Yhteistyöportaalit Office 365:ssä

Yrityksille on yhä suurempi tarve pystyä tekemään parempaa ja tehokkaampaa yhteistyötä toimittajien, kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa. Sinun on yksinkertaisesti kyettävä kommunikoimaan ja jakamaan tietoja sujuvammin kuin aiemmin oli mahdollista. Samalla tiedot on pidettävä täsmällisinä, ajan tasalla ja vain oikeiden henkilöiden saatavilla. Office 365 tarjoaa nämä mahdollisuudet, ja tarkastelemme lähemmin, miten yhteistyöportaalit voivat virtaviivaistaa ja helpottaa yhteistyötä.

Miksi tarvitsemme yhteistyöportaaleja?

Aiemmin viestintä on tapahtunut suurelta osin sähköpostitse, mutta haasteena on, että sinun, kumppanisi, asiakkaasi tai toimittajasi välillä jaetut tiedot ovat usein luonteeltaan sellaisia, että niitä on päivitettävä usein. Samantyyppisiä ongelmia, joita syntyy sisäisesti yrityksissä, voi siksi syntyä ulkoisesti - asiakirjojen ja tiedostojen versioita ja päivityksiä on hyvin paljon. Jotain, joka johtaa sekaannukseen ja jopa suoriin virheisiin, koska on vaikea seurata, mikä versio on ajankohtainen.

Tietojen vaihto kumppaneiden, asiakkaiden ja toimittajien kanssa asettaa myös vaatimuksia sekä turvallisuudelle että saavutettavuudelle. Yhteistyön eri osapuolilla on oltava jatkuva pääsy tietoihin, mutta niiden pitäisi harvoin olla kaikkien saatavilla. Yhteistyöportaalin on siksi oltava paikka, joka on suojattu sekä pääsyrajoituksilla että samalla, ja samalla sen on oltava sitä tarvitsevien saatavilla ja myös voitava päivittää reaaliajassa.

Aiemmin vierastilejä on usein luotu, jotta eri osapuolet voivat käyttää yleisiä tietoja ympäristössäsi. Tämä puolestaan vaatii hallintoa, ja koska kaikilla tileillä on oma lisenssi, tämä aiheuttaa myös kustannuksia.

Yhteistyöportaalit Office 365:ssä

Yhteistyöportaali luo asiakkaille, kumppaneille ja toimittajille yhteisen viestintäalueen, jossa sinä ja he voitte jakaa ja hakea tietoja. Tämä varmistaa, että portaalissa olevat asiakirjat sisältävät aina uusimmat versiot ja että kaikki sitä tarvitsevat voivat käyttää sitä.

Monet yritykset luovat yhteistyöportaalin, joka rakentaa asiakkaille tukialueen, jossa he voivat kirjautua sisään ja käyttää usein kysyttyjä kysymyksiä, lomakkeita tukipyynnön aloittamiseksi, palvelupyyntötilastoja, chat-ominaisuuksia ja niin edelleen.

Noin 70 prosenttia kaikista yrityksistä käyttää nykyään Office 365:tä, joka on ainoa edellytys saumattomalle viestinnälle Sharepointissa luotujen yhteistyöportaalien osapuolten välillä. Kirjaudu portaalissa sisään omalta Office 365 -tililtäsi ja käytä sisältöä omasta ympäristöstäsi. Tarvitaan vain, että sinut käyttäjänä kutsutaan portaaliin.

Yhteistyöportaalien edut

Yhteistyöportaalien rakentamisen etuja ovat:

• Säilytät tietosi Office 365 -ympäristössä. Toisin sanoen niitä ei tarvitse tallentaa ulkoisesti, eivätkä ne koskaan poistu Office 365 -ympäristöstäsi.
• Voit määrittää, kenellä on lupa omasta ympäristöstäsi. Sinun ei tarvitse käydä läpi esimerkiksi verkkotoimistoasi tai IT-osastoasi pyytääksesi käyttäjän poistamista tai lisäämistä.
• Sinun ei tarvitse "kysyä lupaa". Portaalin hallinto muuttuu huomattavasti vähemmän hankalaksi, koska vastuu kuuluu niille, jotka todella tekevät yhteistyötä kumppanin / toimittajan / asiakkaan kanssa.

WeSafe auttaa sinua rakentamaan yhteistyöportaaleja

Me WeSafella keskitymme siihen, miten sinun asiakkaana tulisi ajatella, kun rakennat uusia toimintoja. Toimimme neuvonantajana siitä, miten prosessisi voidaan parhaiten optimoida yksilöllisten tarpeidesi mukaan. Esimerkiksi yhteistyöportaalien osalta analysoimme, miten voit parhaiten luoda sen Office 365:ssä. Toimimme sekä kaikupohjana että tukipilarina ja haastamme samalla ajattelutapasi löytääksemme uusia tapoja edetä.

Haluatko lisätietoja yhteistyöportaalien luomisesta Office 365:ssä? Ota yhteyttä!