Myynti-, markkinointi- ja tuontiyritys lisää tietoturvaa ja vähentää käyttökustannuksia Microsoft 365:n (eng) avulla

Liike Group Nordic on vasta perustettu liikeyritys, joka koostuu kahdesta luotettavasta yrityksestä, ja se myy, markkinoi ja tuo tuotteita ympäri maailmaa Ruotsin elintarviketeollisuudelle. Yhdistymisen jälkeen Movement Group Nordicin oli yhdistettävä viestintäkanavansa ja löydettävä kattavampi tukijärjestelmä alan myyntiedustajilleen. Siirtymällä Microsoft 365:een Movement Group Nordic paransi tietoturvaa, yhtenäisiä viestintäkanavia ja lisäsi tuottavuutta pienemmin kustannuksin.

Malmössä ja Tukholmassa Ruotsissa toimiva Movement Group Nordic on erikoistunut myynti-, tuonti- ja markkinointipalvelujen tarjoamiseen brändeille, jotka haluavat jakaa tuotteitaan ruokakauppoihin, lähikauppoihin ja ravintoloihin ympäri Ruotsia. Liike Group Nordic syntyi, kun kaksi Ruotsissa sijaitsevaa yritystä yhdistyi, ja se on vakiintunut ja luotettava nimi alueella.

Äskettäinen fuusio ei kuitenkaan ollut ilman tavanomaisia kasvukipuja. Näillä kahdella yrityksellä, Movement Sales Partnerilla ja Movement Business Partnerilla, oli erilaiset liiketoimintamallit ja erilaiset ratkaisut tarpeidensa helpottamiseksi. Vaikka Liikeliikekumppani toimii keskitetystä sijainnista, Movement Sales Partner työllistää hajautetun kenttämyyntiedustajien verkoston, joka kattaa koko Ruotsin. Nämä kenttämyyntiedustajat toimivat pienissä, yksilöllisesti hallinnoiduissa tuotekohtaisissa ryhmissä.

Yhtiöllä oli hidas perehdytysaste uusille myyntiryhmän jäsenille, jotka toimivat pääasiassa sähköpostitse ja IT-ratkaisuilla, joita ei hyväksytty sisäiseen käyttöön, mukaan lukien WhatsApp, Facebook Messenger ja SMS-ryhmät. Vaikka Movement Sales Partner oli siirtynyt paikan päällä olevista palvelimista Microsoft Office 365:een vuonna 2013, Movement Business Partner ei ollut. Liiketoiminta tarvitsi yhtenäisen ratkaisun, joka parantaisi viestintäkanavia, virtaviivaistaisi toimintoja ja tarjoaisi vankan suojauksen mobiililaitteille.

"Kun työntekijämme levisivät ympäri maata, pilveen siirtyminen oli välttämätöntä. Microsoft 365:n avulla olemme lisänneet tuottavuuttamme, yhdistäneet viestintäämme ja vähentäneet käyttökustannuksiamme."

– Emma Trygg, Talousjohtaja, Movement Group Nordic

Siirtyminen pilveen

Ilman sisäistä IT-osastoa Movement Group Nordic kääntyi pitkäaikaisen teknologiakumppaninsa WeSafe IT:n puoleen, microsoft-kumppanin, jolla on kultaosaamista Cloud Platformissa ja Cloud Productivityissa pienille ja keskisuurille yrityksille. Näiden kahden yrityksen tiiviin yhteistyösuhteen vuoksi WeSafen asiantuntijat tiesivät heti, että Microsoft 365 Business auttaisi parantamaan tuottavuutta, vähentämään käyttökustannuksia ja tukemaan yrityksen mobiili- ja toimistoalan työvoimaa.

Siirtyminen Microsoft 365:een tarjosi Movement Group Nordicille ensiluokkaisen mahdollisuuden sekä uudistaa jo toteutettujen Office 365 -ratkaisujen, kuten Microsoft SharePoint Onlinen, käyttöä että ottaa käyttöön lisäratkaisuja, kuten Microsoft Teams ja Intune. Jokaisella näistä uusista toteutuksista on ollut yrityksenlaajuinen vaikutus, ja dramaattisimmat parannukset ovat kokeneet yrityksen kenttämyyntiedustajien verkostossa.

Uusi online-koti SharePointissa

Vaikka Movement Group Nordic on käyttänyt SharePointia vuodesta 2013 lähtien, yritys ei hyödyntänyt ominaisuuksia, jotka eivät ole ratkaisun tiedostojen hallinnan ja jakamisen perusominaisuuksien ulkopuolella. Siirryttäessä Microsoft 365:een yritys omaksui SharePointin entistä paremmin ja loi uuden intranetin molemmille yrityksille SharePoint-sivustojen kautta. "Kaikki tiedot, joita työntekijämme tarvitsevat, ovat SharePoint Onlinessa", sanoo Emma Trygg, Movement Group Nordicin talousjohtaja. "Meillä on yritysuutisia, linkkejä, työntekijöiden käsikirjoja ja kalentereita. Kun työntekijämme ovat niin hajallaan, se on todella paras ja tehokkain tapa jakaa tietoa."

Tämä on myös ensimmäinen kerta, kun päätoimistojen ulkopuoliset työntekijät ovat voineet käyttää SharePointia. Vasta palkatuille kenttämyyjän edustajille muutos on dramaattinen ja tervetullut. Uuden työntekijän perehdytysprosessi tapahtuu Malmön pääkonttorissa, mutta se on tietorikas kokemus, joka kestää yhden kokonaisen päivän. Perehdytyksen jälkeen kenttätyöntekijät joutuivat luottamaan johtoryhmäänsä jatkaakseen koulutustaan etänä. SharePointin avulla nämä työntekijät voivat päivittää yritys- ja tuoteosaamistaan ennakoivasti.

Työntekijöiden ei myöskään tarvitse huolehtia tiedostojen avaamisesta oman vastuualueensa ulkopuolella, koska yritys käyttää SharePointia arkaluontoisten tietojen käyttöoikeuksien hallintaan. "SharePoint Onlinen avulla on uskomattoman helppo hallita, kenellä on pääsy kuhunkin asiakirjaan, jopa kahden yrityksen kanssa", sanoo Maria Hoffsten, Movement Group Nordicin markkinointikoordinaattori. "Voimme käyttää sitä niin paljon itse, että emme todellakaan tarvitse IT-osastoa."

"Kaikki työntekijöidemme tarvitsemat tiedot ovat SharePoint Onlinessa. Meillä on yritysuutisia, linkkejä, työntekijöiden käsikirjoja ja kalentereita. Kun työntekijämme ovat niin hajallaan, se on todella paras ja tehokkain tapa jakaa tietoa."

– Emma Trygg, Talousjohtaja, Movement Group Nordic

Vahvemmat suhteet Teamsin kautta

Microsoft Teamsin avulla työntekijät eivät enää käytä erilaisia hyväksymättömiä työkaluja viestintään. Yksittäiset myyntipäälliköt vaihtavat helposti viestejä myyntihenkilöstön kanssa, ja työntekijät, jotka siirtyvät myyntiryhmästä toiseen, tutustuvat nopeasti työtovereihinsa. "Jokaisella myyntiryhmällä on oma Teams-kanavansa", Hoffsten sanoo. "He jakavat asiakirjoja, puhuvat jokapäiväisistä ongelmista ja voivat ottaa meihin yhteyttä toimistossa paljon nopeammin, kun he tarvitsevat myyntitukea tai heillä on aikaherkkiä kysymyksiä. Olemme vähentäneet teamsin kanssa käytävän sähköpostikeskustelun sisäistä liikennettä ja sen vuoksi säästimme paljon aikaa."

Myyntiryhmät vahvistavat suhteita Teamsin avulla. "Koska olemme levinneet ympäri Ruotsia, olemme järjestäneet viikoittaisia myyntikokouksia Teamsin kautta. Myyntiryhmän jäsenet voivat nähdä toisensa – se on tehokkaampaa ja auttaa heitä rakentamaan toveruuden tunnetta. He tapaavat kasvokkain neljä kertaa vuodessa, ja Teams auttaa heitä pitämään yllä hyvää ryhmäkontavuutta ja tiimihenkeä siinä välissä."

Työntekijät jakavat myös päivittäiset menestyksensä Teamsin kautta. Jos kenttämyyjä rakentaa houkuttelevan näytön myymälään, hän voi jakaa sen ryhmän kanssa, ja työtoverit voivat jättää luottamusäänet, kommentoida ja jakaa kuvaan liittyviä vinkkejä. Nämä vuorovaikutukset auttavat uusia työntekijöitä tutustumaan tuotteisiinsa ja myyntiryhmiinsä paljon nopeammin kuin entisten hallitsemattomien IT-ratkaisujen avulla.

"Käytämme Teamsia perehdytyksen yksinkertaistamiseen", Hoffsten sanoo. "Työntekijät näkevät kaikki kollegoidensa nimet ja kuvat. Heidän on helpompi olla osa tiimiä kuin Messengerin kautta, jossa sinun on jaettava henkilökohtainen profiilisi Facebookissa tai tekstiviestillä, jossa et näe heitä ollenkaan."

"Käytämme Teamsia helpottamaan perehdytystä... Heidän on helpompi olla osa tiimiä kuin Messengerin kautta, jossa sinun on jaettava henkilökohtainen profiilisi Facebookissa tai tekstiviestillä, jossa et näe heitä ollenkaan".

– Maria Hoffsten, markkinakoordinaattori, Movement Group Nordic

Parannettu tietoturva Intunen avulla

Koska Movement Group Nordic luottaa vahvasti kenttämyyntiedustajansa sijoittamiseen asiakaspaikoille, puhelimet ja tabletit ovat välttämätön osa heidän työpäiväänsä. Yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) noudattamiseksi yritys ottaa käyttöön Microsoft Intunen, laiteagnostisen pilvipohjaisen hallintaratkaisun. Intunen kautta Movement Group Nordic voi luoda sovellussuojauskäytäntöjä, jotka auttavat pitämään yritystiedot turvassa.

Jos työntekijä hukkaa laitteensa, hänen tilinsä voidaan poistaa etänä, jotta yrityksen tiedot pysyvät poissa vääristä käsistä. Lisäksi, jos työntekijä lähtee yrityksestä, hänen vanhaa laitettaan ei enää tarvitse lähettää pääkonttoriin uudelleenjakoa varten. Movement Group Nordic voi lähettää laitteen suoraan seuraavalle käyttäjälle, ja uusi käyttäjä voi sitten kirjautua laitteeseen yrityksen sovelluksilla omilla tunnistetiedoillaan.  Heillä on pääsy vain tietoihin, joita he tarvitsevat sijaintiinsa riippumatta siitä, kuka käytti laitetta viimeksi.

Yhdistettyjen viestintäkanavien, vahvistettujen tiedonhallintatyökalujen ja vahvemman tiimityön tunteen ansiosta Movement Group Nordicin työntekijät ovat nyt kykenevämpiä kuin koskaan, olivatpa he sitten toimistossa tai tien päällä.

Inspiraatiota ja tietoa suoraan sähköpostiisi

Tilaa kuukausittainen inspiraatiokirjeemme, joka antaa sinulle vinkkejä, merkityksellisiä tietoja ja neuvoja uusista työskentelytavoista, prosesseista ja tietoturvasta, jotka liittyvät Microsoft 365:een, Azureen ja erilaisiin Microsoftin pilviympäristön työkaluihin.

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365 Evergreen

Microsoft 365, alusta jatkuvassa kehityksessä!

Miten pidät Microsoft 365 -ympäristösi ajan tasalla, tuottavana mutta myös turvallisena eli Evergreeninä?

Lue lisää

Ilmainen Microsoft Viva Demo - uusi työntekijäalustasi

Kuvittele, että sinulla on pääsy yrityksesi intranetiin suoraan Teamsissa. Microsoft Vivan avulla on mahdollista, Viva on alusta, jossa työntekijöiden viestintä, sitoutuminen, hyvinvointi ja tieto ovat keskiössä.

Lue lisää ja varaa

Oletko kiinnostunut muista Wesafen asiakastapauksista?

Haluatko tietää, miten voimme auttaa yritystäsi kehittymään Microsoft 365:ssä? Ota yhteyttä, niin kerromme lisää!