Guida dina anställda till rätt information med Microsoft Search

Peter Fritzon Blogg, Produktivitet

I samma takt som informationsflödet ökar i stora organisationer blir det svårare att hitta det vi letar efter. Microsoft Search är en sammanhållen sökfunktion som gör det lättare för företagets anställda att hitta rätt och relevant information när de behöver den. Du som administrerar tjänsten kan dessutom styra vart sökningarna ska leda.

”Hur gör jag en intern beställning?”, ”Var hittar jag personalhandboken?”, ”Var kan jag se hur många semesterdagar jag har kvar?”. Frågorna som en anställd kan behöva få svar på i sitt dagliga arbete är många. När företag samlar på sig mer och mer information blir det också svårare att hitta den.

Grundtanken är att informationen ska ligga hos den avdelning som ansvarar för den aktuella frågan. Personalhandboken ligger förmodligen på HR-avdelningens arbetsyta och om du behöver ett formulär för att beställa ny datautrustning är det hos IT-avdelningen du ska leta. Så långt är det kanske inga problem, men i stora organisationer med många arbetsytor uppstår komplexa mappstrukturer som kräver mycket av användaren. Så fort en användare ger upp för att istället muntligen fråga sig fram i organisationen har det skett ett misslyckande.

Microsoft Search – Ett nytt sätt att hitta information

Att underlätta för användarna att navigera i sin IT-miljö och på ett intuitivt sätt nå relevant information är en svår nöt att knäcka för många företag idag. Genom att tänka bort den klassiska mappstrukturen går det att hitta nya sätt att koppla ihop informationen med användaren.

Microsoft har lanserat verktyget Search som en del av Microsoft 365. Det låter kanske inte så spännande med en ny sökfunktion – men det är det. Microsoft Search är en sammanhållen sökfunktion som du kommer åt var du än befinner dig i din Microsoft 365-miljö. Sökningen görs i alla kanaler i ekosystemet och resultatet blir det samma överallt, oavsett om du jobbar i Office 365, i Sharepoint, i Edge eller i en mobilapp. Nya tekniker som AI och Machine Learning används för att lotsa användaren rätt medan avancerad indexering gör filer och dokument fullt sökbara.

Rätt information vid rätt tidpunkt

I rätt händer är Microsoft Search ett oerhört kraftfullt verktyg. Används Microsoft Search bör en administratör utses, ofta den IT-ansvarige men kan även var t.ex. en HR-administratör. Som administratör får du ta del av detaljerad information om vad användarna söker på, se vilka resultat de får och själv styra vad som ska presenteras för dem.

Som exempel kan en anställd som frågar vad som gäller vid sjukfrånvaro skickas direkt till en app eller ett formulär. Den som söker efter personalhandboken hamnar rätt direkt, istället för att behöva leta bland 200 sidor som nämner ordet ”personalhandbok”.

De resultat som nyckelorden genererar kan liknas vid sponsrade annonser i en sökmotor och visas på ett liknande sätt högst upp bland sökresultaten. Resultaten kan styras till såväl interna sidor som appar, flöden, checklistor och externa resurser.

Koppla ihop frågor och svar

Samtidigt som Microsoft Search är ett väldigt kraftfullt verktyg är det ett verktyg som kräver underhåll, men inte så mycket som man skulle kunna tro, och att verkligen lägga tid på att koppla ihop rätt svar med de olika sökningarna lönar sig i längden. Sedan behöver det kontinuerliga arbetet med att hålla systemet uppdaterat inte vara särskilt omfattande.

Som ett första steg krävs det att ni i företaget sätter igång en process där ni identifierar vad de anställda ofta söker efter (en stor del av sökningarna brukar vara de samma oavsett företag). Eftersom det sedan genereras statistik över de mest frekventa sökningarna är det en bra idé att utse en redaktör som med jämna mellanrum går igenom statistiken. Sedan kan respektive avdelningen kontrollera så att användarna hamnar där de ska. Eftersom informationen ofta redan finns handlar det framförallt om att koppla ihop rätt sökfråga med rätt resultat.

Vi har redan identifierat de vanligaste frågorna

Vi på WeSafe har kunskap att hjälpa dig sätta upp moderna IT-miljöer med Microsoft 365. Om du behöver hjälp med att komma igång med de nya funktionerna i Microsoft Search har vi redan identifierat de vanligaste frågorna som anställda brukar vilja ha svar på och tagit fram färdiga mallar inom olika områden. Givetvis kan du även få hjälp om det skulle saknas någonting på svarssidan, till exempel appar, checklistor, polycier och personalhandböcker.

Vill du veta mer om hur du kan utnyttja potentialen i Microsoft Search full ut? Kontakta oss så hjälper vi dig!

Share this Post




Image
Image
Läs fler bloggposter
Skrivet av

Peter Fritzon

VD på WeSafe, 040 – 626 75 02, peterfritzon@wesafe.se, LinkedIn


Kontakta oss
Läs våra kundcase