta sanoo, että he eivät osaa työskennellä työkaluissa.
  • Et ole tuonut yritystä ja käyttäjiä mukanasi. Sen sijaan, että he omaksuisivat uusia työskentelytapoja, he jatkavat sitä, mitä he ovat aina tehneet.
  • On epävarmaa, mitä palveluja käytetään mihinkin.
  • Työntekijäsi tuntevat olevansa hukkua kaikkiin lanseerattaviin uusiin palveluihin ja uusiin toimintoihin.

Anna kumppanisi näyttää tietä

Ensimmäinen asia, joka sinun pitäisi tehdä, on kääntyä kumppanin puoleen, joka voi näyttää tietä. Muuten on olemassa vaara, että aloitat pisteponnistelut ilman selkeää suunnitelmaa. Luo etenemissuunnitelma Microsoftin pilvialustan kanssa työskentelyyn pitkällä ja lyhyellä aikavälillä. Kun suunnitelma on valmis, jokainen yksittäinen päätös voidaan ottaa huomioon suuremmalla kuvalla.

Esimerkkejä asioista, jotka on ratkaistava, ovat:

  • Mitä palveluita käyttää mihinkin.
  • Miten työskennellä palveluiden kanssa ja miksi.
  • Tiedostojen jakaminen sisäisesti ja ulkoisesti.
  • Mitä nimeämisstandardeja sinulla pitäisi olla.
  • Kenellä on oikeus tehdä mitäkin.
  • Miten yhteistyö toimii IT: n ja muun liiketoiminnan välillä.

On tärkeää, että meillä on vankka perusta, mutta ei pidä unohtaa, että tämä on työ, joka ei ole valmis. Siksi tarvitset myös suunnitelman siitä, miten projektia viedään eteenpäin jatkuvasti. Miten esimerkiksi pysyt ajan tasalla, kun Microsoft ottaa käyttöön uusia toimintoja? Myös tässä IT-kumppanillasi voi olla tärkeä rooli. Hyvän kumppanin tulisi pysyä ajan tasalla alustan tapahtumista ja ehdottaa jatkuvasti, mitkä toiminnot voisivat tukea liiketoimintaprosesseja.

Sitouta henkilökuntasi

Jotta palveluista tulisi luonnollinen osa jokapäiväistä työtä, on tärkeää osallistua ja sitouttaa henkilökunta. Ilman vankkaa muutosta on olemassa vaara, että työntekijät jatkavat sitä, mitä he ovat aina tehneet. Tuloksena on, että jokainen toimii omalla tavallaan ja sitten on vaikea saada palvelujen täyttä arvoa.

Jotta henkilökunta saadaan mukaasi, koulutus on tärkeä työkalu. Kun palvelut muuttuvat ja uusia ominaisuuksia julkaistaan koko ajan, ei enää riitä, että järjestät koulutuksen joka kolmas vuosi. Sen sijaan sinun on löydettävä tapa kouluttaa henkilökuntaa jatkuvasti ja helpottaa ajantasaisten tietojen löytämistä. Hyvä vinkki voi olla käyttää portaaleja, joissa julkaiset tietoja ja jatkuvaa koulutusta eri palveluissa.

Sen varmistamiseksi, että hankkeet kehittyvät edelleen hyvällä tavalla, on tärkeää työskennellä jatkuvasti liiketoiminnan seuraamiseksi ja palautteen keräämiseksi. Tällä tavoin voit selvittää, mikä toimii hyvin ja mikä toimii vähemmän hyvin, miten prosessit ovat kokeneita ja haluavatko työntekijät enemmän koulutusta. Nykyään on myös mahdollista saada arvokkaita tilastoja siitä, miten palveluita käytetään.

Voitto on tehokkaampaa liiketoimintaa

Kun palveluita hyödynnetään paremmin, koko liiketoiminta tehostuu. Mitä enemmän rakennetta on, sitä vähemmän aikaa sinun on käytettävä, koska kaikki organisaatiossa tietävät jo, miten työskennellä. Se johtaa myös parempaan perehdytysprosessiin, mikä puolestaan voi helpottaa uusien työntekijöiden houkuttelemista. Viimeisenä mutta ei vähäisimpänä, on helpompaa tehdä tietoisia päätöksiä ja pitää prosessisi ajan tasalla. Toivottavasti tämä on viimeinen uusi alku, jota tarvitset.

Haluatko tietää, miten voimme auttaa sinua aloittamaan Microsoftin pilvipalveluiden käytön? Ota yhteyttä täällä.

Peter Fritzon
Peter Fritzon

TOIMITUSJOHTAJA

040 – 626 75 02peterfritzon@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Webinaari

Microsoft Teams -käyttäjien koulutus

Microsoft Teams -käyttäjien koulutus

Niille, jotka ovat uusia Teamsissa ja haluavat käyttää työkaluja mahdollisimman tehokkaasti

Lue lisää

Oletko kiinnostunut muista tuottavuutta käsittelevistä blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft 365:ssä? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!