Ovatko henkilöstötietosi oikein?

Käsi sydämellä - kuinka monessa paikassa, kuinka monessa eri rekisterissä, järjestelmässä tai asiakirjassa on tietoja työntekijöistäsi, jotka on tallennettu työpaikallesi? Valitettavasti harvat ihmiset voivat vastata "yhdessä paikassa"... Todennäköisesti tehtäviä on hieman kaikkialla, ja ehkä ne eroavat hieman riippuen siitä, mistä etsit. Kysymys kuuluu - miten voit luottaa siihen, että ne ovat todella tarkkoja ja ajan tasalla?

Siksi henkilöstötietosi ovat vanhentuneita

Monissa organisaatioissa samoja tietoja käsitellään useissa eri paikoissa. Ongelmana on, että vaikka tavoitteena on, että ne pidetään ajan tasalla kaikkialla, tämä tapahtuu harvoin lopulta.  Siksi tiedot henkilöstöstä ovat usein epätäydellisiä tai vanhentuneita edellisen päivityksen jälkeen, kun uusia työntekijöitä on voitu palkata, vanhat työntekijät ovat saattaneet lähteä tai työntekijät ovat saattaneet vaihtaa työpaikkaa yrityksessä.

Toiminnassamme olevat organisaatiokaaviot ovat siis monissa tapauksissa vanhentuneita, koska tämäntyyppiset päivitykset eivät ole etusijalla. Sitä ei voida pitää "liiketoiminnan kannalta kriittisenä" eikä sitä käytetä päivittäin. Voit "odottaa vähän" päivityksen tekemiseksi.

Suuremmissa organisaatioissa vastuu tietojen päivittämisestä monta kertaa on eri työntekijöiden taulukoissa organisaation eri osissa. Muutokset seuraavat usein prosessiketjua, jossa kaikille ei tiedoteta muutoksista samanaikaisesti. Sen sijaan tiedot jaetaan eri vaiheissa, organisaation muutoksen eri vaiheissa.

Miksi henkilöstötietosi on pidettävä ajan tasalla

Miksi on siis todella niin tärkeää, että työntekijöille tiedottaminen pidetään ajan tasalla? Työntekijöillesi sinun on oltava varma, että rekisterissä olevat tiedot ovat todella oikeita. Jos he eivät luota tietoihin, he valitsevat sen sijaan vaihtoehtoisia tapoja löytää oikeat tiedot. Jotkut saattavat jopa perustaa omia rekistereitä, joissa on esimerkiksi yhteystiedot, jotka on pariliitetty paikallisesti työpöydälle. Tämä on vaikeaa, koska uusi yleinen tietosuoja-asetus, GDPR, asettaa lisää vaatimuksia organisaation sisällä virtaavien henkilötietojen hallinnolle.

Uudelle työntekijälle päivitettyjen tietojen puute muuttuu ongelmalliseksi muilla tavoin. Uutena yrityksenä on tärkeää, että saat helposti yleiskuvan organisaatiosta ja siitä, mitkä työntekijät ovat osa kutakin osaa. Oikeiden tehtävien on oltava helposti saatavilla, jotta uusi työntekijä voi navigoida organisaatiossa mutkattomasti.

Päivitä kaikki henkilöstötiedot kaikkialla samanaikaisesti Microsoft 365:n kanssa

Yksi ongelmista on, että jos työntekijätiedot päivitetään yhdessä paikassa, muutoksia ei tapahdu missään muualla. Tämä helpottaa virheiden ja sekaannusten saamista, ja lisäksi on aikaa vievää joutua päivittämään samat tiedot useissa paikoissa. Hallintoprosessia voidaan näin ollen virtaviivaistaa merkittävästi.

Microsoft 365:ssä on niin paljon kuhunkin käyttäjään sidottuja tietoja, että voit usein muodostaa selkeän käsityksen siitä, miltä työntekijän rooli näyttää vain katsomalla käyttäjäprofiilia. Jos henkilöstön tietoja päivitetään, ne murtautuvat läpi kaikkialla samanaikaisesti, ne kerätään yhteen paikkaan ja voit käyttää niitä Teams-näkymässä. Toisin sanoen sinun ei koskaan tarvitse poistua työtilastasi päästäksesi henkilöstön tietoihin:

Se, että henkilöstötiedot perustuvat Microsoft 365: een, luo erilaisia etuja:

  • Saat pääsyn samoihin tietoihin henkilökunnasta, missä tahansa oletkin, missä tahansa kontekstissa tarvitset heitä
  • Tiedot ovat luotettavia ja ajantasaisia
  • Tiedot kerätään yhteen paikkaan
  • Päivityksiä tapahtuu kaikkialla
  • Säästät aikaa vähemmällä hallinnolla – tiedot päivitetään vain yhdessä paikassa

 

WeSafella autamme sinua microsoft 365:n avulla päivittämään kaikki henkilöstötietosi välittömästi kaikille käyttäjille koko ympäristössäsi. Haluatko tietää miten? Ota yhteyttä!

 

Annica Tunster
Annica Tunster

Tekninen johtolanka - Power Platform

040 – 626 75 20annicatunster@wesafe.se

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, alusta jatkuvassa kehityksessä!

Miten pidät Microsoft 365 -ympäristösi ajan tasalla, tuottavana mutta myös turvallisena eli Evergreeninä?

Lue lisää

Ilmainen Microsoft Viva Demo - uusi työntekijäalustasi

Kuvittele, että sinulla on pääsy yrityksesi intranetiin suoraan Teamsissa. Microsoft Vivan avulla on mahdollista, Viva on alusta, jossa työntekijöiden viestintä, sitoutuminen, hyvinvointi ja tieto ovat keskiössä.

Lue lisää ja varaa

Oletko kiinnostunut muista Microsoft 365:tä koskevista blogiartikkeleista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft 365:ssä? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!