Samarbetsportaler i Office 365

För företag råder det ett ständigt ökande behov av att kunna samarbeta bättre och mer effektivt med leverantörer, partners och kunder. Man måste helt enkelt kunna kommunicera och dela information på ett smidigare sätt än vad som tidigare varit möjligt. Samtidigt måste informationen hållas korrekt, uppdaterad och enbart finnas tillgänglig för rätt individer. I Office 365 finns dessa möjligheter och vi tar en närmare titt på hur samarbetsportaler kan effektivisera och underlätta samarbetet.

Varför behövs  samarbetsportaler?

Tidigare har kommunikation i hög grad skett genom mejl, men utmaningen är att den information som delas mellan dig, din partner, din kund eller leverantör ofta är av sådan natur att den behöver uppdateras ofta. Samma typ av problematik som uppstår internt inom företag kan därför uppstå externt – det skapas väldigt många versioner och uppdateringar av dokument och filer. Något som leder till förvirring, och även direkta fel, eftersom det blir svårt att hålla reda på vilken version som är aktuell.

Att utbyta information med partners, kunder och leverantörer ställer även krav på såväl säkerhet som tillgänglighet. De olika parterna i ett samarbete måste ha ständig tillgång till informationen, men den ska sällan vara tillgänglig för alla. En samarbetsportal behöver alltså vara en plats som både skyddas av åtkomstrestriktioner, samtidigt som den måste vara tillgänglig för dem som behöver det och dessutom kunna uppdateras i realtid.

Tidigare har det ofta skapats gästkonton för att olika parter ska kunna få tillgång till gemensam information i din miljö. Det kräver i sin tur administration, och eftersom alla konton har sin egen licens innebär detta även kostnader.

Samarbetsportaler i Office 365

Genom en samarbetsportal skapas en gemensam kommunikationsyta för kunder, partners och leverantörer där du och de kan dela och hämta information. På så sätt säkerställer du att den dokumentation som finns på portalen alltid innehåller de senaste versionerna och att alla som behöver har tillgång till den.

Många företag skapar en samarbetsportal för att bygga en supportyta för kunder där de kan logga in och få tillgång till vanliga frågor och svar, formulär för att starta ett supportärende, ärendestatistik, chattfunktioner och så vidare.

Omkring 70 procent av alla företag använder idag Office 365 vilket är den enda förutsättningen för en sömlös kommunikation mellan parterna i de samarbetsportaler som skapas i Sharepoint. I portalen loggar du bara in från sitt eget Office 365-konto och når innehållet från din egen miljö. Det enda som krävs är att du som användare blir inbjuden till portalen.

Fördelar med samarbetsportaler

Fördelarna med att bygga samarbetsportaler är bland annat att:

• Du behåller dina data i din Office 365-miljö. Du behöver med andra ord inte lagra dem externt och de lämnar aldrig din Office 365-miljö.
• Du styr själv vilka som har behörighet från din egen miljö. Du behöver alltså inte gå via exempelvis din webbyrå eller IT-avdelning för att begära att en användare ska tas bort eller läggas till.
• Du behöver inte ”be om lov”. All administration av portalen blir betydligt mindre omständlig eftersom ansvaret hamnar hos dem som faktiskt samarbetar med partnern/leverantören/kunden.

WeSafe hjälper dig att bygga samarbetsportaler

Vi på WeSafe lägger stort fokus på hur du som kund ska tänka när du bygger ny funktionalitet. Vi agerar rådgivande om hur du på bästa sätt kan optimera dina processer baserat på dina individuella behov. När det gäller samarbetsportaler gör vi exempelvis en analys av hur du på bästa sätt kan bygga den i Office 365. Vi agerar både bollplank och stöttepelare, samtidigt som vi utmanar ditt sätt att tänka för att hitta nya vägar framåt.

Vill du veta mer om hur du kan bygga samarbetsportaler i Office 365? Kontakta oss!