Microsoft Viva – framtidens medarbetarplattform i det hybrida arbetslivet

Det är måndag morgon, klockan är 8.30 och du har morgonmöte med dina medarbetare. Fyra av dem sitter med dig i konferensrummet, medan fem befinner sig hemma. Fredrik vabbar, men försöker delta så gott det går. Klockan 11 har du en anställningsintervju via video med en intressant kandidat. Samt klockan 14 ska du ha avstämning med Karin, en av säljarna. Hon höll en succépresentation för er största kund igår från sitt sommarhus på Gotland – och du tänker passa på att ge henne lite extra beröm för den fenomenala insatsen.

Arbetslivet har sannerligen förändrats och det har gått fort. Innan pandemin, var videomöten inget som hörde till vanligheterna. Förmodligen hade du aldrig hört orden hybrid och arbetsplats i samma mening. Men numera är det självklart för många, om de har möjligheten, att dela upp sin arbetstid mellan kontoret och hemmet. Vi har också upptäckt att digitala möten fungerar utmärkt som alternativ till konferensrummet på jobbet.

Men för att detta hybrida arbetsplatsupplägg ska bli framgångsrikt i längden, behöver vi nya tankesätt och verktyg. Det går inte att köra på i gamla hjulspår och jobba på samma sätt som vi gjorde innan pandemin vände upp och ner på det mesta. När inte alla medarbetare befinner sig fysiskt på kontoret har en del av det sociala kittet försvunnit. Det gör att du behöver hitta nya sätt att få var och en att känna sig som en viktig del av företaget och gemenskapen oavsett var de fysiskt utför arbetet. Hemma, på kontoret eller i sommarstugan – upplevelsen och företagskulturen ska kännas likadan var du än jobbar.

Få medarbetarna att må och prestera bra med Microsoft Viva

Det är där Microsoft Viva, Microsofts nya medarbetarplattform, kommer in i bilden. Plattformen erbjuder verktyg för att öka medarbetarnas engagemang, välbefinnande och möjligheter att upptäcka ny kunskap i sin arbetsvardag.

Med utgångspunkt från Microsoft 365 och Teams skapar Microsoft Viva en gemensam medarbetarupplevelse inom fyra nyckelområden – engagemang, välbefinnande, lärande och kunskap. Viva kan smidigt integreras med företagets befintliga medarbetarsystem och verktyg och dessutom med ett växande ekosystem av Viva-partners. Plattformens moduler kommer att lanseras efter hand och först ut är Connections, Insights, Learning och Topics.

Viva Connections

Med hjälp av Viva Connections får dina medarbetare en startsida (en gateway) till er digitala arbetsplats. Det kan liknas vid ett intranät där de anställda får tillgång till all intern kommunikation och företagsresurser som exempelvis policys och förmåner på ett och samma ställe. De kan även delta i olika communities för de anställda. Allt samlat i en app i Teams som de kan anpassa som de vill. Connections är perfekt för anställda på språng – de har alltid kontoret i fickan. Läs mer om vårt erbjudande Viva Connections – Intranät i Teams här!

Viva Insights

Viva Insights är ett verktyg som utvecklar organisationen i den hybrida världen. Med andra ord ser det till att alla anställda mår så bra som möjligt oavsett var de jobbar. För att en medarbetare ska trivas och prestera på topp finns det ett antal metoder, ”best practise”, som företaget bör arbeta efter. De ska till exempel ta sig tid för regelbundna pauser, fokuserat arbete, regelbundet lärande och att stärka relationerna med sina kollegor. Allt det där håller Insights reda på.

Med hjälp av verktyget får chefer de insikter de behöver om sina medarbetares tillvaro (och medarbetarna kan även få dessa insikter om sig själva). Som ledare kan du se hur dina anställdas dagar ser ut, både på individ- och teamnivå. Har någon för många möten? Verkar vissa aldrig ta paus? Med Viva får du full koll på att dina medarbetare jobbar och strukturerar sin dag på bästa sätt. Behöver de förbättra sig inom något område, till exempel ta fler pauser, kan du skicka dem en vänlig påminnelse. Och om någon gjort ett extra bra jobb finns en funktion för att ge dem uppmuntran och beröm. Verktyget är även till stor hjälp i onboarding-processer för nyanställda eftersom du kan säkerställa att nykomlingarna är på banan och kommer in i sitt nya jobb på bästa sätt.

Dessutom får du rekommendationer och de senaste rönen för att hitta rätt balans mellan de anställdas produktivitet och välbefinnande. Insights är helt enkelt en outtröttlig feel-good-manager som ser till att alla på företaget mår så bra som möjligt.

Viva Learning

Utbildning, kunskap och det eviga lärandet är en viktig av framtidens arbetsliv. Vi behöver ständigt lära nytt för att kunna leverera på topp och i Viva Learning får du alla organisationens utbildningsresurser serverade på ett och samma ställe. Via Teams kan varje medarbetare genomgå de utbildningar han eller hon vill eller bör gå utan inblandning av tredjepartstjänster. Cheferna kan i sin tur se vilka utbildningar varje anställd har gått för att ha full kontroll på hur teamets utbildningsnivå ser ut. Learning är även till stor nytta vid onboarding av nyanställda eftersom verktyget säkerställer att den som är ny på jobbet har fått alla nödvändiga utbildningar.

Viva Topics – företagets nya kunskapsbank

Viva Topics är ett verktyg som hjälper medarbetare att upptäcka ny kunskap. Genom att ansluta till information och experter inom hela företaget plus en rad olika tredjepartstjänster. Det är ett tillägg i Microsoft 365 som gör att användare kan få hjälp och kunskapsstöd i sitt dagliga arbete. Dina medarbetare kan bland annat få information och förklaringar på automatiska ämneskort om de stöter på obekanta begrepp i till exempel Word eller Excel. De kan också ställa frågor till sina kollegor och få svar från dem. Topics gör kort sagt att dina medarbetare slipper googla och att ni kan styra informationen inom organisationen så att den garanterat är korrekt. En smidig och lättanvänd intern kunskapsbank, kort och gott.

Connections, Insights, Learning och Topics – en stark startkvartett som lovar gott. Och fler Viva-moduler som kommer göra den nya medarbetarplattformen ännu bättre är som sagt på gång.

Med Viva i teamet får ditt företag ett mycket bra stöd i arbetet med att skapa en kultur med en stark vi-känsla – trots att ni är utspridda på olika ställen. Plattformen hjälper er att få en arbetsplats med lyhörda och inspirerande ledare som ser till de anställdas bästa. Och med bra ledare får företaget engagerade medarbetare som trivs. När medarbetarna mår bra presterar de också bättre, de gör med andra ord ett ännu vassare jobb för dina kunder. Och nöjdare kunder kan översättas till högre lönsamhet. En riktig win-win för alla, helt enkelt.

Öka medarbetarnas trivsel – kom igång med Microsoft Viva idag

Tiderna har som sagt förändrats och vi på WeSafe ser stora möjligheter med Viva för dagens företag i det hybrida arbetslivet. I dagsläget är det framför allt modulerna Connections och Insights som vi ser kan skapa stora positiva förändringar i en organisation.

Vi har redan hjälpt flera av våra kunder att implementera plattformen och från dem har vi bara hört positiva tongångar. Att börja använda Microsoft Viva är enkelt eftersom den är smidigt integrerad med andra Microsoft-tjänster som Microsoft 365 och Teams. Där dina medarbetare redan finns. Hör av dig till oss redan idag så hjälper vi dig att komma igång med framtidens medarbetarplattform för en framgångsrik hybrid arbetsplats.